Правила составления пресс-релиза.
Вариант 1.
1. Для эффективной работы со СМИ необходимы систематизированные и постоянно обновляемые сведения о них, которые фиксируются в специально разработанной медиа - карте. В такую карту обязательно входят следующие сведения:
· базовый перечень СМИ, с которыми сотрудничает (или планирует сотрудничать) организация;
· специализированные списки СМИ по отраслям, владельцам или группам влияния, по отношению к власти и т.д.;
· реальный тираж и состав аудитории (ее количественный и качественный состав);
· график выхода изданий и программ;
· структура ведущих СМИ по полосам и рубрикам;
· внутренняя структура редакций с точными координатами для быстрого контакта.
Задание: Составьте в соответствии с данным планом досье на одно из местных средств массовой информации (газету, радио- или телеканал).
2. Познакомившись с правилами оформления пресс-релиза для СМИ (см. Приложение 1), составьте пресс-релиз по поводу одного из недавно состоявшихся событий в политической жизни органа ГМУ.
3.Сделайте подборку печатных материалов (пресс - дайжест) за определенный период времени, позволяющих создать относительно обобщенный образ какого-либо государственного учреждения или организации (например, Администрации города Дзержинска, конкретного Министерства или Комитета, предприятия и т.п.).
4. Сделайте SWOT-анализ ситуации для партии «Х». Ваша политическая сила уверенно чувствует себя в своём избирательном округе, у неё стабильно высокий рейтинг популярности. Тем не менее, за две недели до выборов внезапно в СМИ мгновенно распространяется информация о том, что лидеры Вашей политической силы замешаны в наркобизнесе.
Какой выход из сложившейся ситуации Вы предложите, используя китайские стратагемы? (см. Приложения 2, 3)
Приложение 1
Правила составления пресс-релиза.
1. Пресс-релиз следует печатать на бланке организации - с названием и адресом.
2. Необходим выигрышный броский заголовок. лучше оформить его в организационном стиле (шрифт, цвет).
3. Важно четко указать: а) название и адрес организации, 2)имя и должность лица, которое предоставит дополнительную информацию и его телефон, в) за рубежом - также номер телефона, по которому можно звонить в ночное время, так как редакции центральных газет работают там круглосуточно.
4. На листке нужно указать дату и поставить пометку «к публикации». Это значит, что новость готова к немедленному опубликованию . Если вы хотите, чтобы ньюс-релиз не был опубликован до конкретного срока , на листе сверху необходимо написать : эмбарго и дату публикации.
5. Текст ньюс-релиза печатается на одной стороне листа бумаги, через два интервала и с большими полями для заметок редактора - 3-5 см.
6. Пресс-релиз должен быть кратким - лучше на одну страницу. Если это невозможно, внизу первой страницы делают пометку «см. далее». Лучший объем пресс-релиза - 300-500 слов (1-2 стр.). Дополнительную информацию лучше дать в приложении к пресс-релизу, чем делать длинный пресс-релиз. Параграфы должны быть краткими - 6 строк максимум. Каждое предложение может являть собой параграф. Слова не следует разрывать для переноса . Параграф должен заканчиваться на странице. А не переносится на следующую - во избежание последствий ошибок набора текста. Подзаголовки могут помочь в прояснении сути сообщения. Ньюс-релиз должен быть объективен. Все комментарии и цитаты должны быть приписаны организационным официальным лицам.
7. Если упоминаются какие-либо лица, сообщите их полные имена и точное название должности.
8. Приводите точные цифры, избегайте упоминания приблизительных цифр.
9. Иногда целесообразно готовить два варианта пресс-релиза - для центральной и специализированной прессы.
10. К пресс-релизу готовятся дополнительные фактические материалы - для представителей прессы, если они будут звонить.
11. Отправляя пресс-релиз, можно сообщить о наличии фотографий по теме, или приложить миниатюрные отпечатки этих снимков.
12. Если пресс-релиз распространяет консультативная или другая посредническая фирма, это надо указывать - вместе с координаторами посредника.
13. Пресс-релиз от имени организации подписывают ее представители . Важно, чтобы их число не превышало 2-3 человек. Иначе правка и коррективы исказят текст до неузнаваемости.
Приложение 2
SWOT-анализ
Strength – (+) (внутренние сильные стороны) – внутренние возможности, ресурсы, которые обуславливают конкуренцию.
Weaknesses – (-) (внутренние слабые стороны) – виды деятельности, ресурсы, которые неправильно используются.
