Технологічне забезпечення ситуаційного менеджменту. Моделі і моделювання
З огляду на ієрархічну природу виникнення і розвитку ситуацій, з метою адекватного відображення функціонування виробничої організації необхідне формування набору ієрархічно пов'язаних моделей управлінських ситуацій. При формуванні системи моделей можна використовувати три види стратегій. Стратегія ''знизу нагору" допускає моделювання процесів виникнення ситуацій, починаючи з нижнього рівня виробничої технології, тобто розробку моделей найпростіших окремих технологічних процесів з наступним їхнім ув'язуванням і переходом до моделювання більш високих рівнів виробничої ієрархії. Стратегія "зверху вниз" вимагає, насамперед, формування моделей ситуацій вищого рівня керування, а лише потім їхнього розукрупнення і деталізації до рівня окремих технологічних процесів. Третя стратегія формування моделей допускає одночасне створення комплексу моделей як зверху, так і знизу. Вона-вимагає особливої уваги понятійній єдності і спільності моделей усіх рівнів ієрархії.
Можливість використання основних положень методології "дерева неполадок" для прогнозування управлінських ситуацій визначається тим, що Прогнозована подія - відмовлення нормального функціонування системи - є Небажаною для виробничої організації. Саме ця аналогія дозволяє застосувати методи розробки і дослідження моделі, розвинуті в теорії надійності, дослідження управлінських ситуацій.
У той же час, варто зазначити, що характер функціонування соціальне-економічних систем докорінно відрізняється від функціонування технічних систем. Ця відмінність полягає, насамперед, у здатності соціально-економічних систем самостійно формувати мету. В силу цього, причинно-наслідкові зв'язки виникнення і розвитку управлінських (включаючи технологічні й інші) ситуацій тут істотно інші. І, якщо побудова моделі виникнення і розвитку ситуацій, що базується на ідеях "дерева неполадок", виявляється можливою для виробничих організацій, то "архітектура" моделі, зумовлена взаємозв'язками її елементів, повинна бути заснована на логіці взаємодії і настання тих подій, що визначаються реалізацією у виробничій організації, її основних функцій -виробничо-технологічної, інтелектуального забезпечення і керування.
Методологія "дерева неполадок", як відзначалося раніше, являє собою своєрідний підхід до побудови кількісних моделей надійності складних технічних систем. Цей підхід містить у собі графічний і текстовий способи опису того, яким чином подія — відмовлення системи - може виникнути з комбінацій відмовлень підсистем і елементів системи. От короткий опис цих способів.
"Логічне дерево", яке будує дослідник, складається з текстових блоків, що описують події - відмовлення елементів і підсистем, а також логічних блоків -- ув'язувань, що моделюють причинно-наслідкові відносини між відмовленнями різних рівнів ієрархії. Побудова "дерева" виробляється за допомогою методології, відомої за назвою "зверху вниз". Насамперед, фіксують і описують небажану подію - відмовлення системи. Цю подію називають корінною. Потім визначають причини, що ініціюють корінну подію. Далі, розглядаючи окремо кожну з подій, що є причинами настання корінного, визначають причини їхнього настання. Цей процес повторюється до того моменту, поки подіями розглянутого рівня ієрархії не стануть елементарні повідмовлення функціонування елементів системи.
Отримана в такий спосіб діаграмна модель неполадок проблемних ситуацій може бути подана у вигляді набору логічних рівнянь, що однозначно виводяться за висхідною графічною моделлю. Логічна модель може бути досліджена формальними засобами. Далі є можливість забрати ймовірні оцінки виникнення елементарних подій і обчислити ймовірність появи корінної події. Знаючи ймовірність появи корінної події, ризик її появи і збиток, нанесений її настанням, можна визначити очікувані втрати внаслідок можливих неполадок, тобто недозволення під час ситуації.
Побудоване за допомогою символів подій і логічних символів "дерево" -це логічна модель виникнення і розвитку ситуацій. З його допомогою, як відзначає Ю.Ю. Єкатеринославський, можна досліджувати різні умови, що приводять до виникнення ситуацій, усвідомити взаємозв'язки елементів, що складають досліджувану систему, логіку розвитку ситуацій, і разом з тим їхнього переходу до більш складних видів (рис. 1).
Логічний осередок "дерева неполадок", як видно з рисунка, має кілька входів по кожній галузі, але тільки один загальний вихід (Ф - коренева подія, Що відтворює ймовірне відмовлення). На цій схемі в квадратиках (подіях загального виду) показані символом Ф1 - Ф11 зміст подій (шифри відмовлень) і Логічні знаки. Перший символ означає логічну операцію, що робить вихідну подію лише у випадку, якщо відбулися усі вхідні (логічне множення). Другий символ говорить про логічну операцію, що робить вихідну подію (логічну подію).
"Дерево неполадок", як стверджує автор, можна побудувати для різного виду процесів і об'єктів у виробничій організації. Причому група змодельованих за допомогою цього методу ситуацій досить широка. Крім наведених основних складових галузей Т, ПРО, П, У, можна розкрити інщ; види технологічних процесів і повний цикл усього виробничого процесу із встановлення магістральних газопроводів (на прикладі якого побудована робота).
Аналізуючи наведений метод "дерева неполадок", можна відзначити ряд його позитивних характеристик, але в даному випадку нас цікавлять його недоліки і можливість застосування на практиці.
