Поняття про текст. Науковий текст

Поняття про документ

2. Функції документа

3. Властивості документа

Документ (лат. documentum – зразок, доказ, свідоцтво) походить від «docere» – вчити, навчати. Коріння цього слова йдуть в індоєвропейської прамови, де воно означало жест витягнутих рук, пов'язаний з передачею, прийомом або отриманням чогось. За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» і пов'язане з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь «dek» був замінений на «doc» в слові «doceo» – Вчу, навчаю, від якого були утворені слова «doctor» – вчений, «doctrina» – вчення, «documentum» – те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Цицероном. Пізніше воно набуло юридична звучання і стало означати «письмовий доказ». Доказ, почерпнуте з книг, підтверджуючих записів, офіційних актів». У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до XIX ст. З латинської мови воно запозичене у всієї європейської мови. У російську мову слово «документ» прийшло за часів Петра I, як запозичене з німецької і польської мов – у значенні письмового свідоцтва.

На початку XX ст. воно мало два значення:

1) будь-який папір, складений законним порядком і який може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану,на вільне проживання) або на виконання якихось обов'язків (умови, договори,боргові зобов'язання);

2) взагалі будь-яке письмове свідоцтво.

Документ (Міжнародна організація зі стандартизації (ISO) –записана інформація, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Згідно зі стандартом ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука тощо. Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.

Документ(ЗУ «Про інформацію») – матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі

та просторі.

Документ (ДСТУ 2732 – 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення») – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документ (ДСТУ 2732:2004) –інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Загальні функції характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду:

Інформаційна – документ створюється для передачі або зберігання інформації. Інформаційна функція полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Закріплення (фіксація) інформації, зберігання інформації, трансляція інформації.

Соціальна – задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна – засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства:

Управлінська – за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова – за документом закріплена юридична сила.

Історична – надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

Комунікативна – полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва. Одновекторна комунікація – у документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх; двовекторна комунікація – проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування

Комулятивна – полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь.

Управлінська або регулятивна функція виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи).

Пізнавальна (освітня) або когнітивна – здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах – підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах – монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо.

Правова – здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження).

Загально-культурна функція – здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо.

Меморіальна (пам'яткова) функція – здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам'яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи).

Гедонічна функція – здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо.

Статистична функція – здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Функція історичного джерела – здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства.

Атрибутивність – наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати (інформаційна складова – вся інформація документа; інформація про документ; інформація на документі – автографи, різні помітки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції підписи, відбитки печаток, штемпелів, бібліотек, архівів, музеїв тощо; інформація, підтверджена документом; матеріальна складова – інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір,кіно, фотоплівка і т. д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т. д.) крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, клей тощо) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер тощо).

Функціональність – призначення для передачі інформації в просторі й часі.

Структурованість – зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

Список рекомендованої літератури до теми:

1. Вихованець І. Р., Городенська К. Г., Грищенко А. П. Граматика української мови. – К.: Радянська школа, 1982. – 208 с.

2. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д.Бабич. – Чернівці: Рута, 1996. – 276 с.

3. Довідник підприємця / М. Ф. Черепок, Т. Ф. Зайченко – К.: Журналіст України, 1992. – 114 с.

4. Жанри і стилі в історії української літературної мови. – К.: Наукова думка, 1989. – 288 с.

5. Коваль А. П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992. – 279 с.

6. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів. – К.: Либідь, 1995.– 207 с.

7. Сучасна українська літературна мова. Стилістика. – К.: Наукова думка, 1973 – 588 с.

ТЕМА 3: КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Зміст

1. Диференціація документів

2. Поняття про бланк, формуляр. Реквізити документів

Так, за способом фіксації документів розрізняють такі документи: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Письмові документи – це рукописні і машинописні документи.

Графічні документи – це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні.

До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.

Фото- і кінодокументи – це документи, що створені способом фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).

Фонодокументи документи – це документи, що створені способом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють документи на: організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові,постачально-збутові тощо.

Інші виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні,організаційні, розпорядчі.

За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення,заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні),трафаретні, індивідуальні (нестандартні).

Типові документи – це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи – це документи, частина яких надрукована, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).

Індивідуальні документи – це документи, які створюються індивідуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових записок, автобіографій та ін.

За складністю документи поділяють на: прості і складні.

Прості документи містять інформацію з одного питання.

Складні – з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи(підприємства, організації) і не виходять за її межі.

