Образцы документов, необходимых при задержании
ü Заявление в РУВД.
ü Акт изъятия товара у задержанного.
ü Докладная записка задержавшего
ü Объяснения задержавшего и свидетелей.
ü Объяснение задержанного.
ü Справка магазина о стоимости похищенного (в ценах розницы и закупочных ценах)
ü Расписка директора (товароведа) о приеме и возврате в торговый зал похищенного товара.
ü Необходимо составить внутренний акт о задержании.
22.3 Предотвращение потерь:
Аналитическая работа – это одна из важнейших задач руководителя любого уровня. Необходимо ежедневно проводить анализ потерь, в этом Вам помогут следующие действия:
Анализ потерь после плановой инвентаризации
- Какие группы товаров провалились.
- Списание или хищения.
- Если преобладает списание, выявить причину (заказы, не корректная приемка, халатность со стороны сотрудников магазина).
- Если преобладает хищения, необходимо выявить внешнее или внутреннее
воровство.
· Если преобладает внешнее воровство необходимо составить план мероприятий направленных на предотвращение потерь.
· Если преобладает внутреннее воровство необходимо провести анализ
Позволяющий понять, кто или что является причиной потерь:
ü Приемка.
ü РКО.
ü Халатность сотрудников.
ü Не корректная работа в БД.
ü Сговор сотрудников.
ü Отсутствие контроля со стороны администрации магазина.
ü Или все вышеизложенные факторы в совокупности.
Анализ периодических пересчетов групп товаров, позволит Вам установить
слабые места магазина и грамотно скорректировать работу персонала по сохранности ТМЦ.
Отчеты, позволяющие проводить аналитическую работу.
ü Отчет по остаткам.
Отрицательные остатки:
Причины возникновения данных чеков:
- Пересортица при приемке.
- Неправильная предпродажная подготовка товара (маркировка).
- Неправильное пробитие товара по кассе (весовой товар).
- Неправильно заведенный штрих-код.
- Неправильное заведение накладной (по количеству).
- Незаведенная накладная.
- Незаведенная бонусная накладная.
- Отсутствие разруба.
- Отсутствие собственного производства.
- Назад инвентаризация.
При ежедневной работе с данным отчетом Вы сможете минимизировать потери связанные с пересортицей, а также приблизитесь к корректным данным по остаткам.
ü Неликвидные товары ТБД.
Причины, по которым отсутствует движение товара:
- Товар не принят, но оприходован.
- Пересортица.
- Товар не выставлен в торговый зал.
- Отсутствует ценник.
- Не правильная выкладка товара.
- Не списан.
- Не осуществлен возврат товара поставщику.
При еженедельной работе с данным отчетом (воскресенье), Вы сможете
контролировать работу Товароведа и исключить не принятый товар (коллективная материальная ответственность применяется в случаях, когда в потерях не найден виновный).
Контроль за возвратом и списаниями.
Минимизировать пересортицу в Вашем магазине.
ü Отчет о расхождениях между накладными и заявками.
Ежедневная работа с данным отчетом позволит Вам избежать не заведенных накладных.
- Журнал закрытия смены Товароведа.
| дата | Количество принятых машин | Количество оприходованных накладных | Сумма списания по ф/о | Сумма списания по мол. | Сумма списания мясо | Возвраты на сумму | Ф.И.О. товароведа | Проверку осуществил |
| 01.02.2013 | 3325,00 | 245,00 | 1365,00 | 10250,18 | Пупкина М.А. | ЗУМ Григорьева. |
Ежедневное ведение данного журнала позволит Вам контролировать работу товароведа и магазина в целом.
· Избежать не заведенных накладных.
· Корректные остатки за счет своевременного списания скоропортящегося товара.
· Своевременный возврат товара поставщикам.
ü Отчет по списанию товаров.
Еженедельное формирование данного отчета позволит Вам, контролировать списание, как по группам товаров, так и по конкретным поставщикам.
