Первинні та вторинні документи
Поділ документів на первинні та вторинні пов'язаний із діяльністю певної
інформаційної системи, яка виконує функції посередника між документами і
споживачами інформації. Потреба в такій системі виникає в тому випадку, коли
______документ не може потрапити безпосередньо до того реципієнта, якому він
призначений, внаслідок так званих "інформаційних бар'єрів". Наприклад, може
бути просторовий бар'єр (коли документ і споживач віддалені один від одного);
кількісний (кількість документів та їх обсяг перевищують фізіологічні
можливості споживача); змістовий (зміст документа недоступний споживачу
інформації через складність першого чи непідготовленість другого) і т.д. Тоді
певна інформаційна система (чи установа) бере на себе обов'язок зібрати
документи, упорядкувати їх і переробити таким чином, щоб усунути той чи
інший бар'єр. У результаті аналітико-синтетичної переробки інформації, що
міститься в документах, які потрапляють у вищезгадувану систему,
створюються нові документи, здатні подолати той чи інший бар'єр. Ті
документи, що потрапляють у систему "на вході", звуться "первинними", а ті,
що створюються системою і передаються споживачам "на виході", —
"вторинними".
Така класифікація документів дуже важлива для діяльності
інформаційних систем, бо вони повинні, по-перше, зібрати "первинні
документи", по-друге, — надати споживачам "вторинні документи", які
полегшують доступ до первинних та їх використання, а іноді замінюють
первинні документи, бо роблять звернення до них непотрібним.
Але поділ документів на первинні та вторинні є в цьому випадку дуже
умовним, відносним, бо він залежить від того місця у певній системі, що його
посідає певний документ. Наприклад, бібліографічний посібник є результатом
переробки інформації про певні документи, і з цього погляду він є вторинним
документом. Але коли він потрапляє в бібліотеку як у певну інформаційну
систему, то на її "вході" може розглядатися як первинний документ, а
створювана про нього інформація, — наприклад каталожний бібліографічний
запис, — як вторинний.
Щоб усунути таку неоднозначність, у бібліотечно-бібліографічній справі
прийнято вважати первинними тільки такі документи, які не дають інформацію
про інші документи, точніше: не призначаються для їх заміни, а вторинними —
документи, присвячені інформуванню про інші документи, які можуть
полегшити споживачу інформації орієнтування як у складі певного фонду
документів (чи потоку, масиву документів), так і в змісті тієї інформації, що в
них міститься, і які завдяки цьому можуть зробити непотрібним звернення до
кожного з використаних первинних документів, тобто полегшать розумову
Сайт "Професійні ресурси документознавства"
www.documentoved.at.ua
працю споживача інформації.
В інформатиці даються ще інші роз'яснення щодо відмінностей між
первинними і вторинними документами. Вважається, що первинні документи
"безпосередньо відображають результати людського пізнання і
використовуються на практиці як джерела інформації про реальний світ", що
вони "містять нові знання чи нове осмислення відомих фактів і концепцій".
"Безпосередність відображення" полягає в тому, що первинний документ
повинен мати пізнавальну цінність сам по собі, а не відсилати до іншого
документа. А вторинні документи — це ті, що створюються шляхом "згортання
первинних документів" з метою інформування про їх зміст [7].
При стандартизуванні термінології було встановлено, що первинні
документи — це ті, що містять вихідну інформацію (ГОСТ 6.10.2-83), а
вторинні — ті, що є результатом аналітико-синтетичної переробки одного чи
кількох первинних документів [8].
Вторинні документи виконують такі функції: 1) оповіщення про появу
первинних документів; 2) скорочений виклад їх основного змісту [9].
С.Г.Кулешов пояснює відмінності між первинними і вторинними
документами таким чином: "Вважається, що первинні документи створюються
в сфері науково-дослідної діяльності, а вторинні — в сфері науково-
інформаційної діяльності. Первинні документи — це все, що ми знаємо під
назвами наукова, виробнича, учбова, довідкова та науково-популярна
література, а вторинні — це так звана інформаційна література. Завдання
інформаційної літератури — характеристика ______одного чи певної сукупності
(зведена характеристика) документів або (та) формулювання якихось суджень
(оцінок, прогнозів тощо) на основі аналізу їх тексту" [10]. С.Г.Кулешов
викладає тут загальноприйняту думку. Проте вона не враховує наявності інших
первинних документів (наприклад, правових першоджерел чи художньої
літератури), крім тих, що відображають результати науково-дослідної
діяльності.