Зовнішні документи – це вхідна і вихідна кореспонденція.

За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.

За строками виконання розрізняють документи термінові й нетермінові.

Термінові виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».

Нетермінові документи – це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істинні), фальшиві (підроблені).

Справжні (істинні) – це документи, що створені за всіма правилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи стають тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.

Фальшиві (підроблені) – це документи, зміст яких чи їх оформлення не відповідають дійсності.

За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригінали і копії.

Оригінали – це перші примірники офіційних документів.

Копії– документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу.

За походженням документи поділяються на: службові і особисті.

Службові документи – це документи, які створюються установами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформляти за певним зразком.

Особисті документи – це документи, створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:

а) документи тимчасового зберігання (до 10-ти років),

б) документи тривалого зберігання (понад 10 років),

в) документи постійного зберігання.

Щоб укласти будь-який розпорядчий документ, потрібно знати правила формуляра-зразка.

Формуляр документа – це сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів документа.

Реквізити – це сукупність обов'язкових елементів у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Для складання організаційно-розпорядчих документів використовуються такі реквізити (усього 31 реквізит):

– Державний герб України;

– емблема організації (підприємства);

– зображення урядових нагород;

– код підприємства;

– код документа;

– назва міністерства чи відомства;

– назва установи (організації, підприємства);

– назва структурного підрозділу;

– індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

– назва виду документа;

– дата;

– індекс (вихідний номер документа);

– посилання на індекс і дату вхідного документа;

– місце складання чи видання;

– гриф обмеження доступу до документа;

– адресат;

– гриф затвердження;

– резолюція;

– заголовок до тексту;

– позначка про контроль;

– текст;

– позначка про наявність додатка;

– підпис;

– гриф погодження;

– візи;

– печатка;

– позначка про засвідчення копії;

– прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

– позначка про виконання документа й направлення його до справи;

– позначка про перенесення даних на машинний носій;

– позначка про надходження.

Розрізняють постійні та змінні реквізити.

Постійні реквізити використовуються на уніфікованих формах чи бланках документів, а змінні – під час його складання.

Кожен реквізит має бути розміщений у документі на постійному місці. Це робить документ зручним для зорового сприймання. Розміщують реквізит на бланку.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найчастіше доводиться користуватися бланками службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів тощо. Бланки виготовляються на папері форматів А4 і А5.

Досвідчені службовці кажуть, що документ – обличчя установи, а бланк – її візитна картка. До виготовлення бланків існують такі вимоги:

– повинні бути виконані бездоганно (бездоганні текст і поліграфія);

– чітко надруковано текст;

– текст має бути подано грамотно.

За державними стандартами передбачено кутове і поздовжнє розміщення реквізитів.

Група реквізитів і їх постійних частин, відтворена як блок на бланку документа, називається штампомбланка.

Кутове розміщення більш раціональне, бо праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат». Такі бланки рекомендують використовувати при оформленні документів, що мають «гриф затвердження» (протоколів, актів тощо).

Поздовжнє розміщення штампа доцільне у випадках, коли назва установи разом з назвою вищестоящої організації, якій вона підпорядкована, складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній державним стандартом 6.38–90 для кутового штампа.

Список рекомендованої літератури до теми:

1. Антоненко-Давидович Є. Як ми говоримо.– Київ: Либідь, 1991.– 253с.

2. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д.Бабич. – Чернівці: Рута, 1996. – 276 с.

3. Довідник підприємця / М. Ф. Черепок, Т. Ф. Зайченко – К.: Журналіст України, 1992. – 114 с.

4. Дужик Н. Науковий стиль і сучасні термінологічні проблеми // Українська мова: з минулого в майбутнє. – К., 1998. – С. 124–126.

5. Жанри і стилі в історії української літературної мови. – К.: Наукова думка, 1989. – 288 с.

6. Коваль А. П. Культура ділового спілкування: Навчальний посібник. – К.: Либідь, 1992. – 280 с.

7. Ринкова термінологія ділової людини: Словник-довідник. – К.: Абрис, 1992.– 88 с.

8. Пентилюк М. I. Культура мови і стилістика: Пробний підручник для гімназій гуманітарного профілю. – К.: Вежа, 1994. – 239 с.

9. Пономарів О. Д. Стилістика сучасної української мови. – К.: Либідь, 1993. – 248 с.