Зная процент, выделяемый на списание, Вы легко сможете контролировать свое списание. Также проводить еженедельный анализ, по каким причинам тот или иной товар попадает в списание (короткие сроки при приемке, не правильная ротация в подсобных помещениях, отсутствие ротации в торговом зале, не корректные заказы и.т.д.).
ü Отчет реестр документов.
Данный отчет позволяет просмотреть:
· Покупку
· Списание
· Возвраты
За определенный период и по определенному торговому залу.
ü Оборотная ведомость.
Данный отчет Вы можете запускать по мере необходимости.
Он позволяет Вам увидеть:
· Остаток на начало
· Расходные накладные
· Продажи
· Остаток на конец.
Формирование отчета возможно по разделам, группам и отдельным товарам.
Мероприятия, направленные на предотвращение потерь
Соблюдение норматива потерь является важной характеристикой управляющего состава магазина (УМ/ЗУМ), характеризует их как умелых руководителей, определяет уровень развития такой управленческой компетенции как организация работы.
Правильно организовать работу в магазине помогут стандартные мероприятия, направленные на предотвращение потерь. После проведенного анализа и определения характера потерь рекомендуется составить план мероприятий с обозначением периодичности выполнения и ответственных лиц. После внедрения необходимо проводить промежуточный анализ результатов с целью определения эффективности мероприятия и корректировки дальнейших действий.
Ниже приведен пример составления плана мероприятий.
| Рекомендуемая форма Плана мероприятий по предотвращению потерь | |||
| № пп | Мероприятие | Периодичность | Ответственный |
| Выборочная проверка товара по срокам | 2 раза в неделю | УМ/ЗУМ | |
| годности УМ/ЗУМ | |||
| Проверка комнаты персонала (столовой) на предмет | Ежедневно | УМ | |
| наличия товара со стикером или чеком. | |||
Включение в план конкретных мероприятий зависит от характера потерь в магазине. Но необходимо помнить, что большая часть мероприятий – это стандартные действия, определенные правилами работы в компании, которые должны выполняться вне зависимости от показателей магазина.
Список стандартных и рекомендуемых мероприятий приведен ниже. Если, Вы захотите использовать дополнительные мероприятия, которые, в свое время, использовали и получили желаемый результат - это возможно, но необходимо их предварительно согласовать с Вашим непосредственным руководителем. Вообще, любой план мероприятий внедряется в работу только после согласования с руководством.Также, все результаты промежуточного анализа и подведение итогов по результатам внедрения высылаются на Вашего руководителя.
| Мероприятия по предотвращению потерь | |
| В части списаний | |
| Прием товара только Администрацией | |
| Контроль качества приемки (сроки годности, приемка по кол-ву и качеству) | |
| Соблюдение ротации товара в торговом зале (обучение персонала) | |
| Работа с браком, возвратами, списанием товара | |
| Своевременное оформление запросов на уценку | |
| Порядок на складах, соблюдение ротации товарного запаса | |
| Проведение промежточного анализа списаний | |
| Закрепление зон ответственности | |
| Своевременная обратная связь на руководителей и смежные службы | |
| Еженедельная отправка файла по Акционным остаткам и большим остаткам товара | |
| Запросы по распределению товара с подходящими сроками ( не менее 1 месяца) | |
| Рекомендуемые мероприятия | |
| Выборочная проверка товара по срокам годности УМ/ЗУМ | |
| Ведение журнала учетов сроков годности по зонам ответственности | |
| Контрольное принятие товара ЗУМ, после товароведа | |
| Отработка проблемных групп и позиций по мин.остаткам ( УМ) | |
| Запросы по изменению графиков поставок ( особенно скоропорт) |
| В части хищений со стороны покупателей и поставщиков | |
| Контроль рабочего состояния шкафов для покупателей | |
| Закрытие на замок подсобок и разгрузки | |
| Разгрузка товара через одно окно ( исключение прием мяса) | |
| Контроль работы контролера | |
