Засоби форматування в Excel

Сфера застосувань

Excel потужний інструмент для розвязання задач, повязаних з масивами різноманітних даних, тому сфера його застосування чимала, починаючи від бухгалтерських і складсь-ких задач і закінчуючи розрахунками динамічних задач макрое-кономіки.

 

1.3 Основні поняття електронної таблиці MS Excel

Основними поняттями в Excel є робочий аркуш та робоча книга.

Робочий аркуш –це основний тип документа,що використовується в Excel для збереження та маніпулювання даними.

Робочий аркуш складається із стовпців (максимальна кількість 255) та рядків (максимальна кількість 65535). Перетин од ного рядка та стовпця визначає комірку. Активною називається комірка, на якій розмішений курсор. Вона виділяється рамкою.

Робочі аркуші утворюють робочу книгу.

Робоча книга –сукупність робочих листків,об’єднанихспільними іменем.

Робоча книга зберігається з розширенням .xls.

При запуску Excel на листах робочої книги відображається сітка, яка розділяє рядки на стовпці. Зверху над стовпцями відображаються заголовки (А, В, С,…..). Зліва від рядків відображаються їх номери (1, 2, 3,…). За необхідності можна не відображати сітку та заголовки стовпців для зручного сприйняття інформації на листі.

Для цього слід скористатися меню СервисПараметрыВид та встановити перемикач Сетка у положення вимкнено та перемикач Заголовок строки и столбцов у положення вимкнено.

 

Способи запуску Excel:

1 На головному меню кнопка ПускПрограммыMicrosoft OfficeMS Excel.

2 Кнопка ПускДокументыпотрібний файл Excel.

3 Натиснути на робочому столі значок Excel.

Робоче вікно Excel є стандартним вікномWindows і складається з:

1 Рядка заголовка.

2 Рядка головного меню.

3 Рядка панелі інструментів.

4 Вікна документа.

5 Рядка стану.

Головне меню складається з дев’яти пунктів, кожен з яких дає можливість виконувати ти чи інші дії або команди. Це пункти: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно. Справка.

При завантаженні Excel обов’язково доступними є панелі інструментів Стандартная та Форматирование. Інші панелі можуть бути відкритими за бажанням користувача. Для цього необхідно вибрати пункти меню ВидПанель иструментов та позначити курсором мишки ті,які потрібні для роботи, або скасувати позначку тих, які не потрібні.

Крім того, Excel має дві додаткові панелі інструментів: рядок формул,який містить вказівки для переходу в комірки таполе, в якому можна вводити та переглядати вміст комірки і панель, яка містить список листів і розміщена внизу.

При роботі з вікнами можна використовувати команди, що дозволяють зручно розташовувати вікна. Ці команди знаходяться в меню вікно.

Розміщення вікон можливе таке:

1) рядком;

2) зверху вниз;

3) зліва направо;

4) каскадом.

Команди меню Окна Разбить та Удалить разбиение дозволяє розбити вікна на два чи чотири підвікна та відмінити розбиття.

 

1.4 Робота з листами робочої книги

 

За замовчуванням робочі листи (робочі аркуші) книги мають імена: Лист1, Лист2, Лист3, …, а аркуші (листи), що містять діаграму – Диаграмма1, Диаграмма2, Диаграмма3,… Однак можна змінити назву листів (аркушів). Для цього на ярлику листа в нижній частині вікна необхідно натиснути праву кнопку миші, з контекстного меню вікна вибрати пункт Переименовать.

Автоматично в робочій книзі створюється 3 (три) листа, але в більшості реальних задач, що розв’язуються за допомогою Excel, необхідно використовувати більшу кількість листів.

Для того щоб додати листа, необхідно скористатися меню ВставкаЛист,або з контекстного меню довільного листа робочої книги вибрати пункт меню Добавить.

Листок з робочої книги також можна вилучити.

Зміст листка можна копіювати та переносити на інші листки цілий або частинами.

 

Діаграми можна розміщувати, як на окремому листку робочої книги, так і на робочому листку одночасно з даними.

Щоб додати або вилучити комірку, достатньо в потрібному місті робочого листка викликати контекстне меню, в якому вибрати пункт: Добавить ячейки або Удалить.

Також можна створювати нову робочу книгу.

