Схема 4.2. Документальна перевірка каси.
Записи в касовій книзі робляться в двох екземплярах через Копіювальний папір. Другий екземпляр має бути відривним і здається вбухгалтерію, як звіт.
Підчистки в касовій книзі забороняються.
Виправлення допускаються лише за підписами касира і головного бухгалтера.
Слід зауважити на деякі особливості перевірки каси на підприємствах, де використовуються технічні засоби обробки облікової інформації. Так, аркуші касової книги можуть формуватися у вигляді двох машинограм:
- "Вкладний аркуш касової книги";
- "Звіт касира".
З'ясовується:
• чи складаються ці машинограми до початку наступного робочого дня;
• чи мають вони однаковий зміст;
• чи містять усі реквізити касової книги;
• забезпечення умов повного збереження касових документів;
перевірка касиром та бухгалтером правильності складання касової
книги і звіту касира, про що свідчать їх підписи:
передача звіту касира разом з прибутковими і видатковими касовими
документами до бухгалтерії;
збереження касиром машинограм "Вкладний аркуш касової книги"
окремо за кожний місяць протягом року.
Далі перевіряється: достовірність касових документів; не допускаються підчистки, виправлення; послідовність номерів прибуткових та видаткових ордерів; гасіння документів, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, спеціальним штампом або надписом "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік); найменування та заповнення усіх реквізитів;
правильність кореспонденції рахунків за прибутковими та видатковими касовими документами,
правиньність переносу бухгалтерської проводки із первинного документа в звіт касира, а з нього - за сукупністю операцій в журнал-ордер №1 та відомість №1;
своєчасність та повноту оприбуткування грошей в касу з поточного рахунку. Для цього в спеціальній таблиці (табл. №4.1) накопичують дані про:
- номери усіх чеків за чековою книжкою, їх дати і суми;
- номери, дати і суми грошей, оформлених прибутковими касовими
ордерами;
- дати і суми видачі грошей в касу за випискою банку.
Таблиця 4.1 Оприбуткування одержаних з поточного рахунку грошей в касу
| Чеки | Прибуткові касові ордери | Виписки | |||
| № | Дата | Сума | № | Дата Сума | Дата Сума |
| 05 1 06 | 07 1 08 |
Примітка. Дані граф 02, 05 і 07 повинні співпадати Повинні буї и ідентичними також дані граф 03, 06і 08.
Ретельному обстеженню підлягають чекові книжки. В них не повинно бути передчасного заповнення підписів розпорядників кредитів, відбитку печатки підприємства.
Правило.Не слід видавати касирові не повністю оформлений
Бланк чека.
Окрім того, перевіряють наявність усіх корінців чеків. Для цього з'ясовують послідовність їх порядкових номерів в чековій книжці. У разі відсутності корінця чека виясняють причину цього факту і відбирають у бухгалтера (або у касира) письмове пояснення.
При наявності в чековій книжці перекреслених корінців чеків перевіряють, чи прикріплені до них зіпсовані чеки. Відсутність останніх по-нукає ревізора на зустрічну перевірку з банком, бо в дійсності може статися, що одержані за чеком гроші в касу не оприбутковувались.
Перевіряють також цільове використання грошей. Для цього за звітами касира за місяць накопичують надходження грошей у розрізі їх дже -рел і здачу в банк за відповідними напрямками.
Так, у разі грошових надходжень в касу за реалізовану продукцію, послуги, тощо виручку потрібно у повному обсязі внести в банк з відміткою про джерело надходження. Не допускається використання одержаних в касу наявних грошей, окрім випадків, передбачених діючим законодавством.
Готівкова виручка може використовуватись підприємствами в необхідних розмірах для забезпечення своєї статутної та господарської діяльності (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці та виплатою дивідендів).
Однак заробітну плату можна видавати з виручки, якщо підприємство не має податкової заборгованості.
Примітка. З такими виплатами не слід поспішати, доки ча підприємстві не буде проведена перевірка повноти та своєчасності оплати податків. У разі виявлення податковою інспекцією недоплат з податків, уся сума виданої з виручки заробітної плати в сукупності з залишком у касі буде враховуватись при визначенні додержання ліміту залишку грошей.