ТЕМА 4: ТЕКСТ. ТИПОВІ ЗРАЗКИ НАУКОВИХ ТЕКСТІВ

Зміст

Поняття про текст. Науковий текст

2. Типи наукових текстів (тези, конспект, анотація, доповідь, реферат, курсова / дипломна роботи, бібліографічний опис, стаття рецензія)

Текст у сучасному мовознавстві позначає кілька мовних явищ:

· реально висловлене (написане та ін.) речення або сукупність речень;

· уся сума (сукупність) актів мовлення, створених колективом носіїв цієї мови;

· текст – водночас і процес вирішення екстралінгвістичних завдань мовними засобами, і продукт цього вирішення;

· текст – це об’єднана смисловим зв’язком послідовність одиниць мовлення: висловлень, абзаців, розділів;

· комунікативний акт.

Текст – писемний або усний мовленнєвий масив, що становить лінійну послідовність висловлень, об'єднаних у ближчій перспективі смисловими і формотворчо-граматичними зв'язками, а в загально композиційному плані – спільною темою і сюжетною заданістю.

Учені відзначають, що до складу тексту входять:

– речення, поєднані між собою;

– надфразові єдності або складні синтаксичні цілі.

Надфразова єдність складається з двох частин:

текстовий суб’єкт (ця частина подібна до підмета і логічного суб’єкта);

текстовий предикат (ця частина подібна до присудка і логічного предиката). Текстовий суб’єкт (С) означає те, про що говориться в тексті. Текстовий предикат (П) – це те, що говориться в тексті про текстовий суб’єкт. Текстовий суб’єкт і текстовий предикат виражаються цілими реченнями – одним, двома або кількома.

Типи зв’язку: паралельний, ланцюговий (послідовний), кільцевий.

Паралельний зв’язок виникає між реченнями однорідного складу. При паралельному зв’язку речення самостійні, не зв’язані граматично з іншими.

Ланцюговий (послідовний) зв’язок – найбільш поширений, він виникає між реченнями неоднорідного складу. Елементи попередніх речень повторюються в наступних або заміщаються вказівними словами – займенниками, займенниковими прислівниками.

Кільцевий – основна думка повідомлення є обрамленням до тексту.

Плавність розгортання теми у великих текстах забезпечується також ретроспективним і перспективним зв’язками.

Ретроспективний зв’язок – це опора на вже сказане, а перспективний – як буде розгортатися виклад у подальшому. Засобом ретроспективного зв’язку є повтор слова сосна у перших реченнях поданих надфразових єдностей, що тематично єднає ці структури.

За формами реалізації тексти поділяють на усні і писемні. Публіцистичні, наукові, інформаційні тексти можуть бути і усними, і писемними.

Інші тексти можуть існувати лише в одній із форм:

в усній – судові промови, розповіді, фольклорні твори тощо;

у писемній – епістолярні твори, твори художньої літератури, офіційні документи, у т. ч. резолюції, накази, протоколи, характеристики, акти, телеграми.

Важлива роль в оформленні тексту належить графічним засобам – поділу на абзаци, розділовим знакам (писемна форма), інтонації (усна форма). Вони допомагають забезпечити комунікативну спрямованість і структурну організацію тексту на різних його рівнях.

Наукове знання може бути виражено у різних видах первинних текстів: усних (дискусія, диспут, обговорення наукової проблеми у колі фахівців); письмових (доповідь, дисертація, стаття, монографія тощо).

У тексті є: зміст знання (функціонує вже як семантика тексту) і саме знання (поступово досягає статусу наукової інформації).

Типи наукових текстів: доповідь, дискусія, монографія, підручник, стаття у різному ступені демонструють наукове знання, його семантику.

Спрощено представляють наукове і технічне знання документи, зокрема: технічні посібники з експлуатації і ремонту машин, технічні проекти й описи верстатів, виробів.

Особливу групу таких текстів, що представляють наукове знання, складають вторинні документи (тексти). Це словники, енциклопедії, класифікатори, рубрикатори, стандарти на терміни, нормативні довідники, реферати, анотації, популярні лекції, бесіди, інтерв'ю, реклама.

Ці типи текстів:

• передають наукове знання вже в компресованому вигляді,

• прагнуть зосередити увагу на найголовнішому.

Але якщо зміст наукового чи науково-технічного знань про предмет у принципі єдиний у фахівців з різних країн, що говорять різними мовами, то модель логіко-понятійної системи цього знання може бути представлена:

• штучною мовою, що має інтернаціональний характер (система латинських позначень у біології, медицині, символів у хімії, математиці, фізиці);

• або ж – національною мовою.

