Правила заполнения табеля в электронном виде.
· Новая форма табеля в виде рассылки по электронной почте поступает в магазин от Регионального Директора ежемесячно.
· Табель заполняется ежедневно и до 12:00 отправляется на электронную почту:
tab@netto-shops.ru и Регионального Директора.
· Табель имеет закладки:
ü График
ü Данные
ü ШР ММ (Штатное расписание ММ формата)
ü ШР СМ (Штатное расписание СМ формата)
ü ШР БМ (Штатное расписание БМ формата)
ü Ведомость.
ü Ведомость БК
Ø Закладка график.
При получении табеля на новый месяц необходимо внести номер своего магазина и построить график. Построение графика осуществляется только 1 раз.
Обязательные поля для заполнения:
Ф.И.О. сотрудника Информация переносится из предыдущего
табеля
Табельный номер путем копирования.
Дата рождения. При поступлении нового сотрудника, информация
Подразделение копируем из письма от О.П.
ü Количество часов в табеле проставляется текущим числом, в цветных ячейках.
ü Все цветные ячейки должны быть заполнены, даже в тех случаях, когда сотрудник не вышел на работу (больничный лист, прогул, отпуск, свой счет, обучение).
ü Если сотрудник увольняется, все смены до конца месяца должны быть заполнены значком «увольнение».
ü Заполнение ячейки происходит при помощи дополнительной функции «заливка»
· Данная функция содержит в себе следующие закладки:
ü Замена.
ü Часы.
ü Заливка.
ü Больничный, прогул, отпуск, увольнение, учеба.
ü Нет заливки.
ü Очистить.
ü Все часы в табеле проставляются при помощи функции «заливка», ввод часов с клавиатуры – не активен.
· Корректировка в табеле допустима в следующих случаях:
ü Сотрудник отработал меньше часов, чем было проставлено в табеле по состоянию здоровья.
ü Сотрудник отработал больше часов, чем положено по графику.
ü Сотрудник не вышел на работу.
ü Для сотрудников клининга корректировка возможна только на уменьшение часов.
ü Все корректировки в табеле, должны сопровождаться служебной запиской.
ü Служебная записка по основному персоналу отправляется вместе с табелем на электронные адреса:
tab@netto-shops.ru и Региональному Директору.
· Служебная записка по сотрудникам клининга отправляется без табеля на следующие электронные адреса:
аlarm@gk-ets.ru
cleaning@netto-shops.ru
· Информация в колонках:
ü Факт час – суммируется количество отработанных часов по своей должности.
ü Замена – отражается количество часов отработанных в другой должности.
ü Доплата питание – только для сотрудников ММ формата
ü Инвентаризация, Санитарная ночь – необходимо проставить сумму ДС, согласно стандартам Компании.
ü Больничный лист, Отпуск – заполняет бухгалтерия.
ü Премиальная часть «За выполнение» - заполняется автоматически.
ü Количество отработанных месяцев - заполняется для категории сотрудников
на окладную часть, которых, влияет рейтинг.
ü «Удержания» - заполняется автоматически.
ü Штрафы – заполняется вручную на основании служебных записок смежных служб.
ü К выдаче – заполняется автоматически.
ü Замена – заполняется автоматически, после заполнения переработок в своем магазине.
· Табель переработок (черно-белый) – зеркальное отражение основного табеля,
активны только белые ячейки (т.е. выходные дни сотрудника).
ü Необходимо проставить часы, затем воспользоваться заливкой, согласно должности на переработке.
ü Исключение составляет Управляющий магазином - по данной должности все ячейки активны.
ü Фактически часов – заполняется автоматически, по данным о переработках.
ü Превышение нормы переработок – заполняется автоматически.
ü Норматив по переработкам, 40% от нормы часов. Превышения не оплачиваются.
Функция 
- быстрый переход к табелю переработок.
· Нижняя часть табеля:
ü Испытатели – Вносятся все сотрудники на испытательном сроке.
ü Для линейного персонала испытательный срок – 1 месяц
ü Для административного состава испытательный срок – 2 месяца.
ü В случае перевода из магазина в магазин – до конца месяца.
ü Для сотрудника испытателя необходимо составить график, согласно занимаемой должности. Основанием для построения графика, служит основной табель.
ü При заполнение колонки «График» (выбираем из списка) – колонки «Норма час» и «Оклад», заполняются автоматически.
· Переработки в других Нетто
ü 
Из списка выбираем сотрудника.
ü 
Номер магазина, в который идет сотрудник на переработку.
ü Оклад заполняется автоматически.
ü 
Нажимаем закладку «построить график»
ü Часы проставляются при помощи функции «заливка»
ü Количество часов необходимо согласовывать с Управляющим магазином, куда сотрудник выходит на переработку.
· Переработки с других Нетто
ü Заполняем Ф.И.О. сотрудника, согласно должности на переработке.
ü № магазина из которого пришел сотрудник.
ü Оклад устанавливается автоматически.
ü Часы можно заполнить с клавиатуры.
· Аутсорсинг (уборщицы, грузчики)
ü Заполняем Ф.И.О. сотрудника.
· Штатное расписание магазина.
ü Расчет комплектации автоматически согласно штатному расписанию и фактическому выходу сотрудников на работу по дням.
ü Расчет производится по линейному персоналу, администрации магазина, контролерам, пекарям, мясники и продавцы.
ü Расчет производится с учетом больничного листа, отпуска, учебы.
ü В конце каждой недели, можно увидеть результат по комплектации вашего магазина.
v Комплектация магазина рассчитывается по формуле:
Фактическое количество сотрудников, делится на количество согласно штатному расписанию и умножается на 100.
· Закладка «Данные»
 |
ü Заполняются данные о выполнении плана по товарообороту магазина, потери, рейтинг.
ü Показатели влияют на удержания и премиальную часть.
· Закладка «Штатное расписание»
 |
ü Штатное расписание разбито по номерам магазинов.
· Закладка «Ведомость»
ü Заполняется автоматически по мере заполнения табеля.
ü Применяется для контроля начисления заработной платы.
ü При нажатии стрелки 
произойдет сжатие таблицы.
ü При нажатии стрелки 
таблица примет первоначальное состояние.
ü Для того чтобы обозначить название колонок, необходимо в конце ведомости
найти два круга (желтый и красный)
ü При нажатии на желтый круг, будет сформирована ведомость 2 и ведомость для бухгалтерии.
При помощи стрелки можно сгруппировать таблицу.
ü При нажатии на красный круг, ведомость 2 и бухгалтерская ведомость исчезнут.
· Важная информация при работе с табелем:
ü Если сотрудники поменялись сменами:
ü Сотрудник, у которого по графику рабочий ставим «отпуск»
ü Заявление об отпуске за свой счет сотрудник должен написать заранее.
ü Сотрудник, который выходит на замену числится в табеле переработок, заливка не используется.
ü Данный сотрудник не числится в комплектации магазина в этот день.
ü Если сотрудник находится на больничном листе, копия больничного листа должна быть предоставлена в магазин.
ü Длительный больничный лист (более 2-х недель), позволяет нам вывести сотрудника «за штат».
ü Если сотрудник находится на обучении, магазин ставит обучение, часы за обучение проставляются в табеле Учебного Центра.
ü Прогул, должен сопровождаться актом о не выходе на работу. Три акта, позволяют уволить сотрудника.
ü Все данные вне основного табеля сопровождаются служебной запиской.
ü Управляющий магазином в один день может табелироваться по двум должностям.
ü Линейный персонал имеет право взять компенсацию за отпуск.