Синтетический и аналитический учет
Рассмотренные счета бухгалтерского учета, как правило, соответствовали статьям баланса. На них отражались обобщенные (синтетические) данные об имуществе и обязательствах организации. Счета, на которых имущество организации, ее обязательства и хозяйственные процессы отражаются в обобщенном виде, называются синтетическими. К ним относятся счета "Основные средства", "Материалы", "Уставный капитал", "Расчеты с персоналом по оплате труда" и др. Учет, осуществляемый на синтетических счетах, называется синтетическим. Он ведется только в денежном выражении.
Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью, а также контроля за сохранностью имущества обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно. Например, кроме данных об общей сумме основных средств необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, оборудование, машины и т.п.). Помимо данных об общей сумме задолженности рабочим и служащим нужны сведения о задолженности каждому работнику в отдельности. Для получения детальных, подробных, расчлененных (аналитических) данных об объектах бухгалтерского учета применяют аналитические счета.
Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому отдельному виду имущества, обязательств организаций и процессов, называются аналитическими. Учет, осуществляемый на аналитических счетах, называется аналитическим.
Аналитические счета открываются в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому отдельному виду имущества, обязательств организаций и процессов. Следовательно, между синтетическими и аналитическими счетами существует прямая связь, которая проявляется в следующем. Остатки и обороты синтетического счета должны быть равны остаткам и оборотам всех аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета. Каждую хозяйственную операцию, записанную по дебету или кредиту синтетического счета, отражают в той же сумме соответственно на дебете или кредите нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение к своему синтетическому счету.
Прямую связь между синтетическими и аналитическими счетами можно рассмотреть на следующем примере.
Пример
На начало месяца за подотчетными лицами числилась задолженность в 10 000 руб., в том числе за А.В. Ивановым - 3000 руб., К.И. Петровым - 2500 руб., М.К. Сидоровым - 4500 руб. В кассе находилось 100 000 руб., запасы сырья и материалов составили 150 000 руб.
В течение месяца произошли следующие операции.
1. Поступили на склад материалы, оплаченные А.В. Ивановым из подотчетной суммы, - 2000 руб.
2. Получен в кассу от А.В. Иванова остаток подотчетной суммы - 1000 руб.
3. Согласно авансовому отчету М.К. Сидорова приходуются оплаченные им из подотчетной суммы материалы на 4 500 руб.
4. Выдан из кассы аванс подотчетным лицам:
Иванову А.В. ___________ 2 000 руб.
Сидорову М.К. __________ 3 500 руб.
Итого __________________ 5 500 руб.
По первой операции 2000 руб. следует записать в дебет счета "Материалы" и в кредит счета "Расчеты с подотчетными лицами". Одновременно эту же сумму заносят в кредит аналитического счета А.В. Иванова. Тем самым показывают, что материалы поступили именно от А.В. Иванова, и списывают числящуюся за ним задолженность по подотчетной сумме. Остальные операции следует отражать также одновременно на синтетических и аналитических счетах.
Синтетические счета
Счет "Материалы" Счет "Касса"
Дебет Кредит Дебет Кредит
─────────────────┬──────────────── ───────────────┬────────────────────
Сальдо 150 000│ Сальдо 100 000│4) 5 500
─────────────────│ ───────────────│────────────────────
1) 2 000│ 2) 1 000│
3) 4 500│ │
─────────────────│──────────────── ───────────────│────────────────────
Оборот 6 500│Оборот - Оборот 1 000│Оборот 5 500
─────────────────│──────────────── ───────────────│────────────────────
Сальдо 156 500 │ Сальдо 95 000│
Счет "Расчеты с подотчетными лицами"
Дебет Кредит
─────────────────┬────────────────
Сальдо 10 000│1) 2 000
─────────────────│
4) 5 500│2) 1 000
│3) 4 500
─────────────────│────────────────
Оборот 5 500│Оборот 7 500
─────────────────│────────────────
Сальдо 8 000│
Аналитические счета
Счет Иванова А.В. Счет Петрова К.И.
