Немного о групповых коммуникациях
Наряду с диалоговыми коммуникациями существуют всевозможные виды коллективного обсуждения деловых (должностных) задач. Самыми популярными являются совещания и собрания, которые можно систематизировать по их назначению.
Групповая информативная беседа. Каждый участник лаконично сообщает о положении дел руководителю, что дает возможность обойтись без письменных докладов, а каждому из участников составить собственное мнение о положении дел в компании.
Собрание с целью принятия решения. Координация точек зрения участников, представляющих различные отделы, подразделения фирмы или предприятия, конечной целью которой является принятие решения по конкретному вопросу.
Творческое совещание. Внедрение новых идей, работа над перспективными видами деятельности.
К групповым коммуникативным процессам относятся также конференции, семинары, симпозиумы, заседания ученых советов, съезды партий, пленумы, митинги.
Теоретики делят совещания на виды по стилю управления — авторитарные (диктаторские), демократические (дискуссионные) и вольные.
На авторитарном совещании руководитель, как правило, информирует присутствующих о своей позиции или решении по поставленным вопросам или знакомит с распоряжением вышестоящего аппарата. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы. Участие присутствующих может состоять в том, что они поочередно отвечают на вопросы, заданные руководителем, но не высказывают мнения относительно взглядов других участников.
Демократическое совещание предполагает свободный обмен суждениями, после чего решение утверждается коллективным голосованием с последующим одобрением начальника или принимается руководством без голосования, с учетом высказанных точек зрения.
Вольные заседания проводятся без строго выраженной повестки дня.
Принципы эффективного собрания
Основной элемент собрания или совещания — полемика по разрешаемым вопросам, главная цель которой поиск истины. Полемика эффективна только в случае, когда соблюдаются следующие принципы:
♦ корректное отношение к чужим взглядам, даже если они кажутся нелепыми. Для того чтобы понять чужое мнение, нужно в первую очередь запастись терпением, мобилизовать внимание и слушать;
♦ важно держаться одного предмета дискуссии;
♦ недопустимо превращать спор в ссору, необходимо искать пути сближения взглядов и позиций, стараться прийти к общему знаменателю. Это никак не означает отказа от собственной точки зрения, при уверенности в своей правоте, однако подвергать сомнению свои убеждения бывает нелишне;
♦ при любой, даже самой напряженной полемике недопустимы ругательные и чересчур категоричные заявления («это ложь», «это чушь», «ерунду говорите» и т. д.), а ироничность и сарказм не должны задевать чувства и достоинства оппонентов;
♦ основное средство в полемике — факты и их добросовестное истолкование;
♦ одно из условий успешной и результативной полемики — умение признавать свою неправоту;
♦ не стоит забывать о великодушии: побежденным нужно дать шанс спасти свое реноме, не злорадствуя по поводу их поражения.
Переговоры
К групповым видам общения относятся также деловые беседы и переговоры. В настоящее время все премудрости этого дела изучаются в специальных центрах, а теория методик проведения переговоров вводится в программу подготовки специалистов разнообразных профессий. Но даже не являясь специалистом в сей области, вы сможете провести успешные переговоры, если будете придерживаться этических норм и ознакомитесь с некоторыми приемами деловых переговоров. Безусловно, успех переговоров напрямую зависит от их хорошей подготовки. Что нужно предпринять, чтобы обеспечить удачные переговоры?
1. Четко обрисовать предмет переговоров и свои интересы в них, учитывая, что без удовлетворения и соблюдения интересов партнеров у вас успеха не будет.
2. Разработать план и программу переговоров с хронологической разбивкой на этапы.
3. Скрупулезно подойти к вопросу подбора специалистов в состав делегации.
4. Составить перечень организационных вопросов и ответственных за исполнение. Также будут необходимы материалы для переговоров — документы, чертежи, образцы предлагаемых изделий и т. д.
5. Выбрать место для переговоров (помещение) и подготовить его соответственно требованиям.
6. Начинать переговоры следует с представления «всех всем». Даже в случае, когда за рабочим столом собираются знакомые люди, следует идентифицировать участников и коротко сообщить о предмете переговоров.
7. Первым всегда предоставляется слово «продавцу».
8. Хорошо подумайте, прежде чем «обмывать» состоявшуюся сделку, лучше от этого отказаться, если есть возможность.