Далі слід перевірити додержання Постанови правління НБУ № 265 від 04.06.99р., згідно якої сума розрахунків готівкою між двома підприємствами (індивідуальними підприємцями) не повинна перевищувати 3 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму (3 тис. грн.) проводяться виключно в безготівковому порядку.
Примітка. Кількість підприємств, з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується.
Y разі виявлення факту здійснення розрахунків понад установлену граничну (3 тис. грн.) суму перевіряючий застосовує такі заходи: в кошти в розмірі перевищений зазначеної суми розрахунково додають
до фактичних залишків готівки у касі того дня, коли було здійснено
операцію;
• одержана сума порівнюється із затвердженим лімітом каси:
• до суми перевищення ліміту застосовується відповідна фінансова сан
кція.
Нарахована сума штрафу повинна бути віднесена в бюджет.
Деякі особливості є при перевірці платіжних відомостей. Так, їх слід перевіряти суцільним порядком за весь ревізований період вибірково залежно від програми ревізії та її об'ємів. Обов'язково підраховують підсумки виданих грошей у кожній платіжній відомості. До цієї роботи залучають не причетного до каси бухгалтера. Він складає довідку про результати підрахунків. Довідка є додатком до акту ревізії.
Особливу увагу звертають на наявність підписів одержувачів в відомостях на заробітну плату. Вибірково зіставляють складені підписи у кількох відомостях.
Примітка. Така перевірка особливо доречна в підприємствах (підрозділах), де обов'ячки касира виконує бухгалтер.
Стосовно примітки доцільно відзначити, що Положенням про порядок ведення касових операцій дозволяється виконання обов'язків касира бухгалтером чи іншими працівниками. У такому разі перевіряють.
• чи не передбачена за штатним розписом посада касира;
• наявність письмового розпорядження керівника підприємства;
• наявність договору про повну матеріальну відповідальність;
• чи зроблено письмове повідомлення обслуговуючій установі банку.
4.5. Перевірка додержання ліміту залишку готівки в касі
У процесі перевірки касових операцій обов'язково звертають увагу на наявність ліміту каси та його додержання.
Згідно з діючими чинниками ліміти залишку готівки в касі встановлюються усім підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють касові операції з готівкою. Таким чином, на кожному підприємстві незалежно від того, перебуває чи ні воно на самостійному балансі, повинен бути ліміт встановлений банком за місцем відкриття рахунку.
При затвердженні ліміту враховується режим і специфіка роботи підприємства, його віддаленість від установи банку, розміри касових оборотів, строки і порядок здавання касової виручки.
У разі, якщо підприємство вважає за доцільне переглянути ліміт каси, воно зобов'язане документально обгрунтувати своє рішення. Для цього складається та представляється в банк заявка-розрахунок. За умови обгрунтованості банк переглядає встановлений раніше ліміт каси.
До речі, слід звернути увагу на термін затвердження ліміту та його •дії. Ліміт каси повинен встановлюватись банком щорічно протягом першого кварталу. До встановлення ліміту на поточний рік продовжує діяти ліміт попереднього року (навіть, якщо підприємство вже подало в банк заявку-розрахунок на більший ліміт).
Для перевірки додержання ліміту слід зіставити його з залишком готівки в касі на кінець робочого дня. Примітка.
1. Усю готівку понад встановлений ліміт підприємство зобов'язане здавати
в банк.
2. У разі, якщо лі мі г залишку готівки в касі не встановлено, уся наявна го
тівка на кінець дня має бути здана до установи банку.
3. У разі перевищення встановленого ліміту залишку готівки в касі на під
приємство накладається стягнення в двократному розмірі сум виявленої
готівки.
Стосовно колективних сільськогосподарських підприємств слід зазначити, що вони самостійно визначають розміри готівки для постійного збереження в касі. Виходячи з цього при перевірці звертають увагу на:
• наявність затвердженого керівником підприємства розміру готівки, що
може постійно знаходитись в касі сільгосппідприємства;
• своєчасність повідомлення обслуговуючої установи банку (у першому
кварталі кожного року);
• додержання визначених розмірів збереження готівки в касі (готівка
понад затверджені розміри має здаватися сільгосппідприємствами до
банків).