Понятие и структура информационного обеспечения ИС
Лекция 2
Информация и информационное обеспечение
Информация и информационные процессы
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающего мира, которые повышают у ее потребителя уровень знаний о них.
Данные не тождественны информации, так как они могут рассматриваться как сведения, которые по каким-то причинам не используются. Если данные используются для уменьшения степени неопределенности об объекте, то они становятся информацией. Поэтому можно сказать, что информациейявляются используемые данные. Данные регистрируют объективно существующие сигналы. Информация субъективна, т.к. субъективны методы ее получения из данных (все зависит от степени осведомленности и осмысления получателя). Таким образом, сведения, которые воспринимаются потребителем как новые и полезные, являются для него информацией.
Информация всегда имеет конечного потребителя. Этим потребителем может быть человек, подразделение компании, модуль корпоративной ИС или другая ИС. Процесс передачи информации (или данных) в форме сообщения от источника к потребителю посредством какой-нибудь среды («канала связи») называется информационным обменом.
Эффективность использования информации, показатели ее качества обусловлены характеристиками (свойствами) информации:
- адекватность – степень соответствия и. отражаемым свойствам объекта;
- содержательность – отношение количества семантической (смысловой) информации в сообщении к общему объему данных. Семантика - характеристика смысловой стороны сообщения;
- достоверность – точность отражения реально существующего объекта;
- полнота – достаточность и. для понимания ситуации и принятия решения;
- доступность – степень восприятия и.;
- актуальность – степень сохранения ценности и.;
- своевременность поступления и.;
- точность;
- устойчивость – способность и. реагировать на изменение исходных данных без нарушения необходимой точности;
- достоверность – отображение параметра с необходимой точностью. Измеряется доверительной вероятностью необходимой точности, т.е. вероятностью того, что отображаемое значение параметра отличается от его истинного значения в пределах необходимой точности.
Индустриальное общество рассматривает информацию как ресурс, аналогично материальным, природным, энергетическим, трудовым и финансовым ресурсам. Поэтому информация как ресурс характеризуетсястоимостью, потребительской стоимостью и ценой.
Информационные ресурсы (ИР) – это формы представления данных и знаний: отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, депозитариях, музейных хранилищах, банках данных и др.). В современном информационном обществе ИР – это знания, подготовленные для социального использования и зафиксированные на машинных носителях.
По масштабу формирования и использования различают мировые, национальные, региональные и локальные ИР.
Если ИР доступны для автоматизированного информационного обмена, то они называются активными ИР.
Понятие и структура информационного обеспечения ИС
Для повышения эффективности сбора и обработки данных всю используемую в ИС информацию структурируют (объединяют в единую информационную структуру), создавая на основе БД информационное обеспечение. Информационное обеспечение (ИО) является важнейшим элементом ИС и отражает информацию о состоянии экономического объекта.
Функции (назначение) ИО:
- организация хранения и поиска данных, предоставление пользователям оперативной и достоверной информации;
- создание условий работы автоматизированным ИТ;
- согласование задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
Различают внемашинное ИО и внутримашинное ИО.
Внемашинное ИО включает:
- систему классификации и кодирования;
- систему документирования;
- систему документооборота (схемы информационных потоков).
Внутримашинное ИО – это весь информационный фонд ИС, т.е. совокупность всех данных, записанных на машинных носителях и сгруппированных по определенным признакам (организованных специальным образом).
Основные требования к ИО (ИО должна обеспечивать):
• организацию АРМ и активное участие пользователя в вычислительном процессе;
• децентрализованную организацию данных (предполагает разбиение БД на несколько физически распределенных БД, создание распределенной БД организации);
• распределенную обработку данных (предполагает распределение функциональной ИТ между несколькими участниками, т.е. обработку задания несколькими процессами в различных узлах сети);
• безбумажную технологию (автоматическое формирование первичных документов на ПК) и электронный документооборот;
• сетевую интегрированную обработку экономических задач;
• информационно-справочное обслуживание пользователей;
• использование электронной почты, выход в Интернет.
