Тема 8. Контроль как функция менеджмента
Контроль – это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильные ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Сущность контроля заключается в трех основных элементах:
1. установление контролируемых стандартов деятельности;
2. измерение и анализ результатов деятельности, информация о которых получена с помощью контроля;
3. корректировка технологических, хозяйственных и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.
Характеристики эффективного контроля:
1. Стратегическая направленность, т.е. отражение и поддержание общих приоритетов организации.
2. Ориентация на результаты: помогать организации достигать поставленных целей и формировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.
3. Соответствие делу: контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4. Своевременность: заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.
5. Гибкость: контроль должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6. Простота: наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7. Экономичность: любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.
8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль – это сам контроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.
Без надежной системы контроля ни одна организация не может успешно функционировать. Его задачиследующие.
Во-первых, контроль позволяет обнаружить во внешней или внутренней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие, и своевременно на них отреагировать.
Во-вторых, контроль помогает вскрыть неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки и оперативно принять меры к их устранению.
В-третьих, результаты контроля служат основой для оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.
Различают два основных вида контроля: финансовый и административный.
Различают три стадии управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ в области человеческих ресурсы (анализ качеств, необходимых для выполнения работ), материальных ресурсов (стандарты качества, контроль за поступающими материалами), финансовых ресурсов (разработка бюджета, установление предельных значений затрат)
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ, для этого необходим механизм обратной связи, который позволяет выявить непредвиденные проблемы и скорректировать линию поведения.
Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности на движение продукции в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда); загрузку техники и оборудования; соблюдение общего графика работы.
Итоговый (заключительный) контроль связан с оценкой выполнения организацией планов и составлением новых; он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за текущий период, но и сильных и слабых ее сторон. Заключительный контроль используется после выполнения работ и имеет две функции: дает информацию для планирования аналогичной продукции в будущем, способствует мотивации на основе измерения полученных результатов и определения степени вознаграждения.
Возможные негативные последствия контроля:
1. поведение, ориентированное на контроль.
2. получение непригодной информации.
Рекомендации как избежать негативного воздействия контроля на поведение людей:
1. устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.
2. устанавливайте двустороннее общение.
3. избегайте чрезмерного контроля.
4. устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты.
5. вознаграждайте за достижение стандарта.