Структура облікової інформації
Облікова номенклатура — це перелік господарських фактів про форми функціонування майна — засобів господарства, а також капіталу — джерела утворення зазначених засобів, про господарські операції, а також результати господарської діяльності, які мають знайти відображення у бухгалтерському обліку.
Сукупність об’єктів бухгалтерського обліку визначається змістом господарської діяльності конкретного господарства, вимогами управління і потребами в інформації, контролі та оцінюванні діяльності на підставі аналізу.
Історично склалося так, що обсяг робіт з бухгалтерського обліку в умовах ручної праці збільшувався поступово. Поява нової облікової номенклатури сприймалася механічно, і оформлення її здійснювалося за методом аналогії.
Значний обсяг бухгалтерської інформації потребує наукової організації облікового процесу і навіть в умовах ручної праці — розробки облікової номенклатури. Що ж до організації бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації, то без розробки облікових номенклатур сама автоматизація стає неможливою.
На підприємствах облікова номенклатура формується залежно від фактичних умов організації, технології та інших факторів.
Складнішою є розробка облікової номенклатури в новоутворених господарствах, оскільки треба визначити перелік об’єктів господарювання, які підлягають документуванню. Облікові номенклатури на цих об’єктах розробляють з урахуванням досвіду діючих господарств.
При розробці облікових номенклатур особливу увагу приділяють даним первинного, вторинного та кінцевого оформлення.
До даних первинного оформлення відносять первинні відомості, наприклад видачу грошей із каси, матеріалів зі складу (комори), наявність матеріальних цінностей на складі під час інвентаризації тощо.
Даними вторинного оформлення є відомості, які дістають уже після первинної реєстрації в облікових реєстрах даних первинного оформлення, наприклад розрахунки розподілу загальновиробничих, загальногосподарських витрат тощо.
До даних кінцевого оформлення належать показники бухгалтерського балансу та звітності.
Облікова інформація характеризується складною структурою. Мінімальною структурною одиницею, яка не підлягає подальшому смисловому поділу, є реквізит. Розрізняють два види реквізитів: реквізити-ознаки та реквізити-основи. Перші характеризують якісну, а другі — кількісну сторону об’єктів обліку — господарських фактів, явищ та процесів. Прикладом реквізитів-ознак може слугувати номер документа, назва матеріалу, постачальника і т. ін., а реквізитів-основ — кількість матеріалів, що надійшли, сума і т. ін.
Реквізити-ознаки і реквізити-основисамостійного економічного значення не мають, тому їх використовують лише для повної характеристики об’єкта обліку.
Кожний реквізит-основа разом з кількома реквізитами-ознаками утворюють інформаційну сукупність, яку називають економічним показником (наприклад, один рядок предметної частини будь-якого документа). Один або кілька економічних показників утворюють носій економічної інформації — документ.
Враховуючи різноманітність та велику кількість об’єктів формування облікових номенклатур, їх слід вибирати за топологічною ознакою бухгалтерського обліку (основні засоби, матеріали, оплата праці, виробництво, продукція, гроші тощо) окремо для кожного технологічного етапу: первинного, поточного та підсумкового обліку.
З кожної топологічної дільниці бухгалтерського обліку та на кожному етапі складають перелік облікових номенклатур.
Деякі особливості вибору облікових номенклатур виникають в умовах застосування персональних комп’ютерів (ПК), оскільки при цьому доводиться розв’язувати два організаційні питання: вибір облікових номенклатур та кодування.
Особливістю розробки облікових номенклатур у разі застосування ПК є створення системи довідкової та нормативної інформації.
Облікові номенклатурирозробляє бухгалтерія під керівництвом головного бухгалтера. До цієї роботи залучають також працівників планового, фінансового та інших відділів, спеціалістів інших служб господарства.
Формування облікових номенклатур — важливий момент організації бухгалтерського процесу, їх наявність сприяє ліквідації дублювання в обліку, обґрунтованому вибору первинних документів, облікових реєстрів, формуванню документообігу, документопотоків, розв’язанню інших питань бухгалтерського обліку.