ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ СЕМЕЙСТВА MICROSOFT OFFICE
ПРИКЛАДНЫЕ ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА ОФИСНОГО НАЗНАЧЕНИЯ
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft u Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.
Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft - автор Windows и Microsoft Office (MS Office) - логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность. Надо отметить, что другие производители программных продуктов для электронных офисов готовят специальные версии для работы под Windows. Однако для создания интерфейса между MS Office и другими офисными пакетами, например Lotes Notes, необходимо наличие специального программного обеспечения. Для сохранения, упорядочения и распространения документов из MS Office в Lotes Notes разработан специальный пакет OfficeLink for Lotus Notes.
В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для организации работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook - средство доступа к разнообразной информации и ее коллективной обработки, PowerPoint -мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage - приложение для создания Web-страниц и ряд других.
В 1997 г. появились новая версия офисного пакета - MS Office 97 и входящие в него программные средства Word 97, Excel 97, Outlook 97 и т. п. Эти версии содержат много новаций по сравнению с предыдущими, особенно в части улучшения связи с информационной сетью Интернет.
В связи с появлением версии операционной системы Windows 2000 разработана новая версия офисного пакета MS Office 2000. Основная особенность перечисленных операционных систем -высокий уровень интеграции с Интернетом. Пользовательский интерфейс подчинен этой цели: локальные диски выглядят так же, как узлы Web. При этом возможен выбор между классическим и Web-ориентированным интерфейсом. В настоящее время начал внедряться пакет Microsoft Office 2000. В данной версии проводится дальнейшая интеграция с Интернетом. HTML применяется в качестве полноценного формата файлов.
В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративным данным.
В настоящее время наиболее популярным является пакет MS Office 2003, являющийся дальнейшим развитием предыдущих версий.
В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета - повышение "интеллектуальности".
Сюда можно отнести улучшенный инструментарий для коррекции грамматических ошибок. С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню "под себя".
На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ. При этом следует ориентироваться на доступные для данного пользователя программные средства. Например, для секретаря или документоведа основной упор следует делать на возможности текстового редактора; для выпускника экономического вуза (квалифицированного экономиста, бухгалтера, банкира) знание текстового редактора должно сочетаться со знанием возможностей табличного редактора и умением работать с ним. Большим подспорьем в работе экономиста и финансиста может стать знание основных возможностей СУБД как инструмента формирования расчетных документов.
Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками. Данная задача решается с помощью клиентского приложения, входящего в MS Office, -Microsoft Outlook.
ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ СЕМЕЙСТВА MICROSOFT OFFICE
Несмотря на разнообразие появившихся версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения и работы с ними. Это позволяет, овладев одним средством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии.
В качестве базовых программных средств, представляющих работу текстового редактора и табличных процессоров, выбраны Word 97 и Excel 97, поскольку эти программные средства в настоящее время наиболее распространены. На них будет продемонстрирован тот минимум возможностей, которого достаточно для работы специалиста в финансово-экономической сфере деятельности. В случае необходимости получения дополнительных знаний следует обратиться к специальной литературе.
Текстовый редактор, табличный процессор, базы данных в первую очередь предназначены для обработки данных. Основные операции, которые пользователь производит над данными, заключаются в их вводе, редактировании, копировании, перемещении и удалении.
Некоторые действия во всех пакетах MS Office несут одну и ту же нагрузку и выполняются аналогично. Сюда можно отнести команды (или соответствующие им кнопки на панели инструментов):
из пункта меню Файл:
Создать- создает новую рабочую книгу (документ, базу данных);
Открыть- открывает существующий файл;
Закрыть- закрывает открытую рабочую книгу (документ, базу данных);
Сохранить- сохраняет изменения в текущей рабочей книге (документе, базе данных);
Сохранить как- сохраняет рабочую книгу (документ., базу данных) под новым именем или с новым адресом;
из пункта меню Правка:
Отменить- отменяет выполненное действие;
Повторить- возвращает последнее действие;
Вырезать- вырезает и помещает выделенную область в буфер обмена Windows (Clipboard);
Копировать- копирует выделенную область в буфер обмена Windows;
Вставить- вставляет содержимое буфера обмена Windows в текущую таблицу (документ, базу данных);
из пункта меню Вид:
Полный экран- скрывает все элементы экрана (панели инструментов, меню, полосы прокрутки, строку заголовка, линейку, область стиля и строку состояния);
Панели инструментов- создает, показывает, скрывает панели инструментов.
