Правила деловой переписки и стандарт делового общения.
8.3.1. Ззапрещено:
Ø Использовать корпоративную почту в личных целях.
Ø Без разрешения системного администратора осуществлять “массовые рассылки”, направленные на большое количество адресатов. За разрешением на рассылку обращаться в службу сопровождения и технической поддержки.
Ø Использовать кнопку «Ответить всем» при получении сообщения, в котором указан массовый адрес рассылки в поле «Кому».
Ø Менять тему письма при ответах и пересылках, отправлять сообщения без текста.
Ø Отправлять письма без подписи (подпись фактически отправляющего письмо, с указанием должности и телефона).
Ø Открывать файлы, прикрепленные к подозрительным письмам от неизвестных Вам адресатов (возможно - это вирус).
Ø Использовать декоративные элементы при создании писем, присваивать важность письму.
Ø Запрашивать уведомления о прочтении.
Стандарты общения по телефону.
· Сотрудник, отвечающий на телефонные звонки, обязан представиться по утвержденной форме:
Ø № магазина
Ø Должность
Ø Ф.И.О.
Запрещено:
Ø Использовать телефон длительный период времени в личных целях.
Ø При общении по телефону использовать ненормативную лексику.
Ø Вести междугородние переговоры (не в рамках Компании).
Ответственность
· Каждый пользователь электронной почты несет персональную ответственность за содержание сообщений, отправленных с его электронного адреса.
· Контроль использования корпоративной электронной почты возлагается на сотрудников IT – отдела.
· Ответственность за нарушение указанных правил несет пользователь, допустивший нарушение, а также его непосредственный руководитель.
· Меры взыскания определяются Руководителем IT – отдела. В перечень мер входят: снижение размера премии, объявление дисциплинарного взыскания - замечания, выговора – с соответствующими последствиями.
8.4. Заявки «ServiceDesk».
· Все заявки на ремонт и замену оборудования размещаются на «ServiceDesk».
· Заявки размещаются для следующих служб:
· IT – отдел
· СЭ – служба эксплуатации.
· Безопасность – видеооборудование
· Маркетинг – акционные вкладыши, рекламное оборудование, баннеры.
Ø Заявка должна в себе содержать подробную информацию о том, какие ремонтные работы необходимо произвести.
Ø Если ваша проблема решается внешними ремонтными службами, например:
· Ремонт фискального принтера (КИФ)
· Замена ЭКЛЗ (КИФ)
· Ремонт МФУ (принтер, сканер)
· Ремонт весового оборудования
В заявке необходимо написать оповестили Вы уже стороннюю организацию или нет.
Ø Заявки, не требующие отлагательств, такие как:
· Нет переоценки
· Нет заказов
· Не прогрузилась акция
· Не установлено время на продажу алкоголя.
В этом случае необходимо напрямую связываться по телефону или по электронной почте с менеджером IT – отдела, курирующего ваш магазин.
Ø Прежде, чем сделать заявку на закупку нового оборудования, необходимо убедиться в том, что предыдущее оборудование прошло процедуру списания, т.е. подписано главным бухгалтером компании Власовой О.В.
Ø Для того чтобы оставить заявку в «ServiceDesk» необходимо:
На рабочем столе или в меню «Пуск» найти соответствующий значок
ü Запустить работу программы
ü Откроется рабочее окно с закладками
ü Выбираем закладку заявки. В открывшемся окне находим закладку новая заявка.
ü Заполняем заявку по следующей схеме:
ü Выбрать службу
ü Выбрать категорию (ремонт, закупка)
ü Описать проблему.
ü О состоянии своей заявки мы можете узнать из журнала, где хранятся
заявки, с указанием статуса (закрыта, не закрыта или закрыта частично).
