Види інформаційно-аналітичної діяльності
У системі управління існує значна кількість проблем, проблеми характеризуються інформаційною відкритістю і невизначеністю меж проблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості та протирічивості інформації і потребують інформаційно-аналітичного забезпечення.
До аналітичної діяльності відносять ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дозволяють виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення .
Розрізняють моніторингові, ініційовані і кумулятивні аналітичні дослідження.
1. Моніторингові дослідження призначені для довготермінового аналітичного спостереження за розвитком певної ситуації з метою забезпечення можливості апріорного синтезу управлінських рішень, які мають профілактичний або упереджуючий характер.
Моніторинг - безперервне спостерігання за станом оточуючого середовища і управління ним шляхом своєчасного інформування про можливості настання несприятливих, критичних або неприпустимих ситуацій.
Моніторингові дослідження передбачають одержання статистичних або змістовних показників, які характеризують об’єкт спостереження і які можна виміряти. Система спостережень будується на фіксації дискретних кількісних характеристик об’єкта спостереження, накопичуванні цих відомостей і на можливості шляхом інтелектуальної інтерпретації.
2. Ініційовані аналітичні дослідження проводяться за раніш незапланованими дорученнями керівництва або в результаті виявлення при проведенні моніторингових досліджень нових проблемних ситуацій.
Ініційовані дослідження вирізняються істотним впливом чинників невизначеності цілей і суб’єктивності критеріїв оцінки рішень, які приймаються. Важливе значення в цьому процесі надається виявленню індикаторів, формальних характеристик, якісних і кількісних показників, які відображають аналітичну динаміку ситуації.
3. Кумулятивні дослідження характеризуються високими вимогами до оперативності їх проведення, використанням спеціалізованих методів опрацювання експертної інформації.
Кумулятивні дослідження проводяться на основі ситуативної обробки інформації групами керівників та/або експертів-аналітиків. У цих дослідженнях широко застосовується методологія групових експертних.
Для ефективної роботи необхідне знання джерел інформації, характеристик інформаційних масивів: розсіяння інформації, старіння, актуальності інформації, оцінювання характеристик інформації – якісних (достовірність, об’єктивність, однозначність, своєчасність, релевантність, пертинентність, актуальність), кількісних (повнота, достатність), ціннісних.
Забезпечити стійке положення на ринку підприємству дозволяє така інформація:
− адресна інформація
− про безпеку у підприємницькій діяльності;
− про законодавчі та нормативні документи;
− про діяльність фірм і підприємств:
− про виставки;
− про ділову документацію;
− про маркетингові дослідження;
− про надійність зарубіжних партнерів;
− про надійність вітчизняних партнерів;
− про науково-технічні досягнення;
− про покупців;
− про репутацію партнерів;
− про ціни;
− про зовнішньоекономічну діяльність;
− оцінка бізнес-проектів;
− фінансова інформація.
− інформація про джерела інформації: основні періодичні видання про інформаційний ринок; довідкові матеріали про інформаційний ринок; консультаційні і навчальні центри з інформації.
Великі фірми, розробляючи структуру управління, виділяють як самостійний напрям “управління маркетингом”, для якого створюються підрозділи збирання інформації, довідково-інформаційні служби дослідження ринку, підрозділи збуту, реклами, планування асортименту, які займаються збиранням інформації у формальних і неформальних джерелах.
Для будь-яких видів і форм інформаційного забезпечення можна сформулювати спільні вимоги, яким повинна відповідати інформація:
1.Якісні:
− вірогідність – наближеність інформації до першоджерела або точність її передачі (відсутність випадкових або умисних спотворень інформації);
− об’єктивність – інформація, “очищена” від неминучих спотворень, які виникли при її передаванні, а також від суб’єктивних спотворень психологічного плану;
− однозначність – навіть достовірна і об’єктивна інформація повинна підлягати повторній перевірці;
− своєчасність – інформація потрібна у потрібний час і у потрібному місці;
− релевантність – характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, змісту інформаційного запиту;
− пертинентність – характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, інформаційній потребі, вираженій в інформаційному запиті;
− актуальність – важливість інформації у даний конкретний момент часу у прийняття конкретного рішення.
2. Кількісні:
− повнота – необхідна і достатня кількість інформації для прийняття рішення;
− достатність – кількість інформації, достатня для вирішення поставленого вузького завдання.
3. Ціннісні:
− значущість для........... ;
− вартість – всі видатки за фактом одержання інформації.
Однією з основних рис сучасного менеджменту є гнучкість управління, швидкість реакції на змінювані зовнішні чинники, що зумовлює необхідність забезпечення менеджерів актуальною, спеціально орієнтованою на прийняття управлінських рішень інформацією про зовнішнє середовище.
Для позначення цієї традиційної функції інформаційного забезпечення системи управління сьогодні часто використовують термін “бізнес-розвідка” (business intelligence), або його еквівалент “конкурентна розвідка” (competitive intelligence), інтерес до яких спостерігається останніми роками у країнах близького і далекого зарубіжжя.
Головним завданням бізнес-розвідки вважають підтримку оптимальних управлінських рішень шляхом забезпечення менеджерів вищого рівня інформацією, яка ґрунтується на результатах діяльності із збирання і аналітичної обробки даних про зовнішнє середовище, у якому діє структурна одиниця, для якої здійснюється бізнес-розвідка.
Основна відмінність бізнес-розвідки від промислового шпіонажу – пошук і одержання всієї необхідної інформації виключно законними методами.