ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА В ГОСУДАРСТВЕННОМ
СТАНДАРТЕ
Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был
утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения). В этом Госстандарте документ определялся как "средство закрепления
различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях,
явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Однако
уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому
утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ,
а письмо, звукозапись и т.п.
После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано,
что "документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным
человеком способом для её передачи во времени и пространстве". Однако и это
определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на
материальном носителе информации.
Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России,
начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое
информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В
результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального
компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение
документа было сформулировано следующим образом: "Документ; документированная
информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими её идентифицировать26".
Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и
его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение
основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые
авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы
материализация, овеществление информации. Будучи "закреплённой" на материальном
носителе или даже "привязанной" к нему, информация тем самым обособляется от её
создателя. "Документированная информация... есть объект материальный, а это даёт
основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять
на неё институт права вещной собственности27".
Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в
зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и
архивной практике. Так, в "Словаре архивной терминологии", изданном в 1988 г.
Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как
"комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь
доказательную или справочную ценность". В другом случае документ определяется как
"записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная,
полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение
своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций28".
Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских
специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных
учреждений США новое определение документа: "Документ - информация, созданная на
некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть
изобретённой в будущем29".
Почему уделяется так много внимания термину "документ" и определению его понятия
как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и
определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере
документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного
термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими
последствиями, поскольку "язык делового общения тесно связан с лексикой
законодательных и нормативных актов, опирается на неё30". Не случайно
стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во
всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику
потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в
стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и
материального носителя, выделен ещё и третий компонент - возможность идентификации
информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило
понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку
в том же Госстандарте "реквизит" определяется как "обязательный элемент оформления
официального документа". Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница
между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном
носителе информацией.
Таким образом, стандартизованное определение понятия "документ", с одной стороны,
отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны,
документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может
ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких
рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения
как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к
необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь,
становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных
стандартов.