Порядок реєстрації та відправлення вихідної документації
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ЗІ СЛУЖБОВИМИ ДОКУМЕНТАМИ
В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ
3.1. Технологія роботи з вхідними документами
3.2. Порядок реєстрації та відправлення вихідної документації
3.3. Робота з документами для службового користування
3.4. Особливості роботи державної податкової служби з електронними документами
3.5. Контроль за виконанням документів
Порядок реєстрації та відправлення вихідної документації
Проходження вихідного документа в установі включає в себе такі стадії (рис. 3.2):
Розглянемо етапи роботи з вихідними документами ОДПС більш детально.
Складання проекту документа і його виготовлення – це написання рукописного проекту документа і друкування його на бланку установи або чистому аркуші паперу відповідного формату. Рукопис складається безпосереднім виконавцем, якому доручено підготувати необхідний документ.
Вимоги до тексту, правила погодження і засвідчення документів викладені у попередніх розділах.
Підготовлений і погоджений проект вихідного документа (найчастіше це лист) передається на підпис керівнику. Перед цим виконавець повинен переконатись у правильності тексту, перевірити наявність необхідних додатків і правильність їх оформлення, наявність віз на копії вихідного документа, зауважень і пропозицій (якщо такі були) та інших матеріалів, на основі яких готувався проект документа.
Якщо передається на підпис проект листа-відповіді, то одночасно передається і лист-запит.
Рис. 3.2. Етапи роботи служби діловодства ДПС з вихідними документами
Вихідні документи підписуються посадовими особами органів державної податкової служби відповідно до їх компетенції. Зокрема, документи, які направляються до органів вищого рівня, а також з важливих питань діяльності установи, підписуються керівником, а в разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його функції. Інші документи можуть підписуватися заступниками керівника чи керівниками структурних підрозділів відповідно до розподілу функцій і в межах визначення їх прав.
Після підписання вихідні документи передаються на реєстрацію і відправлення у діловодну службу.
Реєстрація вихідної кореспонденції – це фіксування факту створення і надсилання документа відповідному адресату шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу і дати надходження в службу діловодства. При цьому необхідні дані про документ заносяться до журналу реєстрації вихідної кореспонденції.
Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано. Децентралізована реєстрація вихідної кореспондентів допускається лише в міжрайонних та об’єднаних органах держаної податкової служби з територіально роз’єднаними структурними підрозділами.
Реєстраційний індекс вихідного документа складається, як правило, із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) та індексу справи за номенклатурою, в яку підшивається копія вихідного документа. Наприклад: № 139/12-33, де 139 – порядковий номер вихідного документа за журналом реєстрації, 12-33 – номер справи, в якій зберігається копія вихідного документа.
До складу реєстраційного індексу можуть входити і цифрові позначки постійних реєстраційних груп кореспондентів. Так, якщо попередній документ направляється на адресу Кабінету Міністрів України, то його реєстраційний індекс може бути таким: № 139 / 3 / 12-33.
Діловодна служба під час приймання документів на реєстрацію і відправлення повинна перевірити:
– правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
– правильність зазначення адреси одержувача;
– наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках на ньому;
– наявність віз на копії документа, що залишається у справах;
– наявність на документі відмітки про додатки;
– відповідність кількості примірників документа кількості адресатів.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, зверху на правому полі першої сторінки діловодною службою ставиться штамп “Підлягає поверненню”.
Кореспонденція, що надсилається одночасно одному і тому ж адресату, вкладається в один конверт, на якому проставляються реєстраційні індекси всіх вкладених документів.
Вихідна кореспонденція залежно від її важливості може відправлятися простими, рекомендованими, цінними відправленнями, електронною поштою та факсом.
Документи, що доставляються місцевим кореспондентам кур’єрами, передаються під розпис у журналі (розносній книжці).