Анализ и синтез информации
Сбор информации
Основные источники информации являются :
· законы и инструкции,
· трудовые показатели,
· анкетирования и интервью работников.
Количество законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико. Предполагается, что предприятия в соответствии с ними разрабатывают собственные программы и методики. Высшее руководство предприятия может в результате аудиторской проверки еще раз уточнить, насколько следуют законам и инструкциям управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, техника безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы- вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микроуровне может быть проверена в процессе аудита в трудовой сфере. Оценку состояния этой работы на фирме можно дать не только на основе проверки документации и отчетности, но и на базе анализа анкет, опросных листов, в результате бесед с сотрудниками.
Руководители предприятий должны активно работать над соответствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные их полностью понимают. Очень часто принимается как данность, что работники знают все инструкции, касающиеся их прав и обязанностей, однако опытные аудиторы полагают, что проверка знания работниками своих должностных инструкций, трудового законодательства, так же необходима, как проверка знаний техники безопасности и охраны труда.
Специфическая цель аудиторской проверки заключается в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или по крайней мере облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.
Рассматривая анализ трудовых показателей предприятия как элемент аудиторской проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей наиболее репрезентативных с точки зрения воздействия на эффективность и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам типа:
· рабочая сила,
· рабочее время,
· качество труда,
· производительность труда,
· заработная плата и т.д.
Внутри каждого блока целесообразно акцентировать внимание на двух типах составляющих результативности работы:
· количественной (экстенсивной) и
· качественной (интенсивной).
Так, если говорить о показателях рабочей силы, то к экстенсивным относятся такие, как изменение общей численности промышленно-производственного персонала, изменение численности по отдельным функциональным группам, изменение квалификационного состава кадров и т.п., а к интенсивным - коэффициент сменности, коэффициент выполнения норм, коэффициент занятости на непрестижных работах, коэффициент занятости активной работой и т.п.
На западных фирмах работодатели ведут регистрацию данных по программам развития трудовых ресурсов в специальных формах для проверок ревизоров из федеральных или муниципальных органов. Кроме того, многие предприниматели научились держать под рукой как можно больше текущей информации о своей деятельности, чтобы избежать сиюминутного кризиса в срочном сборе данных
Источником внутренней информации служат документация и отчеты, в том числе:
· баланс трудовых ресурсов предприятия,
· описания видов работ и спецификаций,
· данные об издержках на найм и увольнение, обучение и переподготовку кадров,
· анкеты и тесты для претендентов на работу,
· уровень профессиональной заболеваемости и производственного травматизма и т.д.
Статистические показатели становятся более доступными, если для их сбора, хранения и обработки используется электронно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют технически упростить и сделать более содержательным анализ данных.
Общепризнанно, что влияние отношения к работе и ее оценки на трудовое поведение работника очень велико. Оценивая удовлетворенность занятых работой, предприниматель обычно интересуется их отношением к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На базе такой информации можно производить организационные изменения, которые повысят у занятых уровень удовлетворенности работой. Один из наиболее объективных и экономичных подходов к получению данных для проведения организационных изменений - это проведение опросовоб отношении занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия и, как правило, представляют собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет.
Работа по проведению опросов состоит из нескольких определенных этапов, включающих:
· планирование опроса,
· разработку вопросника,
· непосредственное его использование,
· анализ данных и
· формулировку рекомендаций по совершенствованию организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии,
· планирование и разработку мер по реализации рекомендаций.
Чтобы извлечь максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь в виду, что данные по общему составу занятых, вероятно, раскроют те области управления трудовыми ресурсами, которые нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить более четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем принципом выделения групп могут быть социально-демографические характеристики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.
Другой способ узнать мнение служащих - это интервью. Интервьюеры должны понимать, что задача интервью заключается в выяснении того, как сделать фирму, предприятие более эффективным и привлекательным местом работы. Необходимо внимательно выслушать собеседника и побуждать его говорить свободно. Чрезвычайно важно вести запись проблем, требующих вмешательства, и давать конкретную и незамедлительную информацию занятым по предпринимаемым действиям.
Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к реальным преобразованиям в организации труда, все затраты на организацию таких интервью окупаются в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких прибылей.
Анализ и синтез информации
Одной из наиболее важных функций аудитора, как уже подчеркивалось, является анализ полученной информации и его оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии можно:
· сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно преуспевающих;
· используя научно разработанные нормы и рекомендации, опубликованные в литературе по организации труда, социально-трудовым отношениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели;
· применяя перекрестные данные и системный тип проверок и т.д.
Существуют методики, позволяющие дать оценку эффективности управленческих мероприятий в стоимостном выражении. При разработке программ для оценки стоимости управления трудом, трудовыми ресурсами важно включить в работу сам персонал службы управления трудовыми ресурсами.
Методы количественной оценки труда этой категории работников не очевидны, далеко не все из них в состоянии сами оценить свой труд, тем более, это почти недоступно другим работникам фирмы. Следовательно, важнейшей задачей становится разъяснение того, что на самом деле все функции управления трудовыми ресурсами количественно измеримы, а их стоимость может быть отнесена на счет прибыли предприятия.
Путем последовательных приближений определяется значительное количество действий, которые могут быть включены в формулы измерения издержек. В качестве примера приведем процедуру расчета стоимости затрат на найм одного нового сотрудника, использовав формулу:
ЗН Р + А + В + Б
СЗН = ----- = ------------------- , где
Н Н
СЗН - средние затраты фирмы на найм одного работника,
Р - затраты на рекламу,
А - выплаты агентству по трудоустройству,
В - вознаграждения тем, кто дал рекомендации,
Б - бесплатный найм,
Н - общее число наймов.
Такая формула важна для определения статей затрат, поскольку многие из них не очевидны для тех, кто поверхностно оценивает процесс найма. Подставляя в формулу значения затрат предприятия на тот или иной вид деятельности по найму работников за месяц, надо иметь в виду, что реальная величина того или иного показателя может быть положительной или равной нулю. Сопоставляя затраты с количеством произведенных наймов, получаем показатель затрат на найм одного работника.
Экономический смысл определения данного показателя становится ясным, когда аналогично рассчитываются затраты на увольнение одного работника, а следовательно, и на текучесть кадров.
В современной экономической литературе широкое распространение получил термин "организационная культура", который в трактовках различных авторов рассматривается как в широком, так и в более узком смысле. В данном контексте организационная культура рассматривается как система действий по формированию трудового коллектива и управлению им, а также созданию организационных, экономических и социальных предпосылок для высокоэффективного труда на предприятии, в совокупности определяющих "дух фирмы": демократизма и корпоративности, стиля и традиций, менталитета и нормативов поведения и т.п.
При общем растущем интересе к области организационной культуры, естественно, что она тоже становится предметом проверки, которая по существу включает обсуждение с высшим руководством вопроса о том, как проявляется организационная культура и как на нее можно влиять. Это требует серьезной проработки вопросов: какие отчеты заполняются, на что уходит рабочее время служащих, как они разговаривают между собой, кому какая ответственность предоставлена? Важно определить основные групповые интересы и выявить существование наиболее влиятельных субкультур. Для этого недостаточно бесед с менеджерами, необходимо проведение фундаментальных опросов и наблюдений за определенный период времени. Таким образом, аудиторская проверка может выявить резервы повышения эффективности производства, указав на отношение тех или иных групп сотрудников к формам и методам работы руководства, организации деятельности фирмы, расстановке кадров.
В дополнение к изучению организационной культуры, включающему субъективные оценки и философские дискуссии, существуют объективные данные, которые являются показателями качества трудовой жизни, обстановки на работе, оценки окружающей работника среды. Следует еще раз подчеркнуть, что обстановка на работе может оказать важное влияние на мотивацию труда, качество его исполнения, удовлетворенность работой и моральное состояние работников. Оценить качество окружающей производственной среды в организации можно путем изучения определенных показателей, используемых также для оценки функций служб управления трудом и трудовыми ресурсами и применяемых в организациях всех типов и размеров, например показателей текучести кадров, количества прогулов, пропусков по болезни или травме и т.п. Другим источником информации являются ответы работников на анкеты и опросы по поводу их отношения к работе, о микроклимате в коллективе, взаимоотношениях с руководством, коллегами и подчиненными и т.п.