Терміни, слова і словосполучення творять лексико-семантичне поле, вибудовуються в лексико-семантичні парадигми.

Отже, усяке наукове знання втілюється в тексти і пізнається лише через тексти.

Важко переоцінити роль наукового знання і мови у формуванні наукового тексту. У той же час можна виділити цілий ряд інших компонентів, що грають не меншу роль у формуванні наукового тексту. Серед них:

• прагматика,

• комунікативне середовище,

• традиції тексту.

У змістовному плані сюди відносяться:

• визначення мети і задач роботи;

• вказівки на те, кому вона призначена, адресована;

• практичне значення проведеного дослідження.

У процесі створення спеціального тексту, як правило, обов'язково враховуються:

• обсяг професійних знань;

• спеціалізація й інтереси тих, кому адресується цей текст.

Через вказівки на рівень знань, необхідних для розуміння і засвоєння відповідного матеріалу, а отже через фактор комунікативного середовища в текст проникають і саме через текст реалізуються інформаційні зв'язки вчених між собою.

У самому тексті зазначені моменти знаходять висвітлення:

• в огляді літератури;

• у системі посилань і виносок;

• у коментарях.

Кожен дослідник будує композицію своїх робіт так, як прийнято в цьому жанрі досліджень, у даній галузі знання (стаття, моно-рафія, посібники). Так, наприклад, загальні довідники із зоології, ботаніки мають досить строгу структуру, при якій у визначеній послідовності випливає опис класів, сімейств, видів, підвидів, їхньої будови, способу життя.

Отже:

• відзначені вище фактори (прагматика, комунікативне середовище, традиції тексту) знаходять своє вираження в текстах різних мов, у різних власне мовних формах;

• у мовній структурі тексту, разом зі значеннями слів, морфем, конструкцій вони і формують цілісний зміст наукового тексту;

• спеціальні терміни не утворюють суцільний термінологічний потік чи хаос, а розподіляються в залежності від типів макроструктури тексту.

До складових компонентів структури наукового тексту відносяться:

• його макроструктура і загальна архітектоніка (композиція, типи і розташування розділів, глав, параграфів, абзаців, схем, малюнків, карт);

• лексика (загальномовна, загальнонаукова, вузькотермінологічна);

• морфологічні і словотворчі засоби;

• синтаксис;

• семантика, що пронизує усі компоненти і частини тексту.

Наукові знання можуть бути виражені у текстах таких жанрів: дисертація, монографія, підручник, доповідь, конспект, анотація, тези, програма, реферат, стаття, рецензія, відгук тощо.

Часто доводиться прочитане занотовувати у формі плану, тез, окремих виписок, конспекту. Учені сходяться на думці, що записи дисциплінують, допомагають упорядкувати думки, виділити основне у тексті, а головне – запам’ятати прочитане.

Найпростішою формою нотування є план, пункти якого найчастіше формулюються простими реченнями. План допомагає представити структуру тексту, назвати основні його теми, а тези – розкривають суть всієї текстової інформації. Тези відрізняються від повного тексту відсутністю деталей, пояснень, ілюстрацій.

Тези – коротко сформульовані основні положення (статті, доповіді, лекції чи повідомлення), що вбирають суть висловленого.

Як і план, тези можуть бути складені у вигляді:

• авторських висловлювань із тексту (цитат);

• формулювань основних положень статті чи розділу монографії власними словами.

Конспект – це короткий письмовий виклад змісту книги, статті, лекції тощо. При конспектуванні спрацьовує зорова, механічна, а при слуханні лекції – і слухова пам’ять, що допомагає людині пізніше легко згадати (відновити в пам’яті) колись почуте чи прочитане і законспектоване. Розрізняють конспекти прочитаного і конспекти почутого.

Конспект почутого складається з плану, стисло викладених основних положень, фактів і прикладів. У конспекті слухач має можливість занотувати почуте, виразити своє ставлення до нього у вигляді коротких нотаток, зауважень. Для цього аркуш ділять на дві частини (меншу і більшу), меншу залишають для власних поміток, зауважень тощо, а на іншій пишуть конспект лекції тощо. Конспектувати почуте важче, потрібно встигнути записати головне, тому варто використовувати скорочення слів, словосполучень. Скорочувати радять частовживані терміни, слова, але так, щоб пізніше можна було прочитати написане.

