Побудова облікового апарату
Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби — це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.
У централізованій формі весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику — головному бухгалтеру (головному економісту). У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована одній особі — головному бухгалтеру, а з адміністративних — господарському керівникові (начальнику цеху, виробництва і т. ін.).
Організаційна побудова апарату облікової служби залежить від структури. Структура апарату бухгалтерії виражає форму організації виконавців, безпосередньо зайнятих бухгалтерським обліком, контролем і аналізом господарської діяльності у системі управління.
На форму організаційної побудови та структуру апарату облікової служби впливають такі фактори:
• обсяг виробництва;
• загальна чисельність працюючих;
• кількість структурних підрозділів;
• види діяльності;
• характер організації технології виробництва;
• характер функціональних обов’язків;
• кількість філій (дочірніх господарств).
Значний вплив на структуру апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу мають поширення економічних зв’язків, процеси централізації, розвиток форм внутрішньогосподарської самостійності виробничих підрозділів тощо. На побудову структури апарату облікової служби впливає також застосування автоматизації, тобто використання ЕОМ.
В умовах господарських формувань структура апарату облікової служби має відображувати специфічні умови технології й організації управління виробництвом і відповідати таким вимогам:
• виключати елементи дублювання та паралелізму;
• бути максимально простою;
• регламентувати чисельність на основі норм керованості;
• враховувати досягнення науки і техніки;
• відповідати досягненням наукової організації праці;
• забезпечувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.
Варіантом децентралізованої форми організацій бухгалтерської служби є поділ на фінансову та внутрішньогосподарську (управлінську) бухгалтерію.
В апараті облікової служби створюються здебільшого самостійні підрозділи у вигляді груп, секторів, підвідділів, бюро тощо. У цих підрозділах організація робіт здійснюється за такими принципами поділу праці:
• оперативно-виробничим;
• функціональним.
Оперативно-виробничий принцип організації розподілу облікової праці застосовується, коли структурні підрозділи створюються за топологічною ознакою: сектор обліку оплати праці, сектор обліку матеріалів та ін. Цей принцип поділу облікової праці характерний для ручного варіанта та варіанта в разі використання ПК.
Функціональний принцип поділуоблікової праці потребує такого формування структурних підрозділів, коли групи, сектори утворюються за ознаками однорідності роботи — приймання документів, таксування тощо. Цей принцип застосовують у разі використання ПК.
Самостійними організаційними підрозділами бухгалтерії можуть бути окремі машинолічильні підрозділи. У цих випадках обчислювальні центри передбачають мішані форми поділу та кооперування праці.
У великих господарствах (об’єднаннях, асоціаціях та ін.) самостійними підрозділами бухгалтерської служби можуть бути:
• сектор (або група) методології обліку, контролю тааналізу;
• контрольно-ревізійна група (сектор);
• група (сектор) економічного аналізу;
• група (сектор) фінансової звітності тощо.
Розрізняють три типи організаційних структур апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності: лінійну або просту лінійно-штабну, або ступінчасту і комбіновану, або багатогранну.
Лінійна організація передбачає безпосереднє підпорядкування всіх виконавців керівникові — головному бухгалтеру (головному економісту). Така організаційна побудова характерна для невеликих господарств, де чисельність працівників обліку, контролю та аналізу не перевищує 10—12 осіб.
При лінійно-штабній організації структури апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу створюються проміжні ланки — сектори (підрозділи), які об’єднують групи.
За такого варіанта організаційної побудови розпорядження головного бухгалтера передається старшому бухгалтеру сектора, який, у свою чергу, передає його керівникові групи.
Така організаційна побудова структури характерна для більшості господарств, де бухгалтерський апарат налічує 10—12 осіб.
Різновидом лінійно-штабної організації структури апарату бухгалтерії є двофакторний поділ на фінансову та внутрішньогосподарську бухгалтерію.
Функціонально-комбінований тип організаційної побудови апарату обліку характерний для великих господарств — комбінатів, об’єднань, асоціацій.
При цьому типова структура апарату будується за функціональним розподілом управління, створюються спеціальні підрозділи, які виконують предметно-замкнені облікові процеси. Цей тип організаційної побудови передбачає передачу частини прав головного бухгалтера (головного економіста) керівникам секторів (підвідділів).
Одним із важливих елементів розробки структури апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу є формування системи посад. В основу вибору посад покладено характер, склад та обсяг функцій, які виконуватиме працівник у цій організації. Службова посада є первинним елементом структури. Cистема відібраних посад має повністю відповідати вимогам та відображувати прийняту структуру апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу і бути засобом ефективного використання людського потенціалу та сприяти цілям управління. Істотні зміни у поділ та кооперування праці вносять такі елементи організації, як застосування обчислювальної техніки, і насамперед ПК.
Виробничо-організаційна структура великих господарств — об’єднань, фірм, концернів тощо — має значний вплив на бухгалтерську службу, її побудову. Розрізняють три форми організаційної побудови таких господарств: 1) підприємства мають госпрозрахункову самостійність, утворюють систему дочірніх підприємств (філій); 2) підприємства є внутрішньогосподарськими підрозділами і працюють на засадах внутрішньогосподарського розрахунку, підряду або оренди; 3) використовується мішана система відносин.
Для першого типу характерна децентралізована організація побудови апарату бухгалтерських служб. На кожному з цих підприємств бухгалтерський облік має закінчену систему з балансовим завершенням робіт та складанням фінансової звітності. При