Анализ показателей в ходе аудиторской проверки может быть выполнен с различной глубиной. Так, если подробный анализ показателей начинается с показателя текучести кадров, для того чтобы этот показатель дал объективную картину обстановки на работе, нужно прежде всего разделить все увольнения по причинам на неизбежные и те, которые администрация могла бы предотвратить путем лучшего отбора работников, их профессиональной подготовки и обучения, руководящего контроля, улучшения условий труда, уровня зарплаты и возможностей роста.
Показатель числа уволенных - не единственный, заслуживающий внимания, важны также качественные характеристики работников, покидающих предприятия, их стаж работы, опыт, квалификация. Это говорит о том, насколько устойчиво кадровое ядро предприятия, каковы резервы улучшения трудовой мотивации работников и повышения конкурентоспособности данной фирмы в привлечении и сохранении высококвалифицированных кадров.
Для определения истинных причин добровольных увольнений, которые далеко не всегда сформулированы в заявлении работника, на многих фирмах проводится так называемое "выходное" интервью в течение последней недели работы.
При анализе и оценке в процессе аудита эффективности использования фонда рабочего времени потери рабочего времени по аналогии с неизбежными и добровольными увольнениями могут быть разделены на неизбежные и те, которые можно было предотвратить.
В отечественной практике анализ показателей использования рабочего времени, как правило, проводится в направлении выяснения причин, частоты, размеров потерь фонда рабочего времени и степени уплотнения рабочего дня.
Оценка показателей эффективности использования рабочего времени будет более полной, если с известной степенью условности также разделить эти показатели на количественные (экстенсивные) и качественные (интенсивные). Тогда, например, к экстенсивным можно отнести такие показатели, как потери фонда внутрисменного рабочего времени, потери фонда целосменного рабочего времени, потери рабочего времени за счет обесценения труда (брак, отклонения от нормальных условий технологии и пр.). Здесь возможен расчет целого ряда широко применяемых в отечественной практике показателей и коэффициентов.
Анализ статистики потерь рабочего времени позволяет определить проблемные зоны - те отрасли, профессии или группы работников, в которых сохраняется самый высокий уровень невыходов на работу, потерь рабочего времени или же в которых он стремительно растет. Такая информация важна как для аудиторов при подведении итогов межотраслевых и межрегиональных сравнений и сопоставлений эффективности организации производства, так и для работников кадровых служб при прогнозировании надежности того или иного работника, исходя из принадлежности его к определенной социально-демографической, квалификационной, профессиональной группе.
Одна из задач аудитора - показать руководству организации серьезность экономических потерь от пропусков рабочего времени. Это можно сделать, если дать характеристику потерь в денежном выражении. В стоимость одного неоправданно потерянного часа рабочего времени включаются средняя часовая заработная плата, затраты на пенсии, пособия работникам, затраты на содержание административного аппарата, накладные расходы.
Даже если работодатель считает уровень потерь рабочего времени и затраты на них приемлемыми для своей организации, для выявления резервов улучшения организации производства аудитору следует изучить статистику аналогичных отраслевых показателей и проверить, соответствует ли методика расчета показателей на предприятии отраслевой. Эффективное управление трудовыми ресурсами требует, чтобы руководителями велся индивидуальный учет явки, стимулировалась хорошая явка, а против хронических прогульщиков принимались прогрессивные дисциплинарные меры.
Наряду со статистикой потерь рабочего времени работодатели должны вести и учет профессиональных заболеваний и производственных травм, поскольку потери рабочего времени по этим причинам составляют самостоятельную значительную группу. Детальная информация о несчастных случаях или травмах дает основу для анализа проблемных зон с точки зрения условий труда, совершенствования системы охраны труда и стимулирования персонала к поддержанию безопасности и сохранению здоровья.
Этот методический подход применим и при анализе других трудовых показателей, таких как производительность труда, оценка выполнения работ, эффективность обучения и подготовки кадров и т.д.