Глава 2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ
ПРОИСХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА.
РАСШИРЕНИЕ ПОНЯТИЯ "ДОКУМЕНТ"
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е.
общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов.
Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов,
мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой,
осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по
мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории
человеческого общества.
Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не
только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако
простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же
человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её
произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых
порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период
роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые
опытные члены общества18.
Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с
применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась
сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым
образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы,
которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый
древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов
персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: "Если
вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в
норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на
скифскую землю".
Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы
использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что
будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических
знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное "узелковое
письмо": у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода
"письмо" имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение
"завязать узелок на память", т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве
условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками - в торговых,
финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались "носами", так как
их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных
насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение "зарубить на носу", т.е. запомнить
крепко-накрепко19.
Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы,
курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни,
знаки клейма для скота и т.п.).
Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соликак
знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у
военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.
Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной
технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить
информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью
последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась
документированная информация, т.е. документ.
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль
свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа
первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum"
произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство",
"доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин
"информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде
всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное
свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ"
выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение
длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной
практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".
Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются
новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об
изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах.
Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо
правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в
знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая
бумага, так же диплом, свидетельство".
К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа -
исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы
"Словаря современногорусского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили
"исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-
либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.20".
В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия
"информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим
свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в.
с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное
изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к
дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот
период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и
"информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие,
наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании
понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия
"документ". Каким образом?
Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в
течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию
"информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут,
присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта
концепция информации получила название атрибутивной21. Другие полагают, что
информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с
функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в
неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики,
считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых
системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому
обществу и сознанию.
Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия
информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено
четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:
1. "Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация";
2. Информация - это"содержание сообщений", а также "само сообщение,
данные";
3. "Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя,
энергия и информация)";
4. "Информация - это то, что уменьшает неопределённость события22".
Однако в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна
без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического
прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая
подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную
(научную, деловую, корпоративную) и личную23. Именно социальная информация
связывается с понятием документа.
Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев
необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных
актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации,
информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о
лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их
представления".
Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее
существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный
носитель, а также ряд функциональных аспектов.
Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные
отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования
понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной
составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его
функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как
"материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под
это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет
материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В
документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая
семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым
способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной
системе24". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее
включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и
т.п.
Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении
понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в
юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ
фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых
отношений25. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство
фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы
рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители
ретроспективной информации.
В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все
категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее
точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу
непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и
продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса
выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные
Государственные стандарты на термины и определения.