 

2 Введення та редагування даних електронної таблиці. Способи адресації

 

2.1 R1C1–адресація

Кожна комірка листка визначається своїм положенням на листі і має свою адресу, яка складається з номера рядка та стовпця. Наприклад комірка, що знаходиться на перетині стовпця В та рядка 3, має назву В3.

Однакі існує ще один спосіб адресації комірок – так звана R1C1–адресація, коли рядки і стовпці нумеруються цифрами (R-row–рядок, C-column–стовпчик). У цьому випадку, комірка розглянута в попередньому прикладі, буде мати адресу R2C3. Для того щоб адресація була в такому вигляді, необхідно скористатися меню: СервисПараметры та на вкладці Общие ввімкнути перемикач Стиль ссылок R1C1. Після цього Excel автоматично перетворить всі адреси, які використовуються у формулах робочої книги на адреси в стилі R1C1.

 

2.2 Введення даних у комірки

Для того щоб ввести дані в комірку, цю комірку необхідно виділити. Для цього достатньо натиснути один раз лівою клаві-шею мишки всередині комірки. Також можна зазначити адресу в рядку формул у вказівник для переходу комірки, розміщений в лівій верхній частині вікна під панеллю інструментів Стандартная та Форматирование.

У комірку можуть бути введені дані двох типів: значення або формули.Значення можуть бути одного з таких типів:число, дата, текстовий рядок.

Для введення чисел з клавіатури можна користуватися цифрами від 0 до 9, знаками «+» (для додатних чисел) або «-» (для від’ємних чисел), знаком «/» для введення дробових чисел, символи «кома» або «крапка» (залежно від налаштувань) комп’ютера для розділення цілої та дійсної частини числа. Кожне число характеризується своїм значенням та зображенням (поданням у комірці), яке залежить від формату комірки. Після введення числа необхідно натиснути клавішу Enter або виділити іншу комірку.

Для введення текстового рядка в комірку використовується символ «пробел» для розділення слів. Максимальна довжина тексту комірки – 255 символів. Якщо послідовність цифр необхідно ввести як текстовий рядок, то цій послідовності повинен перебувати символ «апостроф».

Для введення дат рекомендується використовувати знак «/» як розділювач між днем, місяцем та роком. Однак можна вводити дати і в інших форматах, відповідно до встановлених шаблонів дати (наприклад, через символ «крапка» або «–»).

Значення вмісту комірки незалежно від того, якого типу дані були в неї введені, можна переглянути в рядку формул.

 

Використання формул

Для проведення обчислень використовують формули. Зображення формули можна переглянути в рядку формул, а в комірці буде відображатися результат обчислень. Введення формули починається з введення знаку «=», за яким можуть бути введені операнди. Під операндами розуміють сталі значення, адреси комірок, імена функцій (стандартних або визначених користувачем), знаки арифметичних операцій («+» – додавання, «–» – віднімання, «*» – множення, «/» – ділення, «^» – піднесення до степеня (2^3=2³), «%» – відсоток), логічні операції порівняння (>, <, =, >=, <=, <>), а також дужки для визначення порядку виконання операцій.

Для введення в формулу адреси комірки можна виділити комірку одинарним натисканням лівою клавішею мишки. Для того, щоб у формулах використати діапазон комірок, його можна виділити, утримуючи натиснутою ліву клавішу мишки, або самостійно задати діапазон, використовуючи знак «двокрапка» (наприклад, А1:А5).

Важливою є можливість переміщувати, копіювати та розмножувати значення та формули при побудові електронних таблиць.

Автозаповнення вмісту комірки –це його копіювання вдовільну кількість сусідніх комірок.

Крім того, можна задати спосіб значень із заданим фіксо-ваним кроком або прогресією.

 

Редагування даних

Редагування даних можна здійснювати як у рядку формул, так і безпосередньо в комірці. Дані, введені в комірку, можна змінити, замінити або вилучити. При заміні даних заноситься нове значення і натискається Enter. При зміні даних у комірку або рядок формул вносять зміни, натиснувши на рядок клавіш F2або двічі натиснувши ліву кнопку мишки.На відміну від зміни чи заміни даних вилучення даних можна проводити не з однією коміркою, а з декількома (діапазоном). Також для вилучення даних можна використовувати метод повного і часткового знищення. При повному знищені дані вилучаються повністю (дані і формати), а при частковому знищені можна вилучити або змінити дані або формат даних. Пункт меню Прав-каОчистить дозволяє вибрати спосіб знищення:формат комірки або її вміст.

