Документальное оформление поступления и выбытия зерна
От собственного производства с\х организации получают различные виды продукции, что приводит к необходимости использования многочисленных форм первичных документов.
Продукция поступает в организацию в сжатые сроки при различных погодных условиях. Поэтому важно организовать уборку и учет поступления ее так, чтобы максимально полно принять полученный урожай. Еще до начало уборки урожая в каждой с\х организации должна быть проведена большая подготовительная работа.
Первичный учет зерновой продукции, полученной от урожая можно осуществлять 2-мя методами. В организации выбирают тот метод, который наиболее соответствует сложившимся в ней конкретным условиям, о чем должно быть прописано в учетной политике организации.
При 1-ом методе используются Реестры отправки зерна и другой продукции с поля ф.№401-АПК. Бланки реестров должны быть пронумерованы и зарегистрированы в специально заведенном для этих целей журнале.
Бухгалтерия выдает бланки пронумерованных реестров отправки зерна и другой продукции с поля каждому водителю транспортного средства и каждому комбайнеру под расписку с указанием с какого и по какой № из них получил. Неиспользованные бланки реестров в обязательном порядке сдаются в бухгалтерию организации с соответствующей отметкой в журнале с какого и по какой № реестра остались неиспользованными.
Комбайнер в своем экз. реестра (401-АПК) указывает дату его заполнения, Ф.И.О., производственное подразделение, № транспортного средства, наименование продукции и ее бункерную массу. При выгрузке зерна из бункера в автомобиль или тракторный прицеп водитель в своем экз. реестра указывает принятый бункерный вес зерна, а также Ф.И.О. комбайнера, № комбайна, дату заполненного документа, наименование полученной продукции. В подтверждение совершенной операции комбайнер расписывается в реестре водителя, а водитель – в экземпляре комбайнера и так в течение всего рабочего дня.
Доставленное на ток или склад зерно в обязательном порядке взвешивается и эта масса кладовщиком проставляется в экз. реестра водителя, что и удостоверяет своей подписью кладовщик. Водитель ставит свою подпись в подтверждение передачи продукции на склад. Зав. складом на основании реестров водителя (ф.№401-АПК) производит запись в реестре приемки зерна весовщиков (ф.№406-АПК). Он открывается ежедневно на каждую культуру. Водитель подтверждает в реестре (ф.№406-АПК) количество сданного зерна своей подписью. В конце рабочего дня кладовщик (зав. током) в реестре приемки зерна весовщиком подсчитывается общее количество зерна, поступившего за день и по каждому комбайнеру в отдельности.
Учет поступившего за сутки от урожая зерна кладовщик ведет в накопительной ведомости поступление от урожая с\х продукции (ф.№408-АПК). Ведомость составляется в 2-х экз. в день поступления продукции на склад на основе реестра приемки зерна весовщиком. В ведомости отражаются итоговые данные по массе принятой продукции. На следующий день после приемки продукции 2-й экз. накопительной ведомости передается в бухгалтерию организации для учета поступившего от урожая зерна. 1-й экз. накопительной ведомости (ф.№408-АПК) и приложенного к ней реестра (ф.№406-АПК) является основанием для составления ведомости движения зерна и другой продукции с поля (ф.№409-АПК) и отчета о движении продукции и материалов.
Для ежедневного учета зерна в местах его хранения по каждой культуре и сорту ведется ведомость движения зерна (ф.№409-АПК). Она составляется МОЛом в конце рабочего дня. Состоит из 2-х разделов.
В 1 разделе указывается остаток зерна на начало дня, его поступление и расход по направлениям использования, а также остаток на конец дня. «-1 раздел – регистрационный лист поступления и (или) выбытия зерна в разрезе производственного подразделения, от которого оно поступило и направление его выбытия. Количество поступившего зерна и его расходование, учтенное в 1 разделе должно соответствовать данным 2-го раздела.
Ведомость, вместе с документами, на основании которых она была составлена передается в бухгалтерию организации в сроки, установленные документооборотом.
