Мінімальне застосування прислівників, особових займенників, вигуків, часток.
На синтактичному рівні точність, нейтральність, стандартизованість забезпечується:
використанням специфічних кліше термінологічного типу (наприклад, високі договірні сторони, укладання угоди, вжити заходів, з метою поліпшення тощо);
прямим порядком слів;
ретардацією — перенесенням присудка на кінець речення;
частим використанням дієприслівникового та дієприкметникового зворотів;
перевагою складних конструкцій над простими;
перевагою складнопідрядних речень над складносурядними;
Широким використанням техніко-стилістичного засобу — абзацу, трафарету тощо.
Синтаксис ділових паперів (особливо словосполучень) характеризується численними мовними кліше — усталеними початками й закінченнями тих чи інших документів. Наприклад, оголосити подяку (догану), порядок денний, накласти стягнення, укласти угоду, нота протесту, встановлення стосунків тощо. У дипломатичному різновиді офіційно-ділового мовлення етикет «міжнародної ввічливості» визначив практично зручні правила звертання, так звані компліменти, або етикетну форму початку та кінця листування. Наприклад, вельмишановний добродію, пане; з повагою, з пошаною тощо. До речі, ці клішовані вирази характерні також для інших видів документів, зокрема комерційних листів.
Характерною ознакою мови ділових паперів є наявність розщепленого присудка — заміна простого присудка у формі особового дієслова словосполученням інфінітива з віддієслівним іменником. Як от: не зобов’язатися, а взяти зобов’язання; не постановити, а прийняти постанову; не протестувати, а виявити протест тощо.
Типовою рисою розщепленого присудка, як і зв’язаних дієслівно-іменних сполучень взагалі, є вживання при іменнику означення, що надає експресивного забарвлення і свідчить про живу форму та активність конструкції: видавати постанови й нормативні акти, розробляти та здійснювати конкретні заходи, збирати спеціальну таксу, забезпечити докорінне поліпшення тощо.
Поряд із стандартизованими дієслівно-іменними словосполученнями в офіційно-діловому стилі існує велика кількість клішованих конструкцій з прийменниками. Наприклад, прийнято в експлуатацію, подати у відставку, на загальних підставах, в адміністративному (робочому) порядку, у режимі використання, зустріч у верхах, у даний відрізок часу та ін.
Найбільш частотним у мові ділових документів є використання прийменників для, до, що керують родовим відмінком, з, який керує орудним та знахідним відмінками, у (в) — давальним тощо. Наприклад: Передати справу до прокуратури для притягнення до відповідальності винного у нестачі матеріально-товарних цінностей або У зв’язку з обмеженим збутом продукції використання потужностей для виробництва … недоцільно.
Характерною особливістю офіційно-ділових паперів є утворення складних відіменних прийменників. До таких сполучень належать: відповідно до, згідно з, у відповідності з, у зв’язку з, на додаток доі т. д. Як правило, цими складними прийменниками починається певний діловий документ (заява, наказ, протокол тощо). Офіційно-ділові стандарти-словосполучення, штампи, кліше функціонують як результат загальної тенденції розвитку стилю до стандартизації (як обов’язкова ознака офіційно-ділового стилю).
Для офіційно-ділового стилю особливо характерне вживання переважно неозначено-особових, безособових та інфінітивних синтаксичних конструкцій.
Загальний характер викладу в мові ділових паперів позначився не лише на доборі форм присудка, а й на його місці — у кінці речення.
Зосередженню уваги на реальному результаті дії сприяє використання предикативної форми на -но, -то, яка позначає процес поза діячем, що мислиться узагальнено (наприклад, у заяві зазначено).
Типовим для офіційно-ділового мовлення є те, що у простому (може бути ускладненому) реченні для зосередження уваги на результаті дії нерідко використовуються дієслова-присудки у формі пасивного стану. Як от: Генеральний директор призначається Радою управляючих і затверджується Генеральною конференцією строком на 4 роки.
У межах складного синтаксису в мові ділових паперів спостерігається певна вибірковість конструкцій, зокрема більша частота складнопідрядних, повторюваність підрядних з’ясувальних, означальних, конструкцій мети та умови. Інші різновиди складного речення менш поширені. Вибірковістю та уніфікацією саме таких складних речень, як і простих, офіційно-діловий стиль перегукується з науковим різновидом літературного мовлення. Місце підрядного речення у даних складних структурах залежить від акцентування уваги на аргументуванні мети, умови, причин, наслідків тощо. Наприклад: Якщо ж Ви захочете детальніше ознайомитися з якимось із пропонованих варіантів, ми будемо раді надіслати зразок.