 

2.5 Діапазони комірок

Діапазони бувають суміжні і н суміжні.

У суміжних діапазонах між комірками немає проміжків і він має форму прямокутника. Суміжні діапазони позначаються адресою лівої верхньої коміркою діапазону, двокрапкою і адресою правої нижньої комірки діапазону, наприклад А1:К5. Суміжні діапазони можна також виділити, утримуючи натиснутою клавішу Shift і розширюючи клавішами керування курсором зону виділення.

Несуміжні діапазони складаються з декількох суміжних іпозначаються їхніми адресами, розділеними крапкою з комою, наприклад А2:С6;К3:К10;Е2:G2. Для виділення несуміжного діапазону потрібно виділити першу клітину або перший діапазон клітин, потім, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, виділити інші діапазони клітин.

Для роботи з діапазоном необхідно його виділити за допомогою мишки або клавіатури.

Для виділення всього рядку потрібно клацнути його заголовок, аналогічно виділяють стовпчики таблиці. Щоб виділити групу рядків або стовпчиків, клацають на першому і переміщують вказівку мишки по їхніх заголовках, утримуючи натиснутою кнопку мишки.

Для виділення аркуша цілком натискають кнопку на перетині імен стовпців і номерів рядків, що розміщена у верхньому куті аркуша, або за допомогою комбінації клавіш Ctrl+A.

При копіюванні формул, в яких використовуються адреси комірок, відбувається зміна адреси.

 

2.6 Способи адресації

Адреса комірок може бути абсолютна відносна або змішана.

Відносна адреса –це адреса,яка при копіюванні або переміщені формули змінює своє значення адреси відносно нового положення формули у таблиці.

Наприклад, комірка С1 мала формулу А1+В1. При розтягуванні формули з комірки С1 в комірку С2 та С3 маємо автоматичну зміну адреси А2+В2, А3+В3.

Абсолютна адреса –це адреса,коли при копіюванні абопереміщенні формули у ній не мають змінювати своє значення відносно нового положення формули у таблиці, а посилатися на зафіксовані дані.

Щоб перетворити відносну адресу А1 на абсолютну, перед номером рядка і стовпця необхідно використати знак $, адреса буде виглядати $A$1.

У прикладі, що зображений на рис. 3.4, необхідно розрахувати питому вагу Вар. 1. Питома вага показує частку від загального. Для першого ми розраховуємо за формулою =B2/B5. Для другого та третього формулу необхідно розмножити, але щоб зафіксувати значення В5, необхідно відносну адресу В5 перетворити на абсолютну $В$5, і тільки потім розмножити формулу, інакше Excel видасть повідомлення про помилку (#ДЕЛ/0!). Повідомлення про помилку виникає, оскільки у відносній адресації при копіюванні формули змінюється значення адреси: В5, В6 та В7, а комірки В6 та В7 пусті, тому і відбувається ділення на нуль. Таким чином, необхідно зафіксувати значення В5, що й досягається за рахунок абсолютної адресації.

Змішана адреса –це адреса,яка використовує комбінаціювідносної адреси та абсолютної по рядку або стовпчику.

Наприклад, A$1 – при копіюванні буде змінюватися стовпець; $A1 – стовпчик є незмінним, буде змінюватися рядок.

Адреси комірок можна вводити з клавіатури або вибирати мишкою – тоді адреса вибраної комірки запишеться в текст формули автоматично. Щоб одержати абсолютну адресу, необхідно після вибору адреси натиснути F4. Для скасування, слід натиснути F4 стільки разів, доки знак $ не зникне.

 

3 Технологія форматування електронних таблиць

Засоби форматування в Excel

Excel має потужні засоби для форматування таблиці. До операцій форматування відносять:

1. Задавання фонового кольору комірки, її границь.

2. Спосіб зображення, розмір та колір шрифту, яким відображається інформація в комірці.

3. Розміщення тексту в комірці (горизонтальне, вертикальне).