Конспект прочитаного складати легше, читач не обмежений у часі і може декілька разів перечитати незрозуміле, щоб чітко його занотувати. «Конспект включає тези, які визначають основу його змісту. На відміну від конспекту тези не включають фактичного матеріалу книги. Конспект – це тези в дещо поширеному вигляді.

Учені радять знайти таку форму запису, яка б дозволила не просто фіксувати прочитане, але й заповнювати прогалини і зберігати логічну послідовність викладу.

Читаючи працю, потрібно виділяти в ній головне, а також те, що варто процитувати.

Розрізняють такі прийоми конспектування:

• вільні (думки автора передаються своїми словами);

• текстуальні (текст записують у вигляді цитат);

• змішані (вільний виклад поєднано з цитуванням).

Матеріали конспекту потрібно записувати на одній, правій сторінці зошита, а ліва сторінка служитиме для запису власних думок, коментарів, оцінок, доповнень, уточнень, які можуть з’явитися пізніше.

Для стислого запису думок (особливо це стосується лекцій) варто користуватися:

• скороченнями окремих слів;

• умовними позначеннями, символами, математичними знаками.

Записуючи цитату, потрібно вказати сторінку, з якої її записано. Цитуючи, не допускайте неточностей у передачі авторського тексту (якщо є виділення, курсив – усе це потрібно позначити відповідними підкресленнями: напівжирний шрифт – прямою лінією, курсив – хвилястою, розрядку – пунктиром).

Анотацією називається короткий огляд змісту книги, статті часто з критичною оцінкою її. До анотації входять:

• опис бібліографічних ознак книги (указуються автор, назва, місто, видавництво, рік, кількість сторінок);

• короткий переказ змісту;

• вказівка, кому ця книга адресована.

Інколи до анотацій включають відомості про автора(ів) книги, відомості про те, як оцінюють цю книгу у науковому світі.

Розміщують анотацію на звороті титульної сторінки. Прочитавши її, можна мати уявлення про зміст книги, інакше кажучи, анотація– елемент довідкового апарату книги.

Кожен спеціаліст повинен оволодівати мистецтвом публічного виступу, хоча б його основами, тому що в процесі роботи доведеться виголошувати перед співпрацівниками лекції, промови чи доповіді, робити повідомлення.

Усне повідомлення –1) це невеликий публічний виступ, невелика доповідь на якусь тему; 2)документ, у якому про щось повідомляється, сповіщається.

Виступ – 1) публічне виголошення промови, заяви, інформації; 2) публікація свого твору, статті або окремого твердження, дум ки з певного питання; 3) дія, спрямована проти кого-, чого-небудь.

Промова – публічний виступ з якого-небудь приводу; 2) текст публічного виступу.

Доповідь – це 1) прилюдне повідомлення на певну тему; 2) рідко – усне або письмове офіційне повідомлення про що-небудь керівникові, начальникові.

Доповідь – один із найпоширеніших жанрів (форм) усного висловлювання.

Види доповіді:

• політична;

• ділова;

• звітна;

• наукова.

Найпоширенішою є така структура доповіді: вступ, основна частина, висновок.

У вступі потрібно визначити тему доповіді, причини її вибору, вказати актуальність проблеми, її значення, сформулювати мету доповіді, викласти історію питання.

В основній частині – подати характеристику проблеми (виділити основний аспект проблеми, а потім – основні положення, які детально і послідовно проаналізувати).

Висновки мають бути чіткими, лаконічними. Рекомендується повторити основну думку, а потім підсумувати найбільш важливі положення.

Реферат – це наукова робота, виконана на основі критичного огляду і вивчення ряду публікацій. Реферат – це 1) короткий усний або письмовий виклад наукової праці, результатів наукового дослідження, змісту книги;

2) доповідь на будь-яку тему, написана, зроблена на основі критичного огляду літературних та інших джерел».

Етапи створення реферату:

• підбір літератури;

• опрацювати літературу;

• скласти плану реферату;

• написання тексту реферату.

Список використаної літератури оформляється з нової сторінки за тими ж правилами, що і список використаної літератури у курсовій роботі (див. нижче). Аналогічно робляться і посилання.

Курсові та дипломні роботи мають:

• торкатися розв’язання актуальних і перспективних проблем сучасного розвитку певної науки;

• демонструвати знання студентом літератури з теми, історії досліджуваної проблеми;

• розкривати вміння студента чітко характеризувати предмет дослідження, узагальнювати результати, робити висновки.

Основні вимоги до курсової роботи:

• структурно-логічна послідовність викладення матеріалів роботи за розділами;

• зміст роботи повинен відповідати темі;

• формулювання повинні бути чіткими і простими для сприйняття;

• аргументація повинна бути переконливою, а висновки – обґрунтованими.

