Сообщение о результатах оценки
Эта последняя фаза проведения наиболее волнительна для всех сторон. Для заказчика – это своего рода заключение об успешности работы, которой он руководил или которую финансировал. Для тех, кто проводил оценку, это экзамен на профессионализм и качество выполнения задания. Особые сложности возникают, когда организация производит оценку проекта своими силами. В этом случае6 приходится давать «обратную связь» коллегам, с которыми проработал длительное время. Смысл проведения оценки – получение объективного заключения. Это значит, что сообщение о результатах может содержать и положительные, и отрицательные моменты. Как сказать о своих выводах, не обидев людей? Как выслушать сообщение о результатах оценки без обид на тех, кто принес плохие новости? Обе стороны должны подготовиться к этой встрече весьма серьёзно.
Как построить систему мониторинга проекта
Главное отличие мониторинга от оценки – меньшая глубина анализа. Мониторинг проводится для получения оперативной информации о состоянии дел (в табл. 2.1. приводится сравнение показателей мониторинга и оценки).
Таблица 2.1
Мониторинг | Оценка |
Проводится непрерывно | Проводится на ключевых этапах реализации проекта |
Модель принимается в существующем виде без изменений | Модель подвергается анализу с целью оптимизации (улучшения) |
Запланированные результаты и деятельность сравниваются с фактическими | Анализируются причины достижения или недостижения запланированных результатов |
Получение информации используется для улучшения работы по проекту | Полученная информация может использоваться как для улучшения работы по данному проекту, так и для уточнения планов на будущее |
Важнейшая часть системы мониторинга – показатели (индикаторы), по которым можно судить о ходе проекта.
Система мониторинга должна быть «встроена» в проект с самого начала. Для этого необходимо сделать следующее ( в табл. 2.2. приведены примерные индикаторы проекта):
1) Определить измеряемые показатели (индикаторы), по которым можно будет отслеживать ход проекта;
2) Установить источники информации для проведения мониторинга;
3) Выбрать методы сбора информации;
4) Определить частоту и график сбора информации с учётом интенсивности оцениваемой деятельности;
5) Назначить ответственных за получение необходимой информации и договориться с теми, кто эту информацию будет предоставлять;
6) Определить технологию обработки и анализа получаемой информации;
7) Спланировать, как и кому будут переданы данные мониторинга, а также кто и как будет их использовать;
8) Учесть в бюджете проекта расходы, необходимые для проведения мониторинга.
Таблица 2.2 Примерные индикаторы проекта