Можна не акцентувати увагу на тій обставині, що він (метод) розроблений на прикладі будівництва магістральних газопроводів. Суть не в цьому. Справа полягає в тім, що за допомогою даного підходу ніяким чином не відбиваються взаємозв'язки всередині галузей (а вони є), слабко пов'язані галузі між собою, тому результати, одержані в корінній події, будуть недостовірними, точніше кажучи, явно некоректними.
Другою важливою обставиною є той факт, що в самому каталозі проблем у тезаурусі (словнику - наведено автором підходу) виробничої організації можуть бути сотні (а то й тисячі) неполадок, комбінації яких володіють синергетичною властивістю, кількісно які визначити, навіть теоретично, неможливо. Навіть те, що пропонує автор, на вузькоспеціалізованому технологічному процесі вимагає величезної кількості статистичних спостережень, ретельного аналізу, обробки даних, перш ніж покласти на стіл плановим службам чи менеджерам готові результати. Проміжок ймовірності настання тієї чи іншої події (відмовлення) коливається в інтервалі від 2,8-10"' До одиниці. Хто, коли цим буде займатися?
Загальна технологічна схема процесу ситуаційного керування
Загальну технологічну схему ситуаційного керування можна подати У вигляді восьми блоків.
Вони характеризують зворотно-поступальну послідовність різних операцій і їхніх груп при розробці і здійсненні управлінського рішення і, таким чином, - оптимальний варіант виходу організації (підприємства) із кризової ситуації (передбачуваної чи такої, що вже вибухнула).
Блок І На цьому етапі ситуаційного керування створюється спеціалізована робоча група. Вона може складатися як із власних кадрів організації, так і з фахівців, запрошених збоку лише на час можливої чи реальної кризової ситуації. Фахівці повинні володіти такими знаннями, як теорія криз, прогнозування, конфліктологія. розробка управлінських рішень, дослідження систем керування, макроекономіка, мікроекономіка і т.д.
Фахівці також повинні володіти мистецтвом розв'язання проблем у процесах ситуаційного керування і практичною методологією ефективного керування в умовах ризику і невизначеності, мати спеціальну підготовку в галузі керування, розуміти і враховувати специфіку роботи підприємства в регіональній і галузевій інфраструктурі, функціональну специфіку керування фінансами, персоналом, технологіями, інформаційними потоками й ін.
Адаптивні плани роботи фірми
Вихідна позиція, як уже говорилося раніше, полягає в тім, що виробничі організації - відкриті системи, що розвиваються, ефективність функціонування яких тісно пов'язана з можливістю адаптації до умов внутрішнього і мінливого зовнішнього середовища. Ця позиція повинна забезпечуватися можливістю проектування динамічних структур і процесів керування.
Успіх менеджменту проблемних ситуацій визначається ступенем готовності фірми до потенційних погроз і криз в їхньому прояві, наявністю резервів, рівнем підготовки менеджерів і ступенем профілактичних заходів, ефективністю застосовуваних методів керування.
Витрати часу і засобів на завчасне створення резервних систем керування, підготовку ситуаційних заходів, створення необхідних резервів стають часто більш вигідними, ніж малоефективні поспішні дії менеджерів з подолання кризи на основі попереднього досвіду, інтуїції й ентузіазму.
Відповідно до викладеного, підсистема ситуаційного менеджменту повинна включати:
• Постійний моніторинг за зовнішньою і внутрішньою обстановкою. Причому зовнішні погрози з боку держави, конкурентів, злочинних елементів с найбільш небезпечними і можуть привести до повного руйнування підприємств, фірм, організацій. Цей фактор повинен бути пріоритетним в оцінці зовнішньої обстановки.
• Розробку заходів для зниження зовнішньої вразливості фірми. Сюди можна віднести створення дублюючих організаційних форм керування. Завчасне створення дублюючих організаційних форм керування дозволяє підприємству оперативно перекинути вільні фінансові засоби і перевести туди працюючих.
• Підвищення гнучкості всередині фірми. Наприклад, структурної, за рахунок забезпечення всередині підприємства дивізіональної структури з досвіду США, дочірніх підприємств, а також малих підприємств шляхом виділення їх з великих.
• Розробку підготовчих планів при виникненні проблемних ситуацій і проблем, здійснення попередніх заходів для їхнього забезпечення. До таких заходів, насамперед, варто віднести створення страхових фондів, стратегічних резервів фінансових і технічних засобів, комплектування групи ситуаційного керування з кращих менеджерів, у разі потреби розв'язання проблемних ситуацій.
• Впровадження планів практичних заходів при виникненні кризової ситуації.
У цих умовах менеджер повинен володіти:
• умінням оперативно налагоджувати роботу окремих груп і фахівців для виконання поставлених завдань,
• приймати ризикові і нестандартні рішення у випадку відхилення розвитку ситуацій від допустимого ходу подій;
• координувати дії всіх учасників і постійно контролювати хід виконання заходів і їхніх результатів.
Необхідність створення підсистеми менеджменту для кожної конкретної організації може бути обгрунтована за допомогою спеціальної матриці.
Як видно з рисунка, по горизонталі розглядається стан стабільності зовнішнього середовища, точніше, його крайні стани - стабільне і нестабільне, а по вертикалі - стан внутрішнього середовища, в залежності від сполучення яких стає очевидним застосування ситуаційної підсистеми менеджменту (квадранти №3, №4), а, виходить, і розробки відповідних адаптивних планів.