Робота з документами для службового користування
Державною податковою службою України розроблено і затверджено Положення про податкову інформацію в державній податкові службі України.
Положенням визначено класифікацію інформації, що циркулює в органах державної податкової служби, за ступенем її конфіденційності, правила її підготовки, використання, зберігання та розповсюдження, а також відповідальність осіб, які мають право доступу до неї під час її обробки та зберігання в органах державної податкової служби.
Конфіденційна інформація – це інформація обмеженого доступу, що перебуває у володінні, користуванні або розпорядженні органів державної податкової служби, крім інформації, що становить державну таємницю.
З метою запобігання безконтрольному розповсюдженню конфіденційної інформації, що є власністю держави, в системі державної податкової служби України при розробці документів встановлюють гриф “Для службового користування”, яким вводиться обмеження щодо розповсюдження, обліку та зберігання цієї категорії документів.
Перелік відомостей, що містять службову інформацію та яким присвоюється гриф обмеження доступу ,,Для службового користування” в органах державної податкової служби України надано в додатку 8.
Зазначений гриф і номер примірника проставляється в правому верхньому куті першої сторінки документа, титульному аркуші видання і на супровідному листі до цих матеріалів. Якщо гриф обмеження доступу неможливо внести безпосередньо на магнітний носій, він обов’язково зазначається у супровідному листі.
Кореспонденція з грифом “Для службового користування”, що надходить на адресу податкових органів, приймається і реєструється централізовано у діловодній службі. При прийманні обов’язково перевіряється: правильність доставки, цілісність пакетів, відповідність номерів, кількість примірників і сторінок, наявність додатків. У разі відсутності документа, додатків до нього або пошкодження, складається акт встановленої форми у двох примірниках, один з яких направляється відправнику для надсилання документів, яких не вистачає або зіпсовані. Помилково надіслані документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправнику або пересилаються за призначенням.
Реєстрація документів та видань з грифом “Для службового користування” ведеться, як правило, окремо від реєстрації іншої несекретної документації у журналах або картках, при цьому необхідно обов’язково вказувати кількість сторінок документа або кількість примірників видань.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” потрібно вести окремо від обліку паперових носіїв такої інформації.
Сторінки зазначених реєстраційних журналів обов’язково нумеруються, а самі журнали прошнуровуються та опечатуються із оформленням на останній сторінці запису про кількості сторінок у журналі. Запис робиться службою діловодства і засвідчується печаткою.
Існують конкретні правила користування документами, що мають гриф “Для службового користування”. Зокрема, до роботи з такими документами допускаються лише працівники, які зазначаються у резолюціях керівництва, а до роботи із справами – лише посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих справ.
Ознайомлювати представників сторонніх організацій із документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в державній податковій службі України можна лише за письмовим дозволом керівництва ОДПС після одержання письмового запиту від зацікавлених організацій. У разі наявності в документах із грифом “Для службового користування” відомостей, що належать до компетенції інших організацій, передавати такі відомості можна лише за письмовою згодою цих організацій.
Справи з грифом “Для службового користування” необхідно періодично переглядати з метою можливого зняття цього грифа. Рішення про зняття грифа “Для службового користування” приймається експертною комісією (ЕК), яке оформляється актом та затверджується керівником ОДПС.
Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ, складання описів справ) здійснюється відповідно до правил, встановлених Головним архівом України.
Відібрані для знищення справи з грифом “Для службового користування”, що не мають науково-історичної цінності і практичного значення, оформляються окремим актом або включаються у загальний акт про виділення справ до знищення (в останньому випадку після зазначення індексів відібраних справ необхідно проставляти відмітку “ДСК”).
Відібрані для знищення документи, справи, видання з грифом “Для службового користування” перед здачею на переробку як макулатура обов’язково повинні подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх читання.
Документи, що мають гриф “Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно замикаються і опечатуються. У разі видачі таких справ для користування співробітникам, вони повинні бути повернуті, як правило, у той же день. Не дозволяється виносити документи, справи з грифом “Для службового користування” за межі службових приміщень, а в разі необхідності дозвіл виконавцю на винесення документів з грифом “Для службового користування” може дати керівник ОДПС чи структурного підрозділу, якщо організація знаходиться в межах одного населеного пункту.
У разі зміни працівників, які відповідають за облік і зберігання документів і справ з грифом “Для службового користування”, складається акт приймання-передачі цих документів (справ).
З метою контролю за дотриманням правил роботи з документами, що містять гриф “Для службового користування”, та їх зберіганням щорічно необхідно проводити перевірку наявності зазначених документів. Така перевірка здійснюється комісією, що призначається наказом керівника ОДПС, наслідки перевірки оформляються актом.
У разі втрати або незаконного знищення документів із грифом “Для службового користування” чи розголошення конфіденційної інформації винні особи несуть дисциплінарну чи цивільно-правову відповідальність згідно з чинним законодавством.