Формы бухгалтерского учета
Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, связью между документами и регистрами, а также между регистрами и способом записи в них, т.е. использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.
В настоящее время в организациях применяются мемориально-ордерная, упрощенная и автоматизированная формы учета. Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рис. 1.3.
Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при этой форме учета легко разделять учетную работу между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.
┌──────────────────────────────────┐
┌────────┤ Первичные и сводные документы │
│ └───────────────┬──────────────────┘
▼ ▼
┌──────┴────────┐ ┌───────────┴────────────┐
│Кассовая книга │ │ Мемориальные ордера │
└───────────────┘ └───────────┬────────────┘
┌────────────────────────┼───────────────────────────┐
▼ ▼ ▼
┌──────┴─────────┐ ┌────────┴─────────┐ ┌─────────────┴───────────┐
│Регистрационный │ │ Главная книга │ │ Регистры аналитического│
│ журнал │ │ │ │ учета │
└──────┬─────────┘ └────────┬─────────┘ └─────────────┬───────────┘
▼ ▼
│ ┌─────────────┴───────────┐ ┌─────────┴──────────────┐
│ Оборотная ведомость │ │ Оборотная ведомость │
│ │ по синтетическим счетам ├◄──►─┤по аналитическим счетам │
└ ─ ─ ─ ──►┴─────────────┬───────────┘ └────────────────┬───────┘
▼ │
┌───────────────────┴───────────────────────────┐ │
│ Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы ├◄─────┘
└───────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.3. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета
─────► запись; ─ ─ ─► сверка записи
Недостатки мемориально-ордерной формы учета:
- трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);
- отрыв и частое отставание аналитического учета от синтетического, его громоздкость;
- формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.
В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.
От значительной части указанных недостатков свободна автоматизированная форма учета, созданная на базе использования компьютеров. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: компьютерный носитель информации - компьютер - выходная информация. В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.). Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.
Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает: механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность учета; повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление им большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.
Предприятиям малого бизнеса разрешено применять упрощенную форму учета (рис. 1.4), при которой можно использовать всего два вида учетных регистров - Книгу учета фактов хозяйственной деятельности (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов и готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета. Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Первичные и сводные документы │
└────────────┬───────────────────────────────┬─────────────┘
▼ ▼
┌────────────┴────────────────┐ ┌───────────┴─────────────┐
│ Книга учета фактов │ │ Ведомости (В-1-В-9) │
│ хозяйственной деятельности ├◄─┤ │
└────────────┬────────────────┘ └───────────┬─────────────┘
▼ ▼
┌────────────┴───────────────────────────────┴─────────────┐
│ Бухгалтерский баланс и другие виды отчетности │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.4. Упрощенная форма бухгалтерского учета "Журнал-главная"
Пример открытия счетов в Книге по данным начального баланса, отражения операций по счетам Книги, подсчета оборотов и конечных сальдо счетов по Книге приведен в главе 16 (§ 16.3). Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса, отчетов о прибыли и убытках и движении денежных средств (табл. 16.2, 16.6, 16.7).
В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки, соблюдая общие методологические принципы, а также технологию обработки учетной информации.