4. Розміщення тексту в декілька рядків.

5. Об’єднання декількох комірок в одну.

6. Спосіб відображення числових значень та дат.

Для того щоб скористатися командами форматування, необхідно зайти у меню Формат головного меню.

 

Автоформатування

Найпростішим способом форматування таблиці є автоматичне форматування за допомогою меню ФорматАвтоформат.Для його завдання попередньо необхідновиділити всю таблицю. У вікні Автоформат можна вибрати один із способів оформлення таблиці.

У цьому самому вікні можна задати параметри автоформату. Автоформат дозволяє встановити в комірці такі налаштування, як формат відображення чисел, границі, параметри, шрифта, фонова заливка комірок, вирівнювання, а також ширина та висота комірок. Можна відключити деякі з налаштувань, тоді вони залишаються незмінними.

 

3.3 Стилі форматування

Наступним способом автоматичного форматування є застосування певного стилю з переліком доступних. Для цього слід виділити таблицю та скористатися командою меню Фор-матСтиль. З’явиться вікно,в якому необхідно вибрати потрібний стиль. Якщо необхідно змінити параметри стилю, натискають кнопку Изменить . З’являється вікно Формат ячеек з можливостями налаштування формату.

 

3.4 Форматування таблиці та комірок

Вікно Формат ячеек дозволяє здійснити форматування всієї таблиці або її частини. Це вікно також можна викликати за допомогою меню ФорматЯчейки або з контекстного меню комірки. Це вікно містить шість груп налаштування формату

Вкладка Числа містить перелік числових форматів:

 

1) числовий – можна регулювати кількість десяткових зна-чень, розмежувати для розрядів числа;

2) грошовий – число з значенням грошової одиниці та кі-лькості десяткових значень;

3) фінансовий – відображає грошові одиниці з розмежува-чем цілої і дрібної частини числа;

4) дата – дозволяє вибрати один із стандартних форматів відображення дати;

5) дробовий – відображає значення дробів;

6) відсотковий – відображає значення відсотків;

7) експоненціальний – відображає експоненти, наприклад, 0.5=5,00Е-0,1 або 500=5,00Е+02;

8) текстові – відображає текст;

9) додатковий – знайти формат з переліку запропонованих або створити свій.

 

Вкладка Выравнивание призначена для використання таких дій:

1) вибір горизонтального вирівнювання;

2) вибір вертикального вирівнювання;

3) визначення величини відступу;

4) визначення напрямку тексту;

5) визначення розміщення тексту в комірці в декілька рядків;

6) автоматичне визначення ширини комірки відповідно до її вмісту;

7) об’єднання комірок.

 

Вкладка Шрифт дозволяє задати налаштування шрифту. Вкладка Граница дозволяє задати границі комірок. Вкладка Вид дозволяє задати колір та узор фону комірок. Вкладка Защита дозволяє захистити комірку від редагування та крити формули.

Перш ніж виконувати форматування, необхідно виділити всі комірки, для яких буде встановлено той чи інший формат.

Умовне форматування –це форматування,яке використовується для перевірки правильності введення інформації, а також для автоматичного відображення комірок, які задовольняють певні умови від 1 до 3.

Для того щоб викликати умовне форматування, необхідно скористатися командами головного меню Формат-Условноеформатирование,після чого з’явиться вікно,що зображене нарис. 3.8.

За допомогою кнопки А так же можна додавати умови, а за допомогою кнопки Удалить – видаляти умови. За допомогою кнопки Формат можна задавати формат комірок, колір та параметри шрифту комірок.

Поле Значение може набувати значення Формула та використовуватися для введення формул або виразів.

Друге поле между може набувати значення

1) між;

2) ззовні;

3) дорівнює;

4) не дорівнює;

5) більше;

6) менше;

7) більше або дорівнює;

8) менше або дорівнює.

 

Це поле використовується для задання логічних значень в умові. Нехай потрібно здійснити кольорове форматування таблиці, що подана на рис. 3.10, відповідно до умови: зробити жовтим кольором комірки стовпчика План, що мають значення більше 120 та менше 145.

Здійснити кольорове оформлення листка можна також з використанням фонового рисунку за допомогою меню ФорматЛистПодложка.Його також можна вилучити.