Состав реквизитов документов
Назначение разделов информационного массива системы КонсультантПлюс. Поиск по нескольким разделам.
Документы, хранящиеся в базе АИПС КП, физически содержаться в Едином информационном массиве. Поскольку документы каждого типа имеют свои специфические особенности, они включаются в соответствующие разделы инф. массива.
Информация, включённая в систему, структурирована по разделам; в настоящее время в СПС КонсультантПлюс существуют следующие разделы:
-законодательство – нормативные и иные официальные акты федеральных и региональных органов гос. власти
-судебная практика – судебные акты; материалы по вопросам правоприменительной практики;
-финансовые и кадровые консультации – консультационные материалы по бухгалтерскому учету, налогообложению, банковской, инвестиционной, внешнеэкономической деятельности, вопросам валютного регулирования;
-консультации для бюджетных организаций;
-комментарии законодательства – комментарии к нормативным актам федерального законодательства;
-формы документов – типовые формы, бланки, образцы деловой документации;
-законопроекты – проекты федеральных законов, находящихся на рассмотрении в Федеральном Собрании РФ;
-международные правовые акты – многосторонние и двусторонние международные договоры РФ, документы международных организаций, документы о ратификации;
-правовые акты по здравоохранению – нормативные документы по медицине и фармацевтике, консультации по данным видам деятельности;
-технические нормы и правила.
Название раздела отражает характер информации, которая в нём содержится. Каждый раздел, в свою очередь, состоит из информационных подмножеств, т. н. банков. Такое структурирование данных упрощает поиск информации в системе за счёт исключения из поиска разделов и информационных банков, содержащих информацию, заведомо не удовлетворяющую условиям поиска.
Деление массива информации на информационные банки преследует ещё одну цель — реализовать модульный принцип построения технических систем. Это даёт возможность конечному пользователю системы включить в свой набор те информационные банки, которые ему необходимы.
Поиск по нескольким разделам. –Посмотреть в практикуме.
Виды поиска в АИПС КонсультантПлюс.
Классификация информации
2) Поиск информации – процесс выявления и отбора по заданным содержательным и формальным признакам документов или данных из информационных потоков или массивов.
Информационный поиск обеспечивается информационно-поисковой системой (ИПС) – совокупностью средств и методов, организованной в функциональную систему, выполняющую хранение и поиск информации. Для ИПС важным является информационный запрос, поступающий от потребителя, – текстовое выражение информационной потребности.
В АИПС используются следующие виды поиска правовой информации:
А) поиск по реквизитам документа: (вид документа, принявший орган, номер, название документа, поиск по статусу, дата принятия);
Ревизит – логически неделимый элемент, описывающий определенное свойство отображаемого объекта.
Реквизиты документов - обязательные данные, сведения, которые должен содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций.
Состав реквизитов документов
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб РФ;
02 - герб субъекта РФ;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код унифицированной формы (код документа);
06 - наименование органа государственной власти РФ или субъекта РФ -- автора документа;
07 - наименование организации -- автора документа;
08 - наименование структурного подразделения -- автора документа;
09 - справочные данные об организации;
10 - название вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный индекс (номер) документа;
13 - ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа при ответе на него;
14 - место составления или издания документа;
15 - гриф ограничения доступа к информации, содержащейся в документе;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения документа;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф согласования документа;
25 - визы согласования документа;
26 - оттиск печати;
27 - отметка о заверении копии;
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30 - отметка о поступлении документа в организацию;
31 - отметка для автоматического поиска и контроля информации.
Обязательными для документов являются следующие реквизиты:
04 - код организации по ОКПО;
05-09 - обозначение авторства;
10 - название вида документа (кроме письма, факса);
11 - дата документа;
12 - регистрационный индекс (номер) документа;
13 - ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа запроса при ответе на него (только для писем, факсов);
23 - подпись;
26 - печать (для наиболее важных документов, а также для документов, содержащих финансовые и отчетные сведения).
Но в данном случае мы пользуемся следующими реквизитами:
-вид документа - вид документа: закон, указ и т.д. Документ может иметь несколько видов.
-принявший орган - орган государственной власти, издавший документ.
-номер - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
-название документа - совокупность основных реквизитов (вид документа, принявший орган, дата принятия и номер документа), а также название, которое дано в тексте документа (в некоторых документах это название отсутствует).
-поиск по статусу,
-дата принятия - датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.
Б) тематический поиск документов -тематический запрос – это заявка на подбор документов по определенной теме.