Робота з пропозиціями, заявами та скаргами громадян
Організація створення документів
Організація контролю за виконанням документів.
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.
Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов´язків та керівники структурних підрозділів.
Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання.
Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або зазначений поміткою "скликання". Він організовує здійснення доручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.
Співвиконавці зобов´язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю з резервом часу не менше ніж 20 відсотків до настання строку виконання доручення.
Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.
Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:
- канцелярія — за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими документами, що надходять від вищих державні органів, запитами та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які надійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, окремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;
- групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозділам.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотриманням строків виконання документів здійснює діловод або особа, спеціально призначена для цього.
Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає керівнику організації.
Загальний контроль за дотриманням строків виконання документів і доручень структурними підрозділами та узагальнення даних в апараті покладається на загальний відділ.
Робота з пропозиціями, заявами та скаргами громадян
Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в установи як в усному, так і письмовому вигляді. Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вручатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах. Усні — висловлюються на особистому прийомі чи передаються телефоном. Останні узагальнюються в письмовому вигляді довідки чи в іншій формі. Усi скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці. Принцип реєстрації пропозицій, скарг, заяв подібнi до принципу роботи зі службовими документами. Реєстрації підлягають усі пропозиції, скарги і заяви, що надходять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа (наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83 записують таким чином: Л-83). Картотека заяв, пропозицій і скарг ведеться окремо від картотеки інших видів документів. Картки розташовують за прізвищами заявників в алфавітному порядку. В разі необхідності алфавітну картотеку можна розподілити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині — за прізвищами (згідно з алфавітом). Під час реєстрації первинного надходження заяви, скарги тощо картку заповнюють повністю, за винятком деяких колонок. У колонці “Кореспондент” пишуть прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи чи домашню адресу громадян. У разі повторного надходження заяву реєструють у тій самій картці в спеціально передбачених графах. У ряді випадків ведуть журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Заповнення граф журналу проводиться аналогічно заповненню граф єдиної реєстраційної картки. Інколи надходять повторні листи громадян з одного й того самого питання. Доводиться перегортати журнал, щоб установити, чи заява не повторна. Бувають випадки пропусків при перегляді журналу, що веде до нової реєстрації документів і направлення їх на розгляд іншим виконавцям. Про надходження та результати розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в установах І і II категорій щомісяця складають окреме зведення, III і IV категорій — заповнюють спеціальну графу в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використовують для узагальнення та аналізу. Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються керівникові установи, який призначає виконавця. Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян. У розгляді пропозицій, заяв, скарг велике значення мають терміни виконання. Розгляд заяв і скарг громадян в усіх органах не повинен перевищувати один місяць. При цьому заяви і скарги, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, підлягають розгляду невідкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів з дня надходження. Керівник установи може продовжити термін розгляду заяви чи скарги, але не більше ніж на один місяць, повідомивши про це заявникові в п’ятиденний строк. Термін розгляду питань, що містяться в пропозиціях, заявах тощо, рахується з моменту їх надходження в організацію. Заяви чи скарги, що надійшли до установи, яка не вирішує даних питань, не пізніше ніж у п’ятиденний строк пересилаються до відповідного закладу, з повідомленням заявника.
3. Складання організаційних документів: положень, статутів, інструкцій та правил
ПОЛОЖЕННЯ— це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.
За змістом розрізняють такі положення: • про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи; • що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; • про організацію й проведення різних заходів — культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.
За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.
Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.
Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).
Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
СТАТУТ — це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами тощо.
Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів [для товариств з обмеженою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.
Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.
Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх).
Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.
Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності.
РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:
- назва товариства (може поєднуватися з назвою виду документа);
- назва виду документа (СТАТУТ);
- гриф затвердження;
- позначка про реєстрацію;
- місце складання чи видання, рік.
ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.
Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:
• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;
• посадові.
Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.
РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:
— назва виду документа (інструкція, посадова інструкція);
— дата (зазначають дату підписання);
— індекс;
— місце складання чи видання;
— гриф затвердження;
— заголовок до тексту
— текст;
— позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);
— підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);
— гриф погодження (оформляють у разі потреби);
— візи (оформляють у разі потреби);
— позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).
ПРАВИЛА – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.
За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформ-ення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації " стів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату A4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.
- РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:
— назва виду документа (ПPАВИЛА);
—дата;
— індекс;
— місце видання;
— гриф затвердження;
— заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);
— текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);
— підпис;
— гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);
— візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);
— позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).
Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.
4. Оформлення документів колегіальних планів: протоколів, стенограм, повідомлень
Протокол - довідково-інформаційний документ, що фіксує хід обговорення питань і рішення (ухвали), прийняті колегіальним органом. Колегіальність - принцип управління, при якому керівництво здійснюється не одностайно, а групою осіб, що володіють рівними правами при вирішенні питань; форма ухвалення рішень, при якій враховується колективна думка, використовується метод обговорення.
Формуляр протоколу:
постійні реквізити "єдиного" бланка:
емблема ;
найменування організації ;
найменування виду документа (ПРОТОКОЛ);
змінні реквізити "єдиного" бланка:
дата ;
реєстраційний номер ;
місце складання або видання документа (місце; де відбулося засідання) ;
заголовок ;
текст ;
відмітка про наявність додатку;
підписи.
На протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. В тому випадку, якщо засідання продовжувалося декілька днів, указується дата почала засідання і через тире - закінчення. Наприклад: 19-20.09.99.