| Взаимодействие с СПП | |
| Определение покупателей из группы риска, отслеживание данных покупателей в ТЗ (инструктаж, обучение контролеров и линейного персонала) | |
| Контроль работы тревожных кнопок | |
| Контроль работы кассиров (в отсутствии контролера) на предмет проверки. | |
| покупательских тележек. |
| В части хищений со стороны сотрудников магазина | |
| Нахождение УМ/ЗУМ в торговом зале с целью контроля работы персонала | |
| Анализ отчета по отказу от чека, разбор причин | |
| Контроль нахождения постороннего товара на кассе | |
| Проверка шкафов для покупателей | |
| Проверка кассира-операциониста, не менее 2-х раз в день, внезапное снятие. | |
| Ведение журнала | |
| Контрольные перевложения денег кассирам | |
| Ведение журнала по отмене строк | |
| Отмена строк в чеке осуществляется только УМ/ЗУМ | |
| Сверка чеков с покупательской корзиной, ведение журнала | |
| Недопущение обслуживания родственников и знакомых на кассе | |
| Контроль кассиров на предмет наличия денежных средств, телефонов | |
| Контроль наличия товара в комнате персонала( столовой) товар с чеками, | |
| определено время пробития товара на кассе для сотрудников, с обязательным | |
| присутствием ЗУМ | |
| Проверка комнаты персонала (столовой) на предмет наличия товара со стикером | |
| или чеком. | |
| Проверка шкафов для одежды сотрудников магазина | |
| Осуществление покупок сотрудниками в строго определенное время в | |
| обязательном присутствии ЗУМ/УМ | |
| Ведение журнала учета перекуров сотрудников | |
| Допуск в подсобное помещение персонала только с разрешения УМ/ЗУМ или в их присутствии | |
| Проверка личных вещей, покупок и одежды сотрудников при выходе из магазина. | |
| Ведение журнала прихода/ухода сотрудников | |
| Контрольные проверка открытия и закрытия магазина, посещение в выходные дни | |
| (УМ, СПП, РД) | |
| Контроль работы кассиров на предмет обслуживания родственников или знакомых. | |
| Рекомендуемые мероприятия | |
| Журнал учета выдачи сигарет на кассы, с проведением пересчета по каждой кассе | |
| Проверка мусора | |
| Ежедневный пересчет проблемных позиций ответственным по зоне. |
| Общие мероприятия | |
| Проведение утренних собраний, постановка задач каждому сотруднику, контроль | |
| выполнения. Предоставление обратной связи по факту выполнения задачи | |
| Анализ ревизии, с определением мероприятий по проблемным группам | |
| Пересчет проблемных групп еженедельно | |
| Доведение информации по проблемным группам до персонала | |
| Комлектация ЛП-100% | |
| Аанализ отчета Товаров без движения | |
| Аанализ отчета по отрицательным остаткам чекам |
Тема № 23 Инвентаризация.
23.1. Виды инвентаризаций.
· Локальная инвентаризация – выборочная проверка фактических остатков товара выбранной группы с учетными данными.
ü Данный вид инвентаризации проводится на бумажных носителях и имеет характер аналитической работы.
ü Пересчет товара производится согласно графику, установленному РД.
ü В ближайшее время в Компании будет внедрена возможность отражать результаты пересчета в программе.
- Еженедельный пересчет производится по следующим группам товаров:
ü Мясо и мясные п/ф – результат пересчета передается главному технологу ОКК
ü Овощи/фрукты
ü Гастроном молочный
ü Алкоголь
ü Кофе
ü Шоколад
- Сплошная инвентаризация – пересчет всех групп товаров магазина сотрудниками КРО (контрольно ревизионный отдел), с целью привести учетные остатки к фактическим.
23.2. Подготовка магазина к сплошной инвентаризации:
За 1 день до начала инвентаризации:
ü Товар в подсобных помещениях должен быть расставлен строго по группам.
ü Не допустимо выставление в несколько рядов, закрывая таким образом доступ ревизоров к товару стоящему на втором плане.
ü Весь товар подлежащий возврату, находится в отведенном месте, переписан на отдельные бланки, закреплен подписью управляющего (или товароведа) с указанием сроков возврата. Количество бланков должно быть не более2-3 листов.
