Організація надходження, зберігання та вибуття запасів
Наявність, рух за надходженням і вибуттям, за місцями зберігання запасів характеризує їх первинний облік .
Законодавчо та нормативними документами вже визначені основні характеристики номенклатури матеріальних запасів: їхні назва, тип, сорт, розмір, одиниці виміру та багато інших. Разом з тим велика кількість номенклатур потребує особливого визначення, яке характеризувало б особливості об’єктів обліку.
Для визначення номенклатури потрібно скласти таблицю за формою (табл. 7.2). Номенклатура має бути пов’язана з назвою, рухом матеріальних запасів, напрямами використання, джерелами надходження тощо.
Таблиця 7.2
Облікові номенклатури з обліку виробничих запасів
| Дані для обліку | Використання облікових даних | У вираженні | В яких носіях інформації фіксуються | |
| натуральному | вартісному | |||
| Надходження матеріалів на склад: | Для обліку наявності та руху, контролю своєчасного надходження та розрахунків | Розрахунково-платіжна вимога, товарно-транспортна накладна, прибутковий ордер | ||
| назва | + | – | ||
| кількість | + | – | ||
| ціна | + | – | ||
| сума | – | + | ||
| від кого надійшли | – | + | ||
| постачальник | – | + | ||
| тощо | ||||
| Видача матеріалів зі складу: | Те саме | Вимога, забірні листи, лімітно-забірні картки, накладні на відпускання матеріалів на сторону | ||
| назва | + | – | ||
| кількість | + | – | ||
| ціна | + | – | ||
| сума | – | + | ||
| кому видано | – | + | ||
| тощо |
Під час розроблення облікових номенклатур первинного обліку потрібно укрупнювати одиниці вимірювання там, де це можливо. Це дасть змогу зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи.
Після визначення облікової номенклатури переходять до вибору носіїв облікової інформації. Для забезпечення первинного обліку запасів передбачено такі документи (табл. 7.3).
Таблиця 7.3
Первинні документи з обліку запасів
| Операції з товарно-матеріальними цінностями | |||||||||||
| 1. Надходження | |||||||||||
| Від постачальників | Від підзвітних осіб | ||||||||||
| Форма | Назва | Форма | Назва | ||||||||
| №869 | Рахунок-фактура,платіжна вимога | – | Товарний рахунок | ||||||||
| М-5,М-6 | Товарно-транспортна накладна | – | Акт закупки ТМЦ | ||||||||
| Податкова-накладна | М-2 | Доручення | |||||||||
| М-2 | Доручення на отримання ТМЦ | ||||||||||
| 2. Постановка на облік | |||||||||||
| Форма | Назва | Форма | Назва | ||||||||
| М-7 | Акт приймання матеріалів | М-16 | Матеріальний ярлик | ||||||||
| М-3,М-4 | Прибутковий ордер | М-14 | Відомість обліку залишків | ||||||||
| М-12 | Картка складського обліку | М-19 | Матеріальний звіт | ||||||||
| М-21 | Інвентарний опис | М-15 | Акт прийняття устаткування | ||||||||
| 3. Відправлення (використання) ТМЦ | |||||||||||
| Стороннім особам | У виробництво | Внутрішнє | |||||||||
| Форма | Назва | Форма | Назва | Форма | Назва | ||||||
| М-20 | Видаткова накладна | М-10, М-11 | Накладна-вимога | М-10, М-11 | Накладна вимога | ||||||
| М-8, М-9 | Лімітно-забірна картка | ||||||||||
| Операції з внутрішнього переміщення МПШ | |||||||||||
| Форма | Назва | Форма | Назва | ||||||||
| МШ-1 | Відомість на отримання (вилучення постійного запасу інструментів (пристроїв) | МШ-4 | Акт вибуття МШП | ||||||||
| МШ-5 | Акт на списання інструментів | ||||||||||
| МШ-6 | Особова картка обліку спецодягу та запобіжних засобів | ||||||||||
| МШ-2 | Картка обліку МШП | ||||||||||
| МШ-3 | Замовлення на ремонт або заточування інструментів | МШ-7 | Відомість обліку спецодягу | ||||||||
| МШ-8 | Акт на списання МШП | ||||||||||
Організація носіїв первинного облікузапасів починається з відбору з альбому форм, рекомендованих Комітетом статистики України. Якщо окремі форми не повністю відповідають вимогам роботи підприємства, їх дороблюють і затверджують в індивідуальному порядку. У тому разі, коли за характером діяльності підприємство не має стандартних форм в альбомах, такі носії розробляються індивідуально. Розроблення їх здійснюється складанням проекту та його затвердженням в установленому порядку.
Відібрані та розроблені форми формуються в альбоми.
Організація руху носіїв первинного обліку на першому етапі облікового процесу здійснюється способом складання оперограми на кожний первинний документ з моменту запису першої операції до передачі документа на обробку в поточному обліку. В оперограмі визначаються відповідні роботи, виконавці, термін та інші характеристики.
Для організації обліку запасів за місцями зберігання доцільно скласти схему складського господарства, в якій визначити:
— характер складського господарства, наприклад склад технічний, склад основних матеріалів, склад відходів, склад тари та тарних матеріалів;
— основні матеріальні запаси, які будуть зберігатися на складі;
— інші характерні ознаки складу.
Складський облік – це сортовий, кількісний оперативно-технічний облік. Організується він за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідністю складський облік організують за партіями надходження матеріалів, кожній з яких присвоюють номенклатурний номер, що дублюється у первинних документах.
Основними питаннями організації обліку запасів на складах є:
вибір облікових регістрів кількісного обліку матеріалів на складах;
затвердження на посаду працівника, який здійснюватиме кількісний облік матеріалів (матеріально-відповідальних осіб, спеціальних розрахункових робітників);
забезпечення складів зразками підписів осіб, які мають право дозволити видачу матеріалів, а також представників цехів, які мають право отримувати ТМЦ;
забезпечити склади журналами контрольних записів про стан складського обліку, обліковими кодами, номенклатурою-цінником на матеріали, необхідними бланками документів та регістрів;
встановити графік передачі первинних документів у бухгалтерію.