Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации Госстандарт в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, применяемых в делопроизводстве.
«Обложки дел длительных сроков хранения.Типы, размеры и технические требования. ГОСТ 17914-72» М.: Изд-во стандартов, 1984 разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения. Его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). включает 140 терминов, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины, используемые в документировании, в организации работы с документами. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.
«Бумага. Потребительские форматы. ГОСТ 9327-60». М.: Изд-во стандартов, 1960. установил стандартные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т. п.), подготовки документов.
В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 х 297 мм).
8. К нормативным документам, необходимым в практической работе делопроизводственной службы, принадлежат разработки Минтруда России,в которых закрепляются требования к организации труда делопроизводственной службы. Среди них надо выделить, прежде всего:
- «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37) (ред. от 29.04.2008), который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители) и их квалификационные характеристики.
- Постановление Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 (ред. от 29.09.2008) «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений» (вместе с «Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений») (вступил в силу взаменТарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих. 1996.)
Это два основных нормативных документа, которые являются основой разработки должностных инструкций.
9. К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Минтруда России, в которых установлены нормы времени на выполнение машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля над сроками исполнения документов, обработки поступающих и отправляемых документов, т. е. тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой:
Нормы времени установлены как для традиционной (ручной) технологии делопроизводства, так и для автоматизированной.
В 2002г. постановлением Минтруда России от 26.02.2002 № 23 утверждены Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти,куда включены нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, секретарско-референтские работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, подготовке документов на компьютере, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).