Opportunities – (+) (внешние возможности) – альтернативы, которые можно использовать для достижения целей.
Threats – (-) (внешние угрозы) – все, что мешает движению к цели.
Исследование ситуации позволяет специалистам, их работодателям и клиентам получить своевременную, полную и точную информацию, необходимую для понимания сути проблемы и служащую основой для принятия решений. (В примере приведен перечень вопросов, которые должен охватывать ситуационный анализ.) Исследования – это просто попытка уменьшить неопределенность или, как сказал один из руководителей, «помочь реально увидеть то, что нужно видеть».
Подробный анализ внутренних и внешних факторов проблемной ситуации позволяет PR-специалистам получить информацию, необходимую для того, чтобы правильно оценить сильные стороны (S) и слабые стороны (W) организации, а также выявить новые возможности (O) и угрозы (T), появляющиеся во внешнем окружении организации. На практике специалисты в области public relations называют подход к резюмированию анализа ситуации SWOT-, или TOWS-анализом. Из этой аналитической конструкции логически вытекает несколько стратегических соображений.
· SO-стратегии строятся на сильных сторонах организации с целью извлечения преимуществ из новых возможностей, появляющихся во внешнем окружении организации;
· ST-стратегии также строятся на сильных сторонах организации с целью противостояния угрозам, появляющимся в ее внешнем окружении.
· WO-стратегии связаны с попытками минимизировать слабые стороны организации с целью извлечения преимуществ из внешних возможностей.
· WT-стратегии связаны с попытками минимизировать как слабые стороны организации, так и угрозы, появляющиеся в ее внешнем окружении.
Пример. Содержание ситуационного анализа
I. Внутренние факторы
1. Положения, касающиеся задач организации, ее устава, хартии, истории и структуры.
2. Списки; биографии и фотографии ведущих должностных лиц организации, членов совета, менеджеров и т.п.
3. Описания и история различных организационных программ, выпускаемой продукции, предоставляемых услуг и т.п.
4. Статистические данные, касающиеся наличных ресурсов, бюджета, штата сотрудников, заработной платы, доходов, акционеров и т.п.
5. Положения и процедуры организационной политики, касающиеся конкретной проблемной ситуации.
6. Высказывания ведущих должностных лиц организации по поводу данной проблемной ситуации.
7. Описание того, как организация в настоящее время решает рассматриваемую проблемную ситуацию.
8. Описания и перечни внутренних акционеров организации.
9. Перечни организационных медиа-средств коммуникаций (двусторонних) с внутренними группами.
II. Внешние факторы
1. Вырезки из газет, журналов, профессиональных изданий и информационных бюллетеней, в которых освещается деятельность организации и рассматриваемая проблемная ситуация.
2. Отчеты, расшифровки стенограмм, а также записи радиопередач и телепрограмм.
3. Анализ информации, появляющейся в прессе и интернете.
4. Перечни средств массовой информации, списки журналистов, комментаторов, ведущих ток-шоу, нештатных авторов и продюсеров, которые готовят новости и сюжеты об организации и материалы, касающиеся данной проблемной ситуации.
5. Списки отдельных лиц и групп (а также любая дополнительная информация о них), которые разделяют заботы организации, ее интересы и позиции по данной проблемной ситуации (включая контролируемые ими внутренние и внешние средства распространения информации).
6. Списки отдельных лиц и групп (а также любая дополнительная информация о них), которые действуют наперекор заботам организации, ее интересам и позициям по данной проблемной ситуации (включая контролируемые ими внутренние и внешние средства распространения информации).
7. Результаты обследований и опросов общественного мнения, касающихся данной организации и рассматриваемой проблемной ситуации.
8. Графики специальных событий, привлечения внимания к важным датам, проведения торжественных мероприятий и празднований, связанных с данной организацией и рассматриваемой проблемной ситуацией.
9. Списки государственных агентств, законодателей и прочих должностных лиц, обладающих регулятивной и законодательной властью, влияющей на данную организацию и рассматриваемую проблемную ситуацию.
10. Копии соответствующих регулятивных и законодательных материалов, неоплаченных счетов, результатов опросов, правительственных публикаций и отчетов о слушаниях.
11. Копии опубликованных исследований по темам, связанным с рассматриваемой проблемной ситуацией.
12. Списки важных справочников, записей и руководств с указанием мест в организации, где их можно получить.
Приложение 3
КИТАЙСКИЕ СЕКРЕТЫ УСПЕХА