Работа с панелями инструментов во всех программных продуктах семейства MS Office происходит аналогичным образом. На экране показаны те панели инструментов, которые помечены "галочкой" в меню Панели инструментов. Панели можно перемещать по экрану и располагать их в удобном месте. Принцип перемещения панелей по экрану полностью идентичен перемещению окон в Windows. Кроме того, имеется возможность создать собственную панель инструментов или внести коррективы в имеющиеся, воспользовавшись кнопкой Настроить в окне Панели инструментов.
Если в созданный документ надо добавить схему или какой-либо рисованный объект, используется панель инструментов Рисование, которая вызывается на экран последовательностью команд: Вид -> Панелиинструментов -> Рисование.
Порядок работы с этой панелью во всех программах MS Office одинаков, а именно:
1) выбрать нужный инструмент на панели Рисование и щелкнуть левой кнопкой мыши. Курсор превратится в маленький крестик;
2) подвести курсор к нужному месту на рабочем поле документа;
3) нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, нарисовать фигуру, соответствующую выбранному инструменту;
4) отпустить левую кнопку мыши.
Нарисованный объект можно отформатировать: изменить размер, переместить на другое место, разъединить объект на группы, сгруппировать несколько объектов, изменить стиль, цвет, толщину линии. Кроме того, нарисованный объект можно скопировать, вырезать, вставить, удалить.
Приведенная группа команд из пункта меню Файл требует умения работать с диалоговым окном (рис. 5.2), с которым пользователь встречается уже при работе в среде Windows, например создавая новый программный элемент при использовании опции Обзор. Это связано с существующим специальным соглашением, которое регулирует структуру организации диалоговых окон в этой среде. Отличие состоит лишь в информации, помещенной в заголовке окна, которая соответствует выполняемому действию, и в форматах предлагаемых файлов. При работе с данным диалоговым окном пользователь поочередно выполняет следующие действия:
1) выбирает тип файла;
2) выбирает диск, на котором размещен файл;
3) выбирает папку, в которой расположен файл;
4) выбирает или задает имя файла;
5) подтверждает выполненные действия, нажав кнопку ОК.
Неотъемлемой частью любого пакета программ является модуль редактирования информации. Во всех пакетах семейства MS Office программы операции редактирования - Вырезать, Копировать, Вставить - выполняют одни и те же функции и производятся одинаковым образом.
Копирование данных - это операция, которая позволяет размножать данные из одних мест таблицы (документа, базы данных) в другие. При копировании исходные данные сохраняются. Копирование можно производить разными способами.
Для копирования данных с помощью мыши необходимо:
1) выделить нужный диапазон;
2) подвести курсор мыши к границе выделенного диапазона;
3) нажать клавишу [Ctrl] и удерживать ее;
4) не отпуская кнопку мыши, переместить выделенный диапазон в нужное место;
5} отпустить кнопку мыши и клавишу [Ctrl]. Применяя команды редактирования, необходимо:
1) выделить нужный диапазон;
2) выполнить команду Правка / Копировать;
3) установить курсор в нужное место;
4) выполнить команду Правка / Вставить.
Перемещение данных - это операция, имеющая принципиальное отличие от операций копирования; при перемещении данные удаляются из исходного места, где они первоначально находились. Перемещение данных можно проводить с использованием мыши и буфера обмена Windows.
Для перемещения данных с помощью мышинеобходимо:
1) выделить нужный диапазон;
2) подвести курсор мыши к границе выделенного диапазона;
3) нажав на левую клавишу мыши и не отпуская ее, переместить выделенный диапазон в нужное место;
4) отпустить кнопку мыши.
Применяя команды редактирования, необходимо:
1) выделить нужный диапазон;
2) выполнить команду Правка / Вырезать;
3) установить курсор в нужное место;
4) выполнить команду Правка / Вставить.
Как видно из приведенных примеров, процедура копирования и перемещения заканчивается выполнением команды Вставить.Эта команда помещает содержимое буфера обмена в указанное место.
Все приведенные выше операции также можно выполнить следующими способами:
1) применяя команды экспресс-меню;
2) применяя кнопки панели управления
Экспресс-меню, или иначе его называют контекстное меню, используется помимо основного меню, постоянно находящегося на экране. При активизации контекстного меню на экране появляются команды, относящиеся к активному объекту. Например, если в данный момент активен рисунок, то на экране появится экспресс-меню работы с ним.
Для активизации экспресс-меню достаточно:
1) выделить нужный диапазон;
2) установить курсор мыши на закрашенную область;
3) нажать правую кнопку мыши.
На экране появится окно меню, которое используется аналогично меню Правка.
Еще одним общим принципом в работе с программами семейства MS Office является возможность использования справки. Чтобы запросить справку, соответствующую ситуации, в которой программа находится в данный момент, необходимо нажать на клавишу [F1] или на кнопку вызова помощника, или выполнить пункт меню <? >.