Информационное обеспечение менеджмента
Тема 5. КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Предмет управления труда:
- Информация
- Люди
Сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса
Коммуникация – обмен информацией между двумя и более людьми на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решения и доводит принятое решение до исполнителя.
Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.
Элементы коммуникационного процесса:
- Отправитель – лицо, которое генерирует идею, собирающее информацию и ее передающую;
- Сообщение – информация, закодированная с помощью символов;
- Канал – средство передачи информации;
- Получатель – лицо, которому информация предназначена.
Этапы коммуникационного процесса:
- Зарождение идеи;
- Кодирование (слова, интонация, жесты) и выбор каналов;
- Передача сообщения;
- Декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя.
С процессом коммуникации связано существование помех (шумов) и обратной связи.
Источники помех:
- Язык в вербальном или невербальном оформлении;
- Различие в восприятии из-за которого меняется смысл;
- Различие в организационном статусе между руководителем и подчиненным.
Обратная связь. При ее наличии отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями, то есть изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией о передаче своего отклика начальному отправителю.
Она повышает эффективность обмена информации, устраняя помеху, однако замедляет передвижение информации внутри предприятия.
Основные виды коммуникации
Виды коммуникаций:
- Внутри организации;
- Внешняя коммуникация (с внешней средой).
Виды внутренних коммуникаций:
- Межуровневые – перемещение информации по вертикали между разными уровнями. Могут происходить по нисходящей (сверху вниз): оповещение подчиненного о грядущем изменении или по восходящей (снизу вверх);
- Горизонтальные – информация перемещается между разными отделами, находящимися на одном уровне (например, маркетинг→плановый отдел);
- Коммуникации «руководитель-подчиненный»;
- Коммуникации «руководитель-рабочая группа»;
- Неформальная коммуникация (слухи).
Средствами коммуникации предприятия с элементами внешнего окружения являются:
- С потребителями
· Реклама и другие программы продвижения товара на рынок
· Посредники: зависимые (брокеры, сбытовые агенты, закупочные конторы) и независимые (дистрибьюторы, торговые маклеры)
- В сфере отношений с общественностью уделяется внимание «PR», то есть планируемый продолжительным усилием, направленный на создание и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и общественностью.
· Отношения со СМИ (публикации о работе)
· Бумажная публикация, печатная (бланки, визитки)
· Кино- и фотосредства
· Устная речь (умение вести телефонные переговоры)
· Престижная реклама (пресс-конференция, благотворительные акции, ярмарки с демонстрацией своего товара)
- Подчиняясь государству, организация заполняет разные письменные отчеты
- Различные обсуждения, собрания, переговоры, отчеты, циркулирующие внутри организации, как правило, являются реакцией на проблемы, создаваемые окружающей средой
- Система информационного обеспечения характеризуется особенностями:
· использование единых сетей, основанных на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки информации;
· управленческая информационная система состоит из компонентов обработки информации внутренних и внешних компонентов, передачи информации.
Информационное обеспечение менеджмента
К информации предъявляются следующие требования:
· краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
· удовлетворение потребностей конкретных управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений;
· точность и достоверность, правильный отбор первичных требований, оптимальность систематизации, непрерывность сбора и обработки сведений.
Для предприятий по производству товаров внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и поэтому носит производственный характер.
Это, прежде всего, касается процесса поставок полуфабрикатов между структурными подразделениями (цехи, участки, рабочие места), а также обеспечения рыночных отношений.
Основные принципы и цели внутрифирменных информационных систем:
· определение требований к содержанию информации и ее характеру;
· выработка системы хранения, использования и предоставления информации как в централизованном так и в децентрализованном режиме;
· определение потребностей в технических средствах;
· разработка программного обеспечения;
· проведение многовариантных расчетов;
· автоматизированная обработка и выдача текстовой информации.
Децентрализованный режим – режим, при котором часть принятых решений принимается подчиненными.
Централизованный режим – режим, при котором руководитель принимает решения сам.
В системе управления производства информационное обеспечение строится на использовании:
· банка данных – комплекс, включающий специальные структуры организации информации, алгоритмы, специальные языки, программы и технические средства, в совокупности обеспечивающие создание и эксплуатацию системы накопления информации, ее обновление, корректировку, а также прямую связь с пользователем для получения ответов на запросы.
· базы данных – хранилище специально организованных и логически взаимосвязанных информационных элементов. Она состоит из самих данных и их описаний, представляя собой информационную модель управляемого объекта. Базы данных, формируемые в производстве, при создании автоматизированной системы управления, могут быть:
Ø Оборудование (паспортные данные, стоимость, график ремонта)
Ø Технологические процессы (крутка, вытяжка, линейная плотность пряжи, плотность)
Ø Операционно-трудовые нормативы
Ø Персонал (численность, квалификация, скорость выполнения операций)
· базы знаний – она содержит информацию о накопленном практическом опыте специалистов, которая используется при подготовке решений управления и является необходимым компонентом экспертных систем.