Определяем форму трудового договора и согласовываем его условия
Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, и придерживаться внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон (ст. 21 КЗоТ).
Трудовой договор может заключаться в письменной или устной форме(ст. 24 КЗоТ).
Соблюдение письменной формы заключения трудового договора обязательно в следующих случаях:
1) при организованном наборе работников;
2) при заключении трудового договора на работу в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;
3) при заключении контракта;
4) когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;
5) при заключении трудового договора с несовершеннолетним;
6) при заключении трудового договора с физическим лицом;
7) в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.
Отметим, что особой формой трудового договора является контракт (часть третья ст. 21 КЗоТ). В контракте срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения
контракта, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон. Однако хотелось бы обратить внимание работодателей на то, что требовать от работника заключения контракта они вправе только случае, если такой работник относится к категории лиц, которые согласно законодательству работают по контракту (например, руководители предприятий). Нарушение этих требований может быть основанием для признания недействительными условий труда по контракту, ухудшающих положение работника по сравнению с законодательством Украины (ст. 9 КЗоТ, абзац четвертый п. 7 постановления № 9). В трудовом договоре указываются:
— фамилия, имя и отчество работника;
— наименование работодателя — юридического лица или фамилия, имя и отчество работодателя — физического лица;
— место работы (объект, участок, цех, структурное подразделение);
— наименование работы, профессии или должности, трудовые функции, которые будет выполнять работник (определяются должностной инструкцией). Наименования работы, профессии или должности в трудовом договоре должны соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010;
— условия оплаты труда (устанавливается в соответствии с утвержденной на предприятии системой оплаты труда);
— время начала действия трудового договора (если трудовой договор заключается до момента возникновения трудовых отношений) и время начала работы;
— срок действия трудового договора (в случае заключения трудового договора на определенный срок).
Напомним, что согласно ст. 23 КЗоТ трудовой договор может быть заключен:
— на неопределенный срок (бессрочный трудовой договор);
— на определенный срок, установленный по согласованию сторон (срочный трудовой договор);
— на время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера работы (например, при принятии работника на сезонные работы), условий ее выполнения (например, для замещения временно отсутствующего работника) или интересов работника (например, в связи со сложившимися семейно-бытовыми обстоятельствами), а также в других случаях, предусмотренных законодательством. При заключении срочного трудового договора срок действия договора устанавливается по соглашению сторон и может определяться как конкретным сроком, так и временем наступления определенного события (например, возвращение на работу работницы из отпуска по беременности, родам) или выполнением определенного объема работ (абзац второй п. 7 постановления № 9).
Желательно, чтобы условие о необходимости заключения срочного трудового договора было зафиксировано в заявлении о приеме на работу.
В процессе заключения трудового договора сторонами договора могут устанавливаться условия относительно:
1) установления индивидуального режима работы. При приеме на работу по соглашению между работником и работодателем, либо по инициативе работодателя на определенный срок или бессрочно работнику может быть установлено неполное рабочее время путем:
— уменьшения продолжительности ежедневной работы (неполный рабочий день);
— уменьшения количества дней работы (неполная рабочая неделя);
— одновременного уменьшения количества часов работы в течение рабочего дня и количества дней работы (сочетание неполного рабочего дня и неполной рабочей недели).
Вместе с тем для отдельных категорий работников по их просьбеустановление неполного рабочего времени является обязанностью работодателя. К таким категориям работников относятся:
— беременные женщины (ст. 56 КЗоТ);
— женщины, имеющим ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида (в том числе находящегося под опекой) (ст. 56 КЗоТ);
— женщины, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением (ст. 56 КЗоТ);
— инвалиды (ст. 172 КЗоТ);
— отцы, воспитывающие ребенка без матери, в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении (ст. 1861 КЗоТ);
— опекуны, попечители, приемные родители, воспитывающие малолетних детей без матери (ст. 1861 КЗоТ).
Условие об установлении индивидуального режима работы работник отражает в заявлении о приеме на работу. В нем же он указывает способ его установления (например, неполный рабочий день, неполное рабочее время или сочетание неполного рабочего дня и неполной рабочей недели) и срок установления, если устанавливается на определенный срок.
Подробно о том, каковы последствия установления неполного рабочего времени и как изменение режима работы повлияет на начисление различных выплат работникам, читайте в статье «Неполное рабочее время» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 67, с. 32;
2) испытания при приеме на работу. Согласно ч. 1 ст. 26 КЗоТ при заключении трудового договора по соглашению сторон, т. е. по договоренности между работником и работодателем, такому работнику может быть установлено испытание. То есть для установления испытания наличия только желания работодателя его установить не достаточно. Работник должен быть согласен его пройти.
Условие об установлении испытания по соглашению сторон должно быть письменно подтверждено и может содержаться в:
— письменно оформленном трудовом договоре (контракте) и в приказе (распоряжении) о приеме на работу;
— заявлении о приеме на работу и приказе (распоряжении) о приеме на работу;
— приказе (распоряжении) о приеме на работу, с которым работник был ознакомлен под роспись до начала работы;
— приказе (распоряжении) о приеме на работу, с которым работник был ознакомлен под роспись после начала работы, и при этом он не возражал против внесения в приказ такого условия.
