Технология проведения делового совещания.
Планирование и подготовка деловых совещаний.
Планирование и подготовка совещания – это важнейший этап, который предопределяет весь его ход и результаты. К этому этапу руководитель должен относиться очень серьезно и должен тщательно продумать все основные моменты.
Подготовка совещания – это совокупность определенных действий, которые должен совершить руководитель. В наиболее общем виде подготовка совещания включает:
1. Принятие решения о том, что необходимо провести совещание;
2. Определение основной темы совещания, формулирование темы;
3. Формирование повестки дня;
4. Определение основных задач совещания;
5. Подсчет примерной продолжительности совещания;
6. Определение даты и времени проведения;
7. Определение состава участников;
8. Определение примерного регламента работы;
9. Подготовка руководителя к совещанию;
10. Подготовка доклада, а также проекта решения;
11. Предварительная подготовка участников совещания и помещения для их расположения.
Итак, после выполнения первого пункта, то есть принятия решения о том, что необходимо провести совещание, необходимо наметить примерный состав участников этого совещания. Тут действуют некоторые правила.
Нужно пригласить такое количество участников, которое будет достаточным для обсуждения намеченных вопросов, но в то же время следует пригласить только тех сотрудников, которые действительно необходимы, без которых совещание не может быть эффективным.
Но степень деловой заинтересованности – это не единственный критерий, по которому стоит отбирать участников совещания. Иногда более важное значение имеет то, какие они имеют полномочия, достаточны ли их служебные права.
Среди всех участников также необходимо выявить отдельные категории. Так как совещание – это в первую очередь дискуссия, то нужно в числе первых выбрать диспутантов. Их нужно подбирать по определенным критериям:
1. Спокойная натура;
2. Рассудительность;
3. Выдержка;
4. Воспитанность, которая не позволит переходить на личности, внимательно выслушивать оппонента, не допускать оскорблений;
5. Противоположные позиции;
6. Компетентность в обсуждаемых вопросах.
Кроме этих критериев, конечно, можно выделить еще сотни других (все зависит от темы дискуссии, организации фирмы и многих других факторов). Но главное, чтобы критерии эти были объективными, основывались на объективной необходимости, а не на субъективном мнении руководителя.
Также зачастую необходимо подобрать каждому из спорящих его приверженцев. Это бесспорно положительно повлияет на ход дискуссии, так как каждая точка зрения в ходе совещания будет поддержана определенным количеством людей.
При определении времени начала совещания необходимо учитывать ритм работы коллектива. Руководитель должен понимать, что было бы неэффективно заставлять работников в течение дня постоянно переключаться с одного вида работы на другой, с одной задачи на другую. Поэтому совещание целесообразно провести либо в самом начале трудового дня, либо сразу после обеденного перерыва, либо в самом конце рабочего дня.
При этом важно учитывать общую продолжительность совещания, так как, например, если оно закончится за 20 минут до перерыва на обед, естественно, никто не потратит эти 20 минут на работу – все просто лишний раз отдохнут.
Важным условием планирования совещания является заблаговременное предупреждение о нем всех участников. Это необходимо, чтобы работники могли подготовиться к совещанию, а также распределить свою работу в течение дня с учетом вычета времени совещания.
Также нужно заранее ознакомить участников с темой заседания, с повесткой дня, с целями и задачами совещания, с основными вопросами, которые необходимо решить. Лучше будет, если каждый будет знать заранее, о чем предстоит говорить, и сможет заранее определиться со своим мнением.
Еще один очень важный момент – место проведения совещания. Обычно (в 70% случаев) деловые совещания проводятся в кабинете руководителя. Но ученые отмечают, что гораздо эффективнее использовать в таких случаях специализированные помещения, оборудованные для подобных целей. Это подразумевает, что такое помещение имеет большой размер, то есть большую вместимость. Также нужно, чтобы в помещении был большой стол, за которым можно свободно рассадить большое количество людей, и каждый из них сможет видеть всех других. Кроме того, в таком помещении должна быть комфортная температура, влажность, звукоизоляция. Должны присутствовать такие элементы, как кондиционер, кулер и т.д., а также должна быть удобная мебель, но в то же время не настолько удобная, чтобы, сидя в ней хотелось спать. Желательно, чтобы помещение было оборудовано проектором и компьютером, чтобы каждый доклад можно было демонстрировать наглядно.