Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) гриф утверждения заверяется печатью.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, то – внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.
Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.
Внутренняя докладная запискавключает: название структурного подразделения, вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Текстинициативнойдокладнойзаписки состоит из вводной и заключительной части. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.
Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.
Разновидностью докладной записки являются и служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).
По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.
СПРАВКИ
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.
Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.
Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такие справки оформляются на бланке организации. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги.
Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка печатается на бланке организации, сопровождается регистрационным номером, датой, подписью и печатью.
Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машине.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что... действительно работает…» и т.д.
Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.
Письмо – самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).
Классификация писем
Классифицировать деловые письма - значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие ситуаций, их можно типизировать, что позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.
Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: 1) письма, требующие письма-ответа (ответные); 2) письма, не требующие письма-ответа (инициативные).
Первые подразделяются на письма-вопросы и письма-ответы. Письма-вопросы это: письма-просьбы; письма-обращения; письма-предложения. Письма-ответы должны содержать индекс того письма, которое явилось причиной переписки. Письма, не требующие после себя ответа; письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение.
Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительныхписем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.
Если содержание делового письма разделить на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах. Простое деловое письмо – одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты в содержании деловых писем:
1) факт напоминания – письмо напоминание;
2) выражение гарантии – письмо гарантийное;
3) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях – информационное письмо;
4) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;
5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;
6) предупреждение о возможных ответных шагах – письмо-предупреждение.
Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным.
По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо составляется по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.), всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.
Отказ от письма-стандарта указывает на то, что составитель письма придает ему особый характер. Исключительность, необычность отраженного производственного момента нередко требует соответствующего отражения в форме письма.
С точки зрения составления писем они делятся на два вида: типовые и трафаретные. Они широко используются при составлении официальных писем с однотипной информацией и дают большую экономию времени, упрощая процесс составления и печатания письма.
Типовой текст – это стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот.
Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Процесс создания трафаретных писем – это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста, или реквизитов, и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Опыт показывает, что применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов.
При однотипности и частоте ситуаций, а также при большом объеме документооборота рекомендуется создавать письма трафареты.
При составлении текстов трафаретов нужно помнить следующую закономерность порядка слов: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.
Требования лапидарности (краткости) трафаретов можно проиллюстрировать на примерах писем-запросов:
Неправильно Правильно
Мы обращаемся к Вам с просьбой прислать… Просим выслать…
Мы просили бы Вас сообщить нам … Просим сообщить…
Трафаретизация писем наиболее продуктивна, когда она содержит более половины постоянной информации от всего объема текста. Однако на практике трафаретизируют тексты и с меньшим объемом постоянной информации, если таких документов создается большое количество.
Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению.