Бюджеты накладных коммерческих и управленческих расходов
Бюджеты накладных затрат на продажу и управление составляются в форме самостоятельных документов:
1. Бюджет коммерческих расходов;
2. Бюджет управленческих расходов.
Эти бюджеты отражают ожидаемые расходы на реализацию (продажи) и общие расходы на управление (общехозяйственные расходы).
В отечественной экономической литературе подобные расходы называются периодическими, что свидетельствует о том, что эти затраты с физическими единицами готовой продукции не связаны, на стоимость готовой продукции не относятся, а учитываются в том периоде, в котором они произведены.
При планировании коммерческих и управленческих расходов необходимо учитывать, что критерием их эффективности является опережающий рост объема продаж по сравнению с темпами роста этих расходов. В результате при повышении абсолютной величины накладных расходов их доля в объеме продаж снижается. Эту закономерность необходимо учитывать при составлении бюджетов коммерческих и управленческих расходов.
Бюджет накладных коммерческих расходов составляется по видам реализуемой продукции. В состав коммерческих расходов включаются:
- расходы на рекламу и стимулирование спроса;
- оплата работников, занимающихся продажей продукции;
- расходы по доставке продукции до потребителя;
- амортизация транспортных средств;
- вознаграждение посреднику и др.
Традиционно коммерческие расходы принято разделять на условно-переменные и условно-постоянные. Принцип разделения все тот же: зависимость тех или иных коммерческих расходов от объема продаж. Базой распределения переменной составляющей коммерческих расходов могут быть: планируемый объем продаж, заработная плата основных производственных рабочих.
Большинство затрат на сбыт планируются в процентном отношении к объему реализации.
В случае централизации сбыта, рекламной и маркетинговой деятельности (что характерно для подавляющего большинства крупных компаний) основная часть коммерческих расходов будет отнесена к общеорганизационным расходам предприятия в целом, а не отдельного бизнеса, проекта или структурного подразделения.
Бюджет управленческих расходов предназначен для точного определения общих и административных расходов, необходимых для функционирования предприятия.
В состав управленческих расходов, как правило, включают расходы на содержание (командировочные, представительские расходы, служебный транспорт и т.п.) и оплату труда (заработная плата и премии) высшего и среднего управленческого звена компании, содержание центрального офиса (связь, коммунальные и арендные платежи и т.п.), услуги сторонних организаций (юридические, страхование, аудиторские и др.), содержание офисной техники, канцелярские товары и т.д.
При составлении бюджета наряду с планом-графиком распределения управленческих расходов на протяжении бюджетного периода (по месяцам) предстоит показать (на основе определения доли каждого бизнеса или структурного подразделения в сумме общеорганизационных расходов компании) постатейно распределение этих расходов по отдельным видам бизнеса.
По некоторым статьям (амортизация, аренда, проценты за кредит и т.д.) расходы, относимые к управленческим, могут быть рассчитаны непосредственно. Например, арендные платежи определяются в зависимости от занимаемых офисных площадей, амортизационные отчисления – исходя из стоимости основных фондов. Но есть статьи, при планировании которых традиционно возникают сложности, поэтому их принято лимитировать по периодам (например, заработная плата ИТР и АУП, расходы на их содержание и т.п.).
Лимиты всех видов общехозяйственных расходов (ОХР) должны устанавливаться в виде фиксированных сумм на предстоящий период, обеспечивающих соответствующие показатели прибыли. При росте объемов продаж допускается увеличение лимитов накладных расходов при обязательном соблюдении условия: размеры прибыли не должны ухудшаться.
При планировании управленческих расходов необходимо иметь в виду, что доля управленческих расходов (заработная плата всех категорий ИТР и АУП) в фонде оплаты труда должна увеличиваться для обеспечения роста эффективности производства и повышения конкурентоспособности предприятия на основе роста его технологического уровня. А в общем уровне продаж доля этих же расходов должна оставаться стабильной и медленно снижаться.
В российской практике применяют три подхода к планированию коммерческих и управленческих расходов:
- в виде определенного процента от объема продаж (наихудший вариант, получивший наибольшее распространение в России) для коммерческих расходов или ограничения управленческих расходов определенным процентом от фонда оплаты труда основного производственного персонала;
- планирование по принципу «от достигнутого» (индексация расходов в соответствии с темпом их роста за определенный период);
- планирование в увязке с конечным результатом.
Упрощенный порядок составления бюджета накладных (коммерческих и управленческих) расходов представляет собой следующую последовательность операций:
1. Определить наиболее важные (критические) виды накладных расходов, которые должно понести предприятие или фирмы для производства и реализации продукции.
2. Распределить эти расходы на управленческие (общие и административные) и коммерческие (расходы по реализации).
3. Выделить в составе коммерческих и управленческих расходов условно-переменные (прямые) и условно-постоянные.
4. Определить, какие расходы в составе условно-постоянных коммерческих и управленческих расходов следует отнести к расходам отдельных бизнесов компании (проекта, структурного подразделения), а какие – к общеорганизационным расходам.
5. В соответствии с выбранным в компании методом калькулирования себестоимости составить план-график распределения условно-переменных накладных расходов в соответствии с изменением динамики продаж (нормирование осуществить в виде установленного процента от стоимости продаж или доли этих расходов в стоимости продаж) на протяжении бюджетного периода (например, по месяцам) или учесть все эти расходы в составе бюджета прямых производственных (операционных) затрат (например, в случае применения системы «директ-костинг»). В случае запланированного изменения доли этих затрат в объеме продаж необходимо скорректировать значения начиная с соответствующего месяца (увеличив или уменьшив процент от объема продаж и в зависимости от изменений объемов продаж изменив сумму затрат соответствующих видов).
6. Составить план-график условно-постоянных накладных расходов (коммерческих и управленческих), относимых к расходам отдельного бизнеса или структурного подразделения, на протяжении бюджетного периода. Скорректировать при необходимости величину этих расходов по месяцам (подпериодам).
7. Определить долю общеорганизационных накладных расходов, которая приходится на отдельный вид бизнеса или отдельное структурное подразделение компании, и с учетом ее составить план-график этих расходов.
8. Составить график оплаты всех видов коммерческих и управленческих расходов (погашения кредиторской задолженности) на протяжении бюджетного периода (по месяцам) с учетом условий заключенных договоров на оказание услуг внешними поставщиками (реклама, маркетинг, транспорт, содержание зданий и т.п.) и установленных кассовых дней внутри организации.