Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах

4.1. У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових
регістрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.

4.2. Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах,
що створені ручним способом, виправляються коректурним способом,
тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим
надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється од­
нією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене,

4.3. Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період ви­
правляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгал­
терської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) зано­
ситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком
"мінус", а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься
чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням
цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, лі­
квідується неправильний запис та відображається правильна сума і коре­
спонденція рахунків бухгалтерського обліку.

4.4. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом
"виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей доку­
мент, із зазначенням дати виправлення.


4.5. У документах, якими оформлені касові і банківські операції та
операції з цінними паперами, виправлення не допускається.

4.6. Порядок виправлення помилок у документах і регістрах, що
створені машинним способом, встановлюється вказівками з організації
бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Організація документообороту

5.1. З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для
записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керів­
ника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в
якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств
та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до
архіву,

5.2. Графік документообороту на підприємстві, в установі повинен
забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які про­
ходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його
знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи,
посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню
рівня його механізації та автоматизації.

5.3. Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або
переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що вико­
нуються кожним підрозділом підприємства,, установи, а також усіма ви­
конавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

5.4. Працівники підприємства, установи створюють і подають пер­
винні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком до­
кументообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графі­
ка. У витязі наводиться перелік і документів, що відносяться до функціо­
нальних обов'язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підпри­
ємства, установи, до яких передаються ці документи.

5.5. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообо­
роту на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером, ви­
моги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на
обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'я­
зковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

Зберігання документів

6.1. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли оброб­
ку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до ар­
хіву.

6.2. Первинні документи та облікові регістри, ідо пройшли оброб­
ку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства,
установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях
або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним
бухгалтером.


6.3. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, метале­
вих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схорон­
ність.

6.4. Порядок зберігання первинних та вихідних документів на ма­
шинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтер­
ського обліку з використанням обчислювальної техніки.

6.5. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку
ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, ком­
плектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і
супроводжуються довідкою для архіву.

6.6. Строки зберігання документальних матеріалів, що утворюють­
ся в діяльності підприємств і установ, затверджуються Головним архів­
ним управлінням при Кабінеті міністрів України.

6.7. Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що
пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бух­
галтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпе­
чує головний бухгалтер підприємства, установи.

6.8. Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтер­
ських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи пра­
цівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рі­
шенням головного бухгалтера.

6.9. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгал­
терських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено
тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокура­
тури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відпо­
відно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється про­
токолом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадо­
вій особі підприємства, установи,

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства установи можуть зня­ти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (не пере­плетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представ­ників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підпри­ємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумеру­вати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, ви­тяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства.


У разі повернення вказаними органами документів, що були ра­ніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про по­вернення підшиваються до тих же томів, з яких документи були вилучені та й яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких до­кументів.

6.10. У разі пропажі або знищення первинних документів, обліко­вих регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідом­ляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для вста­новлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх про­пажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджу­ється керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається орга­ну, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами та місцевому фінансо­вому органу - установами, в 10-денний термін.