Етапи процесу контролювання.
Види контролю.
Як важливу категорію менеджменту контроль класифікують за різними ознаками:
1. За змістом:
- фінансовий - орієнтований на фінансову сферу підприємства і передбачає нагляд за надходженнями і використанням його фінансових ресурсів;
- виробничий – спрямований на підтримання перебігу виробничих процесів у запланованому режимі. Дає змогу ефективно керувати запасами матеріалів, забезпечувати високу якість продукції та її виробництво відповідно до планових завдань;
- маркетинговий – спрямований на оцінку рівня реалізації та ефективності маркетингової концепції підприємства і передбачає зіставлення витрат на стимулювання збуту товарів і надходжень від збільшення їх продажу.
2. За характером відносин між керівниками та підлеглими (суб’єкта і об’єкта контролю):
- внутрішній – виконавець сам контролює якість своєї роботи;
- зовнішній – дії виконавця контролює безпосередній керівник або незалежний суб’єкт управління.
3. За сутністю завдання:
- лінійний – контролюється об’єкт загалом;
- функціональний – контролюється лише його частина;
- операційний – контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об’єкта.
4. За якісними характеристиками:
- одиничний – контроль одного параметра;
- множинний – контроль багатьох параметрів;
- багатофункціональний – контроль даних, які використовують для оцінювання різних управлінських функцій.
5. За рівнем централізації контролю:
- централізований – постає як цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, заснована на використанні суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів;
- децентралізований – ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях та корпоративній культурі. Значною мірою він зорієнтований на самоконтроль та внутрігруповий контроль, що здійснюються на засадах соціальної взаємодії.
6. За етапами проведення:
- попередній контроль – реалізується ще до фактичного початку роботи і дає змогу оцінити якість ресурсів, які використовуватиме організація. Увага акцентується на тому, щоб не допустити на підприємство такі ресурси, які можуть завадити досягненню його цілей.
Попередній контроль може бути діагностичним або терапевтичним:
- діагностичний – визначає ступінь відповідності характеристик об’єкта контролю стандартам;
- терапевтичний – не лише виявляє відхилення від нормативів, а й спрямовує на пошук способів зменшення негативних наслідків відхилення;
- поточний контроль – здійснюється в процесі роботи на певних її етапах. У процесі поточного контролю використовують систему зворотного зв’язку, яка передбачає надання керівництву інформації про виконану роботу. Зворотний зв'язок працює у вигляді періодичної звітності. Поточний контроль дає змогу швидко визначити причини виникнення проблем.
Існує два види поточного контролю – спрямовуючий і фільтруючий:
- спрямовуючий – триває від початку операції і до досягнення результату. Він охоплює систематичне вимірювання, зіставлення та оцінювання стану і поведінки контрольованого об’єкта, а також розроблення і застосування коригуючи дій. Дає змогу встановити, наскільки раціонально організована робота виконавців і наскільки дієвою є система її мотивації;
- фільтруючий – має на меті виявлення бракованої продукції і її відокремлення від якісної;
- підсумковий (завершальний) контроль – здійснюється після завершення трудової операції. Спрямований на оцінювання якості роботи, кінцевої продукції чи послуг. Дає змогу керівництву визначити, наскільки реальними є складені плани, сприяє формуванню дієвого мотиваційного середовища в організації, якщо її керівництво пов’язує винагороди з отриманням певного результату.
Принципи контролю.
Принципи, якими слід керуватися при створенні схеми контролю в організації:
1.принцип результативності. Результат – єдине, що має цінність у виробничо-господарській діяльності організації. Результативність контролю забезпечується тільки тоді, коли організація досягає поставлених цілей з мінімальними коригуваннями.
2. принцип адресності контролю. Інформація про результати контролю важлива тільки за умови потрапляння до тих осіб, які можуть впливати на об’єкт для потрібної, певної зміни параметрів. Інформація, отримана в результаті контролю, повинна об’єктивно відображати потрібний стан контрольованого об’єкта.
3.принцип сприйняття контролю. Сприйняття контролю забезпечується точністю і ясністю стандартів. Стандарт повинен бути мотивуючим чинником. Нереальний або несправедливий стандарт, з погляду контрольованої особи, руйнує мотив до надання достовірної контрольної інформації. Люди мають сприймати стандарти як суворі, але справедливі і досяжні. Однією з важливих умов сприйняття контролю є його простота. Проста схема контролю зрозуміла працівникам і вони підтримують її, вона вимагає менших зусиль і економічніша.
4.принцип своєчасності контролю. Якщо інформація приходить із запізненням і її не можна використовувати для ухвалення рішення, то вона втрачає всякий сенс. Найважливішою сферою контролю є забезпечення інформацією для усунення відхилень, поки їх ще можна виправити. Організаційну схему контролю слід створювати так, щоб інформація надавалася потрібним людям до того, як станеться криза. Своєчасність контролю не у швидкості або частоті його проведення, а в такому часовому інтервалі між проведенням вимірів або оцінок, який би адекватно відображав контрольоване явище.
5.принцип гнучкості контролю. Схема контролю не повинна обмежуватися жорсткими організаційними рамками. Вона втілюється в загальній організаційній структурі управління підприємством. Контроль має бути
гнучким. Це дозволяє проводити своєчасні зміни в оргструктурі управління, чим частково забезпечується її гнучкість. Частковість пояснюється тим, що оргструктура корегує свої параметри також внаслідок змін в інших функціях. Без достатнього ступеня гнучкості система контролю не буде працювати в тих ситуаціях, для яких вона призначена.
6.принцип економічності контролю. Контроль необхідно сприймати як засіб, що допомагає керівництву організації досягати бажаних результатів. Система контролю має працювати на одержання прибутку. У той же час контроль пов'язаний з безліччю витрат, таких як оплата праці контролерів, витрати робочого часу на контроль, вартість засобів контролю, додаткові звітні дані і таке інше. Вартість системи контролю має бути порівняльною з прибутком, отриманим цією системою.
Етапи процесу контролювання.
Процес контролю – це діяльність об’єднаних у визначену структуру об’єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, аудиторів, організацій державного регулювання), спрямована на гарантію досягнення поставлених цілей управління.
Етапи процесу контролю:
1. Визначення стандартів і критеріїв. Стандарт – це офіційний державний або нормативно-технічний документ галузі, підприємства, що визначає характеристики вимог, яким повинен відповідати певний вид продукції. Критерій – це показник, за яким оцінюють якість роботи та продукції.
2. Оцінювання виконання. Полягає у з’ясуванні відповідності кількості та якості робіт, продукції, загального стану суб’єкта встановленим стандартам, загальноприйнятим нормам і критеріям.
3. Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами. Його здійснюють у кілька етапів:
- встановлення масштабу допустимих відхилень;
- вимірювання результатів;
- передача і поширення інформації про конкретні результати;
- оцінка інформації про отримані результати.
4. З’ясування необхідності коректив. Від ефективності процедур на цьому етапі залежить подальше функціонування організаційної системи та її окремих елементів. Здійснюється на основі обґрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт та продукції встановленим стандартам.