Дебет Кредит Дебет Кредит
─────────────────┬──────────────── ───────────────┬────────────────────
Сальдо 3 000│1) 2 000 Сальдо 2 500│
─────────────────│ ───────────────│
4) 2 000│2) 1 000 │
─────────────────│──────────────── ───────────────│────────────────────
Оборот 2 000│Оборот 3 000 Оборот - │Оборот -
─────────────────│──────────────── ───────────────│────────────────────
Сальдо 2 000 │ Сальдо 2 500│
Счет Сидорова М.К.
Дебет Кредит
─────────────────┬────────────────
Сальдо 4 500│
─────────────────│
4) 3 500│3) 4 500
─────────────────│────────────────
Оборот 3 500│Оборот 4 500
─────────────────│────────────────
Сальдо 3 500│
После подсчета оборотов и выявления конечного сальдо на синтетических и аналитических счетах подтверждается вывод о прямой связи между синтетическими и аналитическими счетами. Действительно, начальное сальдо синтетического счета "Расчеты с подотчетными лицами" (10 000 руб.) равно сумме начальных остатков всех аналитических счетов, открытых в его дополнение (3000 + 2500 + 4500). Дебетовый оборот синтетического счета (5500 руб.) равен сумме дебетовых оборотов всех аналитических счетов (2000 + 0 + 3500), а кредитовый оборот (7500 руб.) - сумме всех кредитовых оборотов (3000 + 0 + 4500). Конечное сальдо синтетического счета "Расчеты с подотчетными лицами" (8000 руб.) равно сумме конечных сальдо всех аналитических счетов, открытых в его дополнение (2000 + 2500 + 3500).
Каждая хозяйственная операция, записанная по дебету или кредиту синтетического счета, отражается в той же сумме соответственно по дебету или кредиту нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение к своему синтетическому счету.
Не все синтетические счета требуют ведения аналитического учета. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми (счета "Касса", "Расчетные счета" и др.). Счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными (счета "Расчеты с подотчетными лицами", "Основные средства" и др.).
Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп. Например, в дополнение к синтетическому счету "Расчеты с подотчетными лицами" открываются аналитические счета на каждое подотчетное лицо. Так же обстоит дело и со счетами "Расчеты с персоналом по оплате труда" и др.
Однако такое простое построение аналитического учета не всегда обеспечивает получение необходимых показателей. Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов. Первые (после синтетического счета) группы счетов аналитического учета называются субсчетами. Субсчет - это промежуточное учетное звено между синтетическими и аналитическими счетами. Каждый из субсчетов объединяет несколько аналитических счетов, но сами они, в свою очередь, объединяются одним синтетическим счетом. Иногда субсчета называют счетами второго порядка, в то время как синтетические счета называются счетами первого порядка. Связь между синтетическим счетом, его субсчетами и аналитическими счетами можно проследить на примере счета 10 "Материалы". В дополнение к этому синтетическому счету открывают следующие субсчета:
1 "Сырье и материалы";
2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали";
3 "Топливо";
4 "Тара и тарные материалы";
5 "Запасные части";
6 "Прочие материалы";
7 "Материалы, переданные в переработку на сторону";
8 "Строительные материалы";
9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" и др.
В свою очередь, в дополнение к каждому субсчету открываются аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (мука, сахарный песок, шпагат, марля и т.п.).
Количество групп счетов аналитического учета может быть большим, чем это показано по счету 10 "Материалы". Например, если у организации будет несколько материальных складов, то нужно сначала открыть аналитические счета для каждого склада, затем - по видам материальных ценностей. Количество групп счетов аналитического учета зависит в основном от сложности хозяйственной деятельности организации, целей и задач учета.
Оборотные ведомости
Оборотные ведомости служат главным образом для обобщения, проверки правильности записей на счетах бухгалтерского учета и составления нового баланса. Их составляют как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Форма и порядок записи в оборотной ведомости по синтетическим счетам приведены в табл. 1.3.
Таблица 1.3