КАРТКА (ЖУРНАЛ) обліку особистого прийому громадян

Хід виконання

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Дата | Виконавець | Записи про продовження |Контрольні

передачі на | | терміну, попередню | відмітки

виконання | | відповідь або додаткові |

| | питання |

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Перевірено на місці "__"_______ 19__р. працівником апарату _______

Дата, індекс, виконання __________________Адресат_________________

Вирішено________________

——————————————————————————————————————————————————————————————————

|1.

Результати |——————————————————————————————————————————————————————

розгляду |2.

питань |——————————————————————————————————————————————————————

|3.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

З контролю зняв___________________________________________________

Справа___________________Том_________Аркушів______________Фонд____

Опис_______________Справа________________

Додаток N 2
До Інструкції

Зразок

ЖУРНАЛ реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

——————————————————————————————————————————————————————————————————

| | | | | |нання |ць, |

——+————————+—————————+—————————+——————+—————+———————+———————+—————

1| 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7 | 8

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 3
до Інструкції
Зразок

КАРТКА (ЖУРНАЛ) обліку особистого прийому громадян

——————————————————————————————————————————————————————————————————

——+———————+———————+———————————+—————+———————+——————————+——————————

1| 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Додаток N 4
до Інструкції

ВКАЗІВКИ
щодо заповнення реєстраційно-контрольної
картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій,
заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку
особистого прийому громадян*

Реєстраційно-контрольна картка
(Лицьовий бік)

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Елементи | Пояснення до заповнення

—————————————————+————————————————————————————————————————————————

Кореспондент | Прізвище, ім'я по батькові автора, для

| колективних листів - запис "колективний" і

| зазначається прізвище одного з авторів

Адреса | Місце проживання або роботи, телефон заявника

Дата надходження | Число, місяць, рік одержання

кореспонденції |

Реєстраційний | Початкова літера прізвища автора (для

індекс | колективних листів, листів без підпису -

| відповідно "КО", "БП") та порядковий номер

| кореспонденції

Звідки одержано | Назва організації, що надіслала

| кореспонденцію

Дата надіслання | Число, місяць, рік надіслання листа

| кореспонденту

Індекс документа | Індекс супровідного листа організації, що

| переслала пропозицію, заяву, скаргу

Попередні | Дати і реєстраційні індекси попередніх

звернення | звернень

Короткий зміст | Стислий виклад пропозиції, заяви, скарги

Резолюція | Переноситься з документа або картки (журналу)

| обліку особистого прийому громадян

Автор резолюції | Посада, прізвище та ініціали

Термін виконання | Зазначається відповідно до резолюції або

| термінів виконання, встановлених

| законодавством

Відмітки: | Робляться у правій частині лицьового боку РКК

"Контроль" або | відмітка про контроль - у лівій частині графи

"К" | - про контроль організації, що переслала і

| контролює виконання, у правій - про власний

| контроль

вид документа | пропозиція (зауваження), заява (клопотання),

| скарга; колективна, без підпису; одержано

| поштою, на особистому прийомі, передано

| через уповноважену особу

індекси основних | заповнюються за основними питаннями, що

і додаткових | порушуються у зверненнях громадян і визначені

питань | у Класифікаторі звернень громадян,

| затвердженому постановою Кабінету Міністрів

| України від 24 вересня 2008 р.

| N 858 ( 858-2008-п ), та додатковими

| питаннями, визначеними відповідними

| організаціями

категорія | дані про заявника (інвалід, ветеран війни,

(соціальний стан)| ветеран праці, багатодітна сім'я; робітник,

заявника | службовець, підприємець, пенсіонер тощо)

виконано за | зазначається фактичний строк виконання

_______ днів |

Код РКК (0203005)| Зазначається у лівому верхньому куті

| лицьового боку картки за Українським

| класифікатором управлінської документації

Штамп "ПОВТОРНО" | Ставиться у прямокутнику ліворуч від відмітки

| про контроль під час реєстрації повторних

| звернень

———————————————————

* У разі використання персонального комп'ютера в діловодстві
за пропозиціями, заявами і скаргами громадян допускається
застосування реєстраційно-контрольних карток та карток обліку
особистого прийому громадян, що містять всі зазначені та інші
необхідні елементи, розміщені у послідовності, зручній для
застосування персонального комп'ютера.

(Зворотний бік)

Хід виконання

Дата передачі на | Зазначається дата вручення документа

виконання | безпосередньо виконавцю

Виконавець | Прізвище, ініціали та телефон безпосереднього

| виконавця (графи заповнюються після кожного

| переміщення документа)

Записи про про- | Новий термін, посада і прізвище керівника,

довження терміну,| який прийняв рішення про його зміну; адресат,

попередню | дата, індекс, короткий зміст попередньої

відповідь або | відповіді або питання

додаткові питання|

Контрольні | Відмітки про нагадування, стан виконання тощо

відмітки |

Перевірено на | Дата перевірки, прізвище та ініціали особи,

місці | що здійснювала перевірку, наслідки перевірки

Дата, індекс, | Дата та реєстраційний індекс документа, в

виконання | якому міститься остаточне рішення

Адресат | Зазначаються всі адресати, яким надіслано

| документ з остаточним рішенням

Результати | Короткий виклад прийнятих рішень з усіх

розгляду питань | порушених питань

Вирішено | Зазначається характер відповіді на

| пропозицію, заяву, скаргу - позитивна або

| негативна

З контролю зняв | Посада, прізвище та ініціали керівника або

| іншої посадової особи, яка прийняла рішення

| про зняття з контролю пропозиції, заяви,

| скарги, та підпис відповідального за контроль

Справа ..., том | Індекс справи за номенклатурою, номер тому та

..., аркушів ... | аркушів (проставляються після прийняття

| рішення)

Фонд ...., опис | Проставляються після передачі справи до

...., справа ....| архіву

—————————————————————————————————————————————————————————————————

Рекомендується застосовувати картки форматом А5
(148х210) та А6(105х148)

ЖУРНАЛ
реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян *

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Елементи | Пояснення до заповнення

————————————————+—————————————————————————————————————————————————

Графа 1 | Порядковий номер надається в порядку

| надходження

Графа 2 | Число, місяць, рік надходження, початкова

| літера прізвища автора (для колективних

| листів, листів без підпису - відповідно "КО",

| "БП")

Графа 3 | Прізвище, ім'я, по батькові, адреса

| проживання чи місця роботи та дані про автора

| (інвалід, ветеран війни, ветеран праці,

| багатодітна сім'я; робітник, службовець,

| підприємець, пенсіонер тощо)

Графа 4 | Найменування організації, що надіслала

| пропозицію, заяву, скаргу, дата та індекс

| супровідного листа, відмітка про контроль

Графи 5, 5а | Стислий виклад порушених питань (підпитань)

| та їх індекси, що проставляються у такому ж

| порядку, як і при заповненні реєстраційно-

| контрольної картки

Графа 6 | Основний зміст та дата резолюції; посада,

| прізвище та ініціали керівника - автора

| резолюції, прізвище виконавця, термін

| виконання (вказується відповідно до резолюції

| або термінів, встановлених законодавством)

Графа 7 | Дата, реєстраційний індекс і зміст документа,

| в якому міститься остаточне рішення, та

| прийняті рішення з усіх порушених питань;

| виконавець, посада, прізвище керівника або

| посадової особи, яка прийняла рішення про

| зняття з контролю

Графа 8 | Заповнюється після прийняття рішення "До

| справи"

————————————————————————

* Реєстрація пропозицій, заяв, скарг ведеться в алфавітному
порядку за початковою літерою прізвища кореспондента.