Під назвою "інформаційна література" чи "інформаційні документи",
"інформаційні видання" розуміють такі, що дають інформацію про первинні
документи. Серед них розрізняють "бібліографічні" — як такі, що дають
відомості про документи у вигляді бібліографічного опису та анотації,
"реферативні" — такі, що дають характеристику первинного документа у
вигляді реферату, і "оглядові" — такі, що дають огляд кількох первинних
документів.
Така думка стала загальновживаною, затвердженою у державному
стандарті [11]. Але вона не відповідає теоретичним поглядам спеціалістів з
бібліографії та бібліографічної інформації, згідно з якими бібліографічна
інформація не обмежується відображенням документів способами
бібліографічного опису та анотації. Для бібліографознавців усі документи, що
передають інформацію про інші документи будь-яким способом, є
бібліографічними. Тому не можна називати "бібліографічними" тільки
документи з бібліографічним описом і анотацією. Скоріше, всі вторинні
документи слід було б вважати бібліографічними.
Сайт "Професійні ресурси документознавства"
www.documentoved.at.ua
Заважають цьому уявлення про первинну та вторинну інформацію і
відповідно про джерела первинної інформації та джерела вторинної інформації.
Так, джерелами первинної наукової інформації вважають "наукові монографії
та статті, дисертації, описи винаходів тощо", а джерелами вторинної інформації
— "учбову, довідкову та науково-популярну літературу" [12]. С.Г.Кулешов тут
підкреслює, що поділ на джерела первинної та вторинної наукової інформації
не слід плутати з поділом u1085 на первинні та вторинні документи, але така
плутанина все ж таки інколи відбувається. Поділ на первинні та вторинні
документи іноді пов'язаний із характером відображуваної в них інформації.
Первинною звуть таку інформацію, що вперше відображує в документі події,
факти, об'єкти реального світу або мислення людини, а вторинною —
інформацію, яка створюється людиною на підставі вивчення документів із
первинною інформацією, їх узагальнення, більш стислого викладу і т.п.
Дійсно, характеристика вторинних документів і документів із вторинною
інформацією є дуже близькою. На наш погляд, пов'язане це з одним і тим
самим підходом до визначення "первинності" чи "вторинності": з погляду
інформаційної системи, яка одержувану інформацію чи документи вважає
первинними, а ті, що видає як підсумок переробки, — вторинними. Однак сама
"інформаційна система" може бути "бібліографічною", тобто спрямованою на
інформування про первинні документи через вторинні, або "авторсько-
видавничою", спрямованою на узагальнення та переробку первинних форм
інформації (переважно — наукової) в концентровані (як у довідковій
літературі) чи пристосовані до певного споживача форми інформації (як у
навчальній і науково-популярній літературі).
Річ у тім, що "інформаційна система" — поняття не конкретне, воно лише
свідчить про те, що певне явище (бібліографічна служба чи видавнича справа)
розглядається з погляду теорії інформації.
Крім того, сказати, що деякі документи відображають інформацію, що не
була раніше подана в інших документах, можна лише умовно, стосовно певних
видів документів. У дійсності створення документа людиною спирається на
певні знання, одержані раніше з інших документів. Тому будь-який документ
має своєю підставою інші документи.
Наприклад, візьмемо такі визнані первинні документи, як дисертація чи
наукова монографія. Вони дійсно мають відображати нові знання, одержані
вченим в процесі пізнання об'єктивного світу. Але, по-перше_______, будь-яке нове
дослідження на початку має дати аналіз попередніх; по-друге, сам процес
пізнання спирається на наукові знання, почерпнуті з інших документів. Таким
чином, новий первинний документ теж є результатом переробки інших
документів.
Отже, поділ на первинні та вторинні документи залишається умовним,
таким, що залежить від характеру та завдань інформаційної системи, яка
обробляє документи.