Одним із важливих етапів написання роботи є добір і вивчення наукової літератури з теми.

Процес роботи з літературними джерелами та їх бібліографічний опис:

скласти бібліографію з теми наукової роботи (варто використати бібліотечні каталоги: алфавітні (картки на книжки розміщені в алфавітному порядку), систематичні (назви творів розташовані за галузями знань), предметні (вони містять назви творів з конкретних проблем і спеціальностей); бібліографічні довідникові видання (покажчики по окремих темах і розділах); виноски і посилання в монографіях, підручниках; періодику (варто переглянути останні номери журналів кожного року – у них є інформація про всі статті, які вміщені у всіх номерах журналу за рік тощо).

Складові вступу: історіографія питання, актуальність, предмет, об’єкт, мета, завдання, методи, новизна, особистий внесок дослідника.

Типи гіпотез,:

• описові (передбачають існування якого-небудь явища, описують його причини і можливі наслідки);

• пояснювальні (дається тлумачення можливих наслідків з певних причин, а також характеризуються умови та обставини, за яких ці наслідки обов’язково наступають, тобто, в силу яких чинників і умов буде даний наслідок);

• описово-пояснювальні (поєднання гіпотез першого і другого типів) [там таки].

Якщо передбачається експериментальне дослідження, розробити програму, методику його проведення, пізніше проаналізувати результати експериментального дослідження, зробити висновки.

Обсяг курсової роботи – приблизно 25–30 сторінок. У роботі має бути титульна сторінка (оформлена за правилами), зміст, текст роботи, висновки, список літератури.

Список використаної літератури (бібліографічний опис) оформляється за алфавітом, указується прізвище, ініціали автора; якщо книжка написана декількома авторами, то перераховуються або всі прізвища (за таким порядком, в якому вони вказані в книжці), або лише прізвище та ініціали першого автора, після чого роблять приписку «та ін.»; повна і точна назва роботи, яка не береться в лапки; підзаголовок, який уточнює назву (якщо він вказаний на титульному аркуші); дані про повторне видання; назва збірника, часопису (якщо це стаття), назва міста видання книжки в називному відмінку; назва видавництва (без лапок); рік видання (без слів «рік» або скорочення «р»); кількість сторінок із скороченням «с».

Застосовують пряме та опосередковане цитування та посилання (пояснення застосування розділових знаків).

Стаття – це 1) науковий або публіцистичний твір невеликого розміру в збірнику, журналі, газеті тощо; 2) самостійний розділ, параграф у юридичному документі, описі, словнику; 3) розділ у документі, бюджеті, який містить назву джерела доходу або обґрунтування витрати.

Виділяють такі види статей: вступна, передова, суспільно-політична, літературно-критична, мовознавча, (або лінгвістична), полемічна, наукова, науково-популярна.

Передову статтю ще інколи називають сенсацією. Це сильне враження від будь-якої події; подія, повідомлення, які справляють таке враження.

Зазначимо, що в основу такого поділу покладено різні ознаки, тому одну якусь статтю віднести лише до певного виду не можна. Так, наприклад; мовознавча стаття одночасно може бути і науковою, і полемічною.

За будовою стаття має таку ж структуру, що і доповідь чи реферат (вступ, основна частина, висновки). За обсягом стаття може бути різною, найчастіше це 5–12 сторінок, інколи обсяг статті може бути і більшим. У статті в основному викладаються власні думки, судження, спостереження. Часто використовується прийом зіставлення матеріалу, на основі такого порівняння робляться висновки. Якщо думки автора статті не збігаються з думками попередніх дослідників, він може використати прийоми полеміки і доказу.

Важливо вміти пов'язати інформацію, висвітлити причинно-наслідкові зв'язки між частинами інформації, забезпечити послідовність викладу. Для цього існує низка мовних засобів: тому; через те, що; але; зате; однак; проте; і отже; завдяки цьому; у зв'язку з цим; у такому разі; залежно від цього; при цьому; при тому; також; крім того; більше того; доречно; навпаки; по-перше; по-друге…

Для зв'язку з попередніми частинами інформації рекомендовано використовувати такі мовні одиниці: як уже зазначалося; як було показано вище; узяти до уваги; попередній; останній; наступний (розділ); проаналізований, досліджений, описаний (матеріал); заданий, зазначений, викладений, знайдений, помічений, наведений (вираз).