При приемке зерна от урожая на нескольких складах бухгалтерией организации может составляться сводная ведомость движения зерна ф.409-АПК. Комбайнер свой экз. реестра отправки зерна и другой продукции с поля прилагает к учетному листу тракториста-машиниста, водитель – к путевому листу автомобиля, механизатор – к путевому листу тракториста с указанием количества перевезенного зерна.
В реестре комбайнера руководитель подразделения указывает убранную площадь и качество уборки.
При втором методе учета – могут применяться талоны.
Бухгалтер организации проверяет количество зерна, принятого от каждого комбайнера и сданного на ток, а также она должна вести оперативный учет зерна, поступившего от урожая. По комбайнерам: кол-во намолоченного зерна и количество убранных га за день и с начала уборки. По водителям: количество перевезенного зерна за день и с начала уборки. Эти данные необходимы для составления отчетности, подведение итогов на дожинках.
На складах, токах зерна подвергается сушке, очистке, сортировке. На каждую партию просушенной и подработанной зерновой продукции сразу же составляется акт на сортировку и сушку зерна и другой продукции (ф.№410-АПК). На основании его производится списание усушки, неиспользованных отходов и принятие к учету товарного, семенного и кормового зерна. Зерно, отправленное на сортировку и сушку, а также после их обязательно взвешивается.
На основании лабораторного анализа в акте на сортировку и сушку зерна и другой продукции отражаются качественные показатели зерна до подработки и после ее. Акт составляется в 1-ом экз.
Отправка зерна для плющения оформляется (от комбайна к месту плющения) реестром (ф.№401-АПК). Зерно доставляется к месту плющения, взвешивается, определяется его влажность засоренность. В местах плющения МОЛ ведет накопительную ведомость (ф.№408-АПК) в 2-х экз., в которой в конце дня он выводит остатки. Количество полученного зерна, заложенного на хранение методом плющения, определяется в массе после доработки. Для этого комиссией составляется Акт определения массы зерна, заложенной на хранение методом плющения в массе после доработки (ф.701-АПК). В комиссию включаются руководитель (бригадир), а также специалисты агрономической и эк. службы и бухгалтер.
Расчет определения массы зерна, заложенного на хранение методом плющения, в массе после доработки определяется следующим образом:
- определяется фактическая средняя влажность поступившего за день зерна;
- определяется фактическая засоренность поступившего за день зерна;
- определяется % выхода зерна стандартной влажности и чистоты;
- определяется выход сухого зерна в пересчете на массу после доработки.
Перемещение зерна внутри организации оформляется требованием накладной либо лимитно-заборной картой.
Реализация зерна заготовительным организациям – специализированная форма ТТН-1(растениеводство).
Другим покупателям – типовая форма ТТН-1 или ТН-2.
За наличный расчет - специальная форма – накладная-приходный ордер (ф.№РП-4) – бланки строгой отчетности!
В счет оплаты труда – ведомость на выдачу зерна произвольной формы (платежная ведомость).
Учет семенного зерна
Продукция сельскохозяйственного производства, предназначенная на семена, в учете выделяется отдельно. Зерно, собранное с семеноводческих участков хранят обособленно. Оно не должно смешаться с зерном, собранным с остальных посевных площадей.
Поступление семенного зерна оформляется отдельными формами документов, предназначенных для принятия к учету зерновой продукции. При засыпке зерна в хранилище составляется Акт на засыпку семенного материала (произвольной формы). При списании семян и посадочного материала на посев на каждую культуру составляется акт на списание семян и посадочного материала (ф.№208-АПК). При отправке сортовых семян и сортового зерна агроном на каждую партию выписывает документы, подтверждающее их количество:
- на семена элиты и суперэлиты всех культур выписывается аттестат на семена ф.213;
- на семена всех других репродукций – свидетельство на семена ф.215.
Сортовые документы составляются в 2-х экз. Их подписывает руководитель организации, агроном, кладовщик. На сортовых документах должна быть печать организации.