Под структурой ИО понимается состав элементов информации и взаимосвязь между ними (рис.1).
Основные структурные элементы информации: реквизиты, экономические показатели, экономические документы (в том числе электронные документы), информационные массивы, потоки.
Рис.1. Структура экономической информации
Структура ИО включает:
1. Систему показателей предметной области.
Реквизиты и показатели являются информационными единицами низшего уровня. Они служат основой для составления документов и хранения в памяти машины, поэтому система показателей является основой ИО.
Реквизит (атрибут)— самая простая элементарная единица экономической информации; отображает отдельное свойство объекта или процесса реального мира; состоит из знаков — цифр и букв; характеризуется именем, типом и значением.Реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки отражают качественные свойства объекта, процесса или явления; подлежат логической обработке, т.е. служат для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д. составных единиц.
Реквизиты-основания отражают количественную сторону объекта (количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.). Выражаются в цифровой форме, поэтому над ними выполняются логические и арифметические операции.
Реквизиты можно расчленить на более мелкие составляющие — символы и биты, но при этом теряется смысловое содержание реквизитов.
Отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать процесс или объект, поэтому он входит с другими реквизитами в состав экономических показателей.
Сочетание реквизита-основания и группы взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков образует показатель – составную единицу экономической информации. Показатель — это логическое высказывание, которое содержит качественную и количественную характеристики объекта. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. В приведенном примере на рисунке отражено два показателя (две строки).
Показатель можно определить как качественную переменную величину, которой соответствует множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным. Это определение показателя используется в практике учета, статистики, планирования и т.п.
Показатель можно определить как высказывание, содержащее единственную количественную характеристику (значение) какого-либо свойства объекта и определенный набор качественных признаков, необходимых для его однозначной идентификации. Эта трактовка показателя принята в теории и практике автоматизированной обработки данных.
В состав наименования показателя входят термины, обозначающие измеряемый объект, т.е. что происходит с объектом (определяются наличие, мощность, выпуск, затраты, себестоимость, потери, прибыль и т.п.), и формальная характеристика, т.е. как он считается (сумма, объем, прирост, процент, разность, средняя и т.п.).
Показатели образуют более сложные составные структурные единицы информации: документы, массивы, информационные потоки, информационную базу.
2. Совокупность взаимосвязанных по смыслу реквизитов и показателей представляет собой информационное сообщение об объекте – документ. Документ (инф. сообщение) является составной единицей информации и характеризует объект, процесс, явление.
Каждый документ (сообщение) имеет определенную форму, т.е. является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как обладает наглядностью представления информации и содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.
3. Информация в документах может представляться в виде информационных массивов (файлов на машинных носителях). Информационный массив (файл) — основная структурная единица хранения информации. Формируется в памяти ПК объединением по определенному признаку однородных документов (одной формы и одного названия).
Часть файлов может использоваться для обработки только одной задачи (в этом случае массив называется укрупненным), другая часть файлов — для нескольких задач.
Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы – информационные потоки и в самую крупную единицу – информационную базу.
4.Информационный поток – совокупность различных инф. массивов. Используется для обработки какого-либо комплекса экономических задач, т.е. относится к какому-то конкретному участку деятельности объекта.
Для реализации инф. потока используются технологии организации электронного документооборота.
5. Инф. подсистема – это организованная совокупность инф. потоков в какой-либо функциональной подсистеме. Например, автоматизация задач в функц. подсистеме «Бухгалтерский учет» позволяет выделить в ИС предприятия инф. подсистему «Бухгалтерский учет». В ИС банка выделяют подсистему «Операционный день банка».
6. Совокупность всех инф. подсистем объекта составляет структурную единицу информации высшего уровня — информационную базу (систему), реализующую различные функции управления. Информационная база– это вся совокупность информационных потоков и подсистем реального экономического объекта.
Соответствующие структурные единицы информации выделяются в зависимости от особенностей машинного носителя и способов фиксации на нем данных.