ü Не кондиционный товар, не подлежащий возврату, должен быть списан до начала инвентаризации, и утилизирован.
ü Качественный товар в коробках должен быть развернут ярлыками в одну сторону, удобную для прочтения.
ü Вскрытые, не полные коробки должны стоять снизу.
ü В холодильных камерах – товар должен быть расставлен по товарным группам.
ü Вход в камеры должен быть свободным.
ü Товар подлежащий нарезке и фасовке (сыр, колбаса),но не имеющий упаковки с информацией о нем, должен быть отстикирован.
ü Провести анализ по отчету «Отрицательные остатки», дабы до инвентаризации выявить не оприходованные накладные.
В день инвентаризации:
ü В торговом зале, товар должен быть расставлен согласно планограмме, необходимо избегать перемешивания товара в ряду, т.е. если стоит ряд чая индийского, на нем или за ним недолжно быть других сортов чая.
ü При подготовке торгового зала необходимо уделить особое внимание следующим группам товаров на предмет просрочки и качества выкладки:
o Детское питание – соблюдать рядность, избегать пересортицы в ряду.
o Стойка со снеками (рыба вяленная, сушеная) – сроки годности
o Сухофрукты – сроки годности
o Кондитерские изделия – сроки годности
o Замороженные продукты - избегать пересортицы в ряду, сроки годности, особенно на рыбу замороженную.
ü Запрещено обнулять товарный запас магазина пред инвентаризацией.
ü Осуществить все возвраты поставщикам запланированные на этот день.
ü До 18:00 оприходовать все поставки товара за сегодняшний день.
ü Произвести все списания.
ü Произвести в программе разруб и собственное производство.
ü Подготовить для КРО папки:
o Списание
o Списание питание
o Бонусные поставки
o Возвратные накладные (если будут выявлены возвраты поставщикам без надлежащего оформления документов - возврат считается недействительным), товар автоматически попадает в прямые потери.
ü В магазинах, где есть штатная единица повара, готовят обед на ночь для сотрудников КРО и персонала, который остается на инвентаризацию.
ü Ответственное лицо от магазина во время инвентаризации - УМ
ü От магазина выделяют сотрудников, для помощи КРО.
ü Количество сотрудников на инвентаризацию определяется согласно формату магазина, но не менее 1 специалиста – грузчика и 1 специалиста – кассира.
ü В ночь инвентаризации магазин закрывается на вход для покупателей в 23:00
ü Сотрудники отделов собственного производства – пересчитывают отдел вместе с КРО и только после этого покидают магазин, но не позднее 23:30.
23.3. Результат пересчета товара.
ü Пересчет товара производится при помощи сканеров.
ü Пересчет осуществляют сотрудники КРО.
ü Руководитель КРО, выгружает информацию в компьютер и формирует ведомость расхождений.
ü УМ – анализирует результаты пересчета и дает обратную связь Руководителю КРО с какими позициями не согласен.
ü Сотрудники КРО совместно с сотрудниками магазина проводят повторный пересчет позиций, по которым были разночтения, результат также отражается в компьютере.
ü После пересчета всех групп товаров – инвентаризация закрывается.
ü Руководитель КРО готовит аналитическую записку.
ü УМ – подписывает результаты инвентаризации
ü Апелляция подается в течение 3 – х. дней, только по расхождениям существенно повлиявшим на результат инвентаризации.
ü Сумма к удержанию может быть изменена после инвентаризации, в тех случаях, когда были выявлены не заведенные накладные в инвентаризационный период.
На следующий день после инвентаризации:
ü УМ – проводит собрание для сотрудников магазина по результатам инвентаризации.
ü УМ/ЗУМ - проводят анализ потерь и формируют план мероприятий для предотвращения потерь на следующий инвентаризационный период.
ü УМ/ЗУМ – отправляют информационное письмо РД по результатам инвентаризации (развернутое письмо, с пояснениями по недостаче и излишкам).
- Важно:
ü Руководитель КРО имеет право отменить инвентаризацию, если в магазине нет света, не работает оборудование, складские помещения не готовы к инвентаризации.