Організація обліку розрахунків з працівниками
Наступним етапом в організації обліку праці і заробітної плати є організація обліку нарахування та виплати заробітної плати, яка являє собою систему заходів по забезпеченню якісного, достовірного та своєчасного нарахування заробітної плати в бухгалтерії підприємства. Зазначений етап організації передбачає:
o визначення нормативної бази;
o організацію нагромадження інформації щодо виробітку та використання робочого часу та нарахування заробітної плати;
o організація обліку розрахунків з працівниками та виплати заробітної плати;
o організація носіїв облікової інформації.
Організація нагромадження інформації щодо виробітку та використання робочого часу має здійснюватися відповідно до графіка руху носіїв первинної інформації — табелів, нарядів тощо. В установлені строки працівники відповідних структурних підрозділів, на яких покладено виконання облікових функцій щодо виробітку та використання робочого часу, передають до бухгалтерії первинні документи. Бухгалтер розрахункового сектора, групи розрахунків із заробітної плати приймає зазначені документи, перевіряє їх і комплектує у визначеному порядку. Прийняті до обробки зазначені документи разом з наказами, актами тощо слугують основою для здійснення розрахунку заробітної плати.
Розміри ставок встановлюються на підставі указаних документів—тарифікаційних списків, протоколів тарифікаційної комісії, штатного розкладу, документів про підтвердження категорії тощо. Для забезпечення якісного і точного відображення фактичних даних щодо розподілу заробітної плати останні мають бути згруповані в окремі папки з послідовністю розміщення стосовно структурних підрозділів.
Приступаючи до нарахування заробітної плати, бухгалтер ретельно вивчає вищевказані документи для запобігання спотворення реальних результатів праці. Після зазначеної процедури працівник бухгалтерії здійснює нарахування заробітної плати, фіксуючи інформацію у відповідних носіях (особових рахунках, розрахунково-платіжних відомостях; розрахункових відомостях).
Нарахована оплата праці в первинних документах у подальшому обліковому процесі має бути нагромаджена за двома напрямками: 1) за кожним працівником - для організації розрахунків з оплати праці; 2) за об'єктами обліку - для віднесення сум оплати праці у витрати відповідних споживачів.
Державний комітет статистики України наказом від 5 грудня 2008 р. № 489 затвердив типові форми розрахунково-платіжних відомостей:
- П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника";
- П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)".
Для прискорення розрахунків з оплати праці і їх контролю працівникам бухгалтерії доцільно мати таблиці з розмірів тарифних ставок і посадових окладів, таблиці для утримання податку, копії колективних договорів, положення про оплату праці, систематизовані збірники з трудового законодавства та інші нормативні документи, зразки підписів керівників господарських підрозділів, обліковців та інших осіб, які підписують первинні документи для нарахування заробітної плати.
Первинні документи із заробітної плати в бухгалтерії перевіряють з формального боку, арифметично і по суті. Неправильно оформлені документи повертають назад у відповідні підрозділи підприємства, у яких вони були складені.
Підрахунок даних про нараховану суму оплати праці за кожним працівником здійснюється в розрахунково-платіжних відомостях працівника (форма № П-6), в яких показують нарахування за видами оплат та утримання.
Відомість ведуть на кожного працівника, де записують його прізвище, ім'я та по батькові, стать, табельний номер, ідентифікаційний номер, професію, посаду, кількість відпрацьованих днів (годин).
У розділі "Нараховано за видами оплат" відображають нарахування за фондом основної і додаткової заробітної плати, а також зазначають інші заохочувальні і компенсаційні виплати та виплати, що не належать до фонду оплати праці.
У розділі "Утримано" записують утримання раніше виданого авансу, внесків до пенсійного та інших соціальних фондів, податку з доходів фізичних осіб, профспілкових внесків, аліментів тощо, а також вираховують суму, яка підлягає виплаті.
Для виплати заробітної плати складають платіжні відомості, їх підписують керівник підприємства і головний бухгалтер. Після цього касир має право за ними видавати заробітну плату. За отримані суми грошей працівники підписуються у відомості. В розрахунково-платіжних відомостях ведеться аналітичний облік до рахунку 66 "Розрахунки за виплатами працівникам".
Платіжні відомості складають за структурними підрозділами. Узагальнення даних відомостей по підприємству роблять шляхом складання Зведеної відомості за розрахунками з робітниками та службовцями. Таке зведення оплати праці дає змогу мати узагальнюючі дані в цілому по підприємству про суми нарахованої оплати праці, утримань із неї та суми до виплати. Ці дані необхідні для контролю витрачання фонду оплати праці, визначення загальних сум для перерахування податків, отримання готівки в установі банку для видачі працівникам, складання звітності тощо.
Нарахування на оплату праці роблять за Зведеною відомістю нарахування та розподілу оплати праці і відрахувань від неї за об'єктами обліку, в якій розподіляють оплату праці і відрахування на об'єкти обліку.
Виплату із каси сум з оплати праці, як правило, проводять за платіжними відомостями. Для цього із розрахунково-платіжних відомостей у платіжні відомості записують прізвище, ім'я та по батькові працівника, його табельний номер і суму до одержання. Такий порядок встановлюють на великих підприємствах, де касир завантажений лише однією роботою - веденням касових операцій. На невеликих підприємствах функції касира може виконувати бухгалтер. У такому випадку немає потреби складати окремо платіжну відомість. За таких умов оплату праці краще видавати за розрахунково-платіжною відомістю.
Не одержана у строк оплата праці відноситься на рахунок розрахунків з депонентами, а у платіжній відомості проти прізвища особи, яка не отримала плату за працю, ставиться відмітка "Депоновано". Суми депонованої оплати праці заносять у Книгу обліку розрахунків з депонентами, а потім видають за видатковими касовими ордерами. Якщо неодержані суми оплати праці перенести у розрахунково-платіжну відомість на наступний місяць як сальдо, то в книгу обліку депонованої заробітної плати такі записи не роблять, що зменшує обсяг облікової роботи.
Суми депонентської заборгованості обліковують до їх погашення.
Групування даних первинних документів за двома напрямками (за працівниками і за об'єктами обліку) - досить трудомістка робота. Тому вона виконується, як правило, за допомогою комп'ютерів.
Механізм організації розрахунків із заробітної плати залежить від форми, яку обрало дане підприємство (установа). Сьогодні застосовують дві форми розрахунків:
o через касу підприємства (установи);
o через уповноважену установу банку.
При цьому видача коштів із каси бухгалтерії може бути здійснена в індивідуальному порядку чи через уповноважену особу структурного підрозділу. В разі, якщо виплата коштів здійснюється через касу підприємства, слід чітко дотримуватись встановленого графіка виплат. Щодо кожного структурного підрозділу чи підприємства, що обслуговується, така чітка регламентація допоможе уникнути зайвих витрат часу працівників останніх в цілому та каси зокрема. Більш раціональним способом у зв’язку з цим є виплата заробітної плати через довірених осіб, з якими укладається угода від особи керівника на виконання зазначених функцій. Працівники бухгалтерії повинні провести повний інструктаж щодо матеріальної й інших видів відповідальності зазначених працівників і порядку організації виплат у структурному підрозділі. Так, доставка коштів у структурний підрозділ має здійснюватись відповідальною особою у супроводі одного з працівників. Виплата коштів має здійснюватись в ізольованому приміщенні, де одночасно мають бути присутні лише особа, що здійснює виплати, та особа, яка отримує кошти. Зберігаються кошти до виплати в металевому сейфі зазначеного приміщення, ключ від якого мають уповноважена особа структурного підрозділу та його керівник. Виплата коштів здійснюється в певні періоди часу, з урахуванням основної діяльності працівника, упродовж трьох днів, після чого уповноважена особа оформлює платіжні документи і передає їх, разом із сумою невиплаченої заробітної плати, до каси підприємства.
Організації виплати коштів по заробітній платі через установи банку передує вибір кандидатури банківської установи. При зазначеній формі виплати заробітної плати працівникам після укладання індивідуальних угод на відкриття карткового рахунка видається один примірник угоди, дебетна картка, цифровий код до неї та правила користування дебетною карткою. Важливим є наочний інструктаж працівників підприємства щодо користування пластиковою карткою та ознайомлення з принципом роботи банківського автомата, який мають провести працівники бухгалтерії підприємства. Відповідно до графіка руху носіїв інформації працівники отримують розрахунковий листок чи розрахунок отриманої по картці заробітної плати.
На суму нарахованої заробітної плати нараховуються внески на обов’язкове пенсійне та соціальне страхування.
Розробка облікових номенклатур за даним напрямом здійснюється в розрізі переліку:
o нараховано зарплату;
o нараховано інші види додаткових виплат;
o утримано із заробітної плати збори і платежі;
o виплачено заробітну плату.
Питання для самоконтролю:
1. Які нормативні документи регламентують облік праці та її оплати?
2. Які елементи входять до складу тарифної системи?
3. Які документи оформлюються при прийнятті на роботу працівника?
4. Які документи оформлюються при звільненні з роботи працівника?
5. Як організується табельний облік?
6. Якими документами оформлюється нарахування та виплата заробітної плати?