У висновку статті не можна обійтися без висловів: таким чином, точніше кажучи, іншими словами, це означає, аналіз показує, аналіз підтверджує, з опису видно, з одного боку, з іншого боку, і все ж, на завершення, можна підсумувати.

Коли вже статтю написано, потрібно перевірити:

• чи відповідає написане обраній темі;

• чи є послідовність викладу;

• чи логічно викладено думки, судження;

• як сформульовано основні думки;

• чи доречно використано у тексті статті цитати, як вони оформлені;

• чи не допущено фактичних помилок;

• якщо написано багато, то як скоротити текст.

Посилання на використану літературу робляться за тими ж правилами, що і в рефераті чи курсовій роботі.

Рецензія – критичний відгук на наукову працю (статтю, дисертацію та ін.) і художній твір чи виставу.

Кожна рецензія повинна починатися з назви «Рецензія». Далі потрібно вказати:

• на яку працю (виставу) її написано;

• прізвище автора праці (вистави);

• рік видання (публікації, постановки);

• назва видавництва (театру);

• текст рецензії;

• підпис і посада чи наукові титули автора рецензії;

• дата.

Список рекомендованої літератури до теми:

1. Вихованець І. Р., Городенська К. Г., Грищенко А. П. Граматика української мови. – К.: Радянська школа, 1982. – 208 с.

2. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д.Бабич. – Чернівці: Рута, 1996. – 276 с.

3. Довідник підприємця / М. Ф. Черепок, Т. Ф. Зайченко – К.: Журналіст України, 1992. – 114 с.

4. Жанри і стилі в історії української літературної мови. – К.: Наукова думка, 1989. – 288 с.

5. Коваль А. П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992. – 279 с.

6. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів. – К.: Либідь, 1995.– 207 с.

7. Сучасна українська літературна мова. Стилістика. – К.: Наукова думка, 1973 – 588 с.

ТЕМА 5: СЛУЖБОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Зміст

1. Документація особового характеру

2. Довідково-інформаційні документи

Резюме. Для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади особи, які претендують на ту чи іншу посаду, надсилають резюме – документ, у якому претендент повідомляє стислі відомості про освіту, трудову діяльність, професійний досвід і досягнення тощо. На відміну автобіографії та характеристики, резюме зорієнтоване не на всебічний опис особи, а передусім на переконання роботодавця у наявності у претендента умінь, необхідних для виконання певної роботи, організаційних навичок, досвіду тощо.

Документ стає конкурентоспроможним завдяки своєму вигляду і змісту. Вимоги до резюме – вичерпність та об'єктивність, достовірність відомостей про претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.

Зазвичай потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомендації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме.

Складаючи резюме, ви маєте виокремити не те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, яку користь від вас матиме фірма.

Розрізняють такі типи резюме:

хронологічне – зазначають перелік місць роботи у хронологічній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, таке резюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід; функціональне – зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента.

комбіноване – не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.

Структура резюме

1. Назва виду документа (посередині).

2. Текст документ, який містить таку інформацію:

а) контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий);

б) прізвище, ім'я (у називному відмінку) виділяють жирним шрифтом; краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік;

в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті);

г) досвід роботи подають у зворотньому порядку: від останнього місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення; відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа. Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках;

ґ) освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосуються очікуваної посади;

д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп'ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою (кількість балів або інших офіційних тестів) тощо;

е) особисті відомості (рік народження, сімейний стан);

є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об'єднаннях, зазначення можливості відрядження, ненормованого робочого дня);

ж) вказівка на можливість рекомендацій.

Автобіографія – це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити:

· назва виду документа

· текст, у якому зазначають ПІБ, дату і місце народження;

· відомості про освіту (повне найменування навчальних закладів, у яких довелося навчатися, назви отриманих спеціальностей, як зазначено в дипломі);

· відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи, посади);

· відомості про громадську роботу;

· стислі відомості про склад сім'ї;

· дата;

· підпис.

Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника, оцінено його ділові та моральні якості. складають на вимогу особи або письмовий запит іншої установи.

Реквізити:

· назва виду документа;

· текст характеристики;

· дата;

· підпис;

· печатка.

Характеристику оформлюють на стандартному аркуші паперу формату А4 у двох примірниках: перший видають особі, а другий підшивають до особової справи.

Рекомендаційні листи в діловому світі практикуються дуже широко й давно вже стали невід'ємною складовою ділових стосунків.

