Документ – основний вид ділового мовлення. Види документів та їх класифікація.
Документ – основний вид ділового мовлення.У різних сферах людської діяльності широко використовується поняття „документ”. Основоположником наукового вивчення документа вважають бельгійського вченого Поля Отле (1885-1945). У державних стандартах, законах та інших нормативних актах України зафіксовано різноаспектне тлумачення цього терміну. Розглянемо деякі з них.
Документ – це запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого збереження і передавання інфомрації у просторі і часі (Термінологічний словник „Архівістика”).
Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві ( Закон України „Про інформацію”, ст. 27).
Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі (ДСТУ 2732-2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять»).
Документ – це матеріальний об′єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання у часі і просторі” (ДСТУ 3017-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення»).
Як бачимо, поняття „документ” у вище зазначених нормативних джерелах, значною мірою зумовлене специфікою тієї сфери, на регламентацією діяльності якої спрямований стандарт чи закон. У світовій практиці документ визначається як запис інформації, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі.
Отже, проаналізувавши різні визначення розглядуваного поняття, можна його узагальнити: документ – це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Основними властивостями документа є:
- атрибутивність – наявність невід`ємних складових, без яких він не може існувати;
- функціональність – призначення для передачі в часі та просторі;
- структурованість – тісний зв'язок усіх елементів, що забезпечують його єдність і цілісність.
До його основних ознак, тобто характерних рис, що відрізняють документ від інших матеріальних об’єктів, належать:
- наявність інформації, яка має певний зміст;
- стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
- функціональна визначеність для передачі інформації у просторі і часі, тобто для використання в соціально-комунікаційних каналах;
- завершеність повідомлення;
- стандартизація мовлення.
Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, вони несуть певне правове (юридичне) навантаження. Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для окремого виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:
- не суперечити чинному законодавству, нормам юридичного та адміністративного права;
- видаватися лише відповідними повноважними органами;
- відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;
- бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи;
- бути належним чином відредагованим (грамотним) й оформленим.
Документ виступає як поліфункціональний об'єкт, він виконує низку взаємопов'язаних соціальних функцій. Умовно їх поділяють на три групи: головні, загальні, спеціальні.
Головні функції - це зберігання й передача інформації в часі та просторі.
До загальних функцій документів відносяться: інформативно-комунікативна, кумулятивна, регулятивно-комунікативна, культурна. Зазначені функції характерні для більшості документів, незалежно від їх типу та виду.
Класифікація та правила оформлення документів з кадрово-контрактних питань.
Основні групи документів з особового складу. Значення документації з
Особового складу
Документи, які утворюються при прийнятті на роботу, переведенні (переміщенні) або звільненні працівників, надання відпустки, заохочення відносяться до групи документів з особового складу.
Документація з о/с на окремого працівника ведеться з моменту зарахування його на дане підприємство.
У загальному масиві документації з о/с можна виділити кілька груп:
- документи особисті (заява, автобіографія, кадрова анкета, особовий листок з обліку кадрів, що заповнює сам працівник);
-До особових документів відносять: паспорт, документ про освіту, характеристику, трудову книжку.
- офіційні документи з обліку кадрів (особова картка, особова справа, алфавітна та штатно-посадова книги);
- розпорядчі документи, які фіксують управлінські дії щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток та ін.;
- документи, що підтверджують трудову діяльність працівника (трудова
книжка).
ЗАЯВА – це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання. Заяви бувають прості й складні (умотивовані).
Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу
підприємства.
Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку в одному примірнику.
Для заяви характерні такі реквізити:
Адресат (адресується на ім’я керівника)
Відомості про заявника (П.І.Б., вказані повністю в родовому
відмінку, домашня адреса, номер телефону)
Назва виду документа (ЗАЯВА)
Текст
Дата (проставляють дату складання документа, переважно
словесно-цифровим способом)
Підпис заявника