Рассматривая вопрос относительно возможности установления испытания при приеме на работу новому работнику, работодатель должен учитывать требования ч. 3 ст. 26 КЗоТ, которые вводят запрет на его установление для следующих категорий граждан:
— лиц, не достигших 18 лет;
— молодых рабочих после окончания ими профессиональных учебно-воспитательных заведений;
— молодых специалистов после окончания ими высших учебных заведений;
— уволенных в запас с военной или альтернативной (невоенной) службы;
— инвалидов, направленных на работу согласно рекомендациям медико-социальной экспертизы;
— принятых на работу в другую местность или принятых на работу в порядке перевода на другое предприятие, в учреждение, организацию.
Также работодатель не вправе устанавливать испытательный срок при приеме на работу беременным женщинам, женщинам, имеющим детей в возрасте до 3 лет (если согласно медицинскому заключению ребенок нуждается в домашнем уходе, то до 6 лет), одиноким матерям при наличии ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, отцам, воспитывающим детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), опекунам (попечителям), приемным родителям, воспитывающим малолетних детей. Данный вывод следует из положений ст. 184 КЗоТ и ст. 1861 КЗоТ.
Не устанавливается испытание при приеме на работу и в других случаях, предусмотренных действующим законодательством, например, при приеме рабочих и служащих на сезонные работы (п. 5 Указа Президиума Верховного Совета СССР «Об условиях труда рабочих и служащих, занятых на сезонных работах» от24.09.74 г. № 310-1Х) и временные работы (п. 4 Указа Президиума Верховного Совета СССР «Об условиях труда временных рабочих и служащих» от 24.09.74 г. № 311-1Х).
Что касается срока испытания, то он не может превышать 3 месяцев, а в отдельных случаях, при условии его согласования не только с работником, но и с соответствующим выборным органом первичной профсоюзной организации, — 6 месяцев. Срок испытания при приеме на работу рабочих не может превышать 1 месяца.
Если в период испытания работник отсутствовал на работе в связи с временной нетрудоспособностью или по другим уважительным причинам, испытательный срок может быть продлен на соответствующее количество дней, в течение которых он отсутствовал (ч. 3 ст. 27 КЗоТ).
Приведенные выше сроки испытания при приеме на работу являются предельными сроками и могут быть заменены на сроки меньшей продолжительности. А вот устанавливать срок испытания большей продолжительности работодатель не вправе, поскольку это будет являться нарушением трудового законодательства (см. письмо № 013-0721-05). Подробно о порядке установления и гарантиях, определенных действующим законодательством испытываемым работникам, см. статью «Испытательный срок при приеме на работу» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 69, с. 34;
3) материальной ответственности работника;
4) неразглашения коммерческой тайныи т. д.
Обращаем внимание: условия трудового договора, ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством и коллективным договором, считаются недействительными на основании ст. 9 КЗоТ.
Как правило, на практике процедура оформления трудовых отношений с новым работником включает следующие этапы:
1) работник подает заявление о приеме на работу и другие документы, необходимые для заключения трудового договора;
2) заявление вместе с документами передается руководителю предприятия, который их рассматривает и проставляет соответствующую резолюцию;
3) отдел кадров в соответствии с резолюцией руководителя предприятия оформляет приказ (распоряжение) о принятии на работу по типовой форме, утвержденной приказом Госкомстата Украиныот 05.12.2008 г. № 489, либо по собственной внутренней форме, утвержденной на предприятии. Наименования работы, профессии или должности работника должны соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010;
4) должным образом оформленный приказ (распоряжение) о принятии на работу подписывается руководителем предприятия;
5) работник ознакамливается с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись;
6) отдел кадров формирует личное дело работника, заполняет на него личную карточку и вносит соответствующую запись в трудовую книжку работника.
Обращаем внимание: трудовой договор считается заключенным и в случае, если приказ (распоряжение) издан не был, но работник фактически был допущен к работе (ч. 4 ст. 24 КЗоТ). При этом под фактическим допуском следует считать выполнение работы работником по распоряжению или с ведома работодателя (п. 7 постановления № 9).
До начала работы по заключенному трудовому договору работодатель обязан (ст. 29 КЗоТ):
1) разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под роспись об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, которые не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, его права на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором;
2) ознакомить работника с Правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором;
3) определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимыми для работы средствами;
4) проинструктировать работника по вопросам техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной охраны.
После этого работник может приступать к работе.
Обращаем внимание работодателей: в течение 10 календарных дней со дня приема на работу нового сотрудника они должны подать в центр занятости Отчет о принятых работниках по форме № 5-ПН. Подробнее об этом читайте в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 67, с. 14.
Заполняем личную карточку
Личная карточка работника (типовая форма № П2, утверждена приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656) является основным первичным документом по личному составу.
Личная карточка заполняется на всех работников, принятых на предприятие на постоянную, временную или сезонную работу, в том числе по совместительству.
Заполнение личной карточки производится в одном экземпляре, как правило, работником отдела кадров, на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета (временного удостоверения, выданного вместо военного билета или удостоверения о приписке к призывному участку), трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения, приказов (распоряжений) о приеме на работу, переводе, увольнении и других документов.
На военнообязанных работников и работников-призывников в обязательном порядке заполняется раздел II «Відомості про військовий облік» личной карточки. Подробно порядок заполнения данного раздела личной карточки был рассмотрен в статье «Учет военнообязанных и призывников на предприятиях, в учреждениях, организациях» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 75, с. 15.
Запись о приеме на работу делается в разделе IV «Призначення і переведення» личной карточки работника на основании подписанного приказа (распоряжения). Далее в этом разделе будет отражаться информация о переводе работника на другую работу. С каждой записью, вносимой в этот раздел личной карточки, а также в трудовую книжку, работника ознакамливают под роспись в графе «Підпис працівника».