Рекомендаційний лист – це документ, який подають у ситуації клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії, гранту тощо. Особа-претендент бажає заручитися поважною рекомендацією, коли влаштовується на роботу чи подає клопотання про матеріальне заохочення.

На відміну від характеристики, рекомендація не обов'язково подається з місця роботи, зацікавленою в рекомендації може бути або сама людина, або ж організація чи установа.

За рекомендаційним листом можна звертатися до особи, яка добре знає претендента, його професійні та моральні якості, наукові/фахові здобутки, коло зацікавлень тощо, а також має авторитет та визнання у своїй галузі. Той, хто рекомендує, несе відповідальність за рекомендовану особу, тому інформація має бути об'єктивною та правдивою.

Рекомендаційні листи складаються зазвичай з двох частин.

У першій частині вказуються мінімальні відомості про рекомендованого: з якого часу, звідки, як його знаєте, з якими його працями чи досягненнями знайомі тощо.

У другій частині має бути чітко сформульоване те, заради чого пишеться рекомендація: рекомендую чи не рекомендую. Зрештою висловлюється готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.

Заява, наказ (сам. робота, практичне заняття).

Прес-реліз (з англ. – випуск для преси) – це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Його можна використовувати під час розроблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і засобів масової інформації. Написання цього документа не вимагає великих витрат часу, проте грамотно складений прес-реліз надзвичайно ефективний, коли треба представити інформацію, яка потребує миттєвого висвітлення у (наприклад, дата і місце проведення громадських слухань).

Прес-реліз – інформативний документ, що повідомляє яку-небудь новину. Особливості прес-релізу: він повинен бути лаконічним, ємним, логічним. Своєрідність прес-релізу на відміну від прямої реклами і тематичної статті полягає в тому, що це коротке повідомлення, яке містить у собі ту або іншу новину.

Умовно прес-релізи можна переділити на два види: стандартний і спеціальний.

Стандартний прес-реліз призначений для інформування про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств, зокрема:

• стандарт-реліз, де вміщено інформацію для ЗМІ про повсякденні події;

• стандарт-реліз, що знайомить ЗМІ з подіями, які відбуваються періодично.

Спеціальний прес-реліз складають, коли виникає потреба поінформувати про незаплановані події.

Реквізити:

· дата подання;

· назва виду документа;

· назва установи, яка підготувала прес-реліз;

· контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації;

· заголовок;

· текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно викласти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

важлива новина;

рішення написати прес-реліз;

збір інформації, узгодження цитат;

написання першої версії;

внесення змін, підготовка остаточного варіанта;

поширення прес-релізу.

Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу).

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти оформлюються на спеціально виготовлених друкарським способом бланках. Текстові звіти здебільшого виконуються довільно, але існують усталені вимоги до оформлення.

Реквізити:

· назва виду документа;

· заголовок (вказують установу, напрям діяльності, звітний період);

· текст, який має частини вступ (вказують коло завдань, були поставлені перед установою (особою) за звітний період), основна частина (опис та аналіз виконаної роботи), висновки (пропозиції, зауваження, плани на майбутнє);

· підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту;

· дата;

· печатка.

Звіти про виконання одноразових завдань доручень не затверджуються й адресуються керівникові, якого отримано завдання. Текст такого звіту починають словами (Відповідно до Вашого доручення від, за Вашим завданням…).

Печатка, штамп установи й підпис керівника мають бути лише у зовнішніх звітах.

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди). Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи. Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.

Реквізити:

· назва організації, що видає довідку;

· дата і номер;

· назва виду документа;

· текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається);

· підписи службових осіб;

· печатка, без якої довідка не має юридично.

Службова записка, протокол (сам. робота, практичне заняття).

Список рекомендованої літератури до теми:

1. Антоненко-Давидович Є. Як ми говоримо.– Київ: Либідь, 1991.– 253с.

2. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д.Бабич. – Чернівці: Рута, 1996. – 276 с.

3. Довідник підприємця / М. Ф. Черепок, Т. Ф. Зайченко – К.: Журналіст України, 1992. – 114 с.

5. Жанри і стилі в історії української літературної мови. – К.: Наукова думка, 1989. – 288 с.

6. Коваль А. П. Культура ділового спілкування: Навчальний посібник. – К.: Либідь, 1992. – 280 с.

7. Ринкова термінологія ділової людини: Словник-довідник. – К.: Абрис, 1992.– 88 с.

9. Пономарів О. Д. Стилістика сучасної української мови. – К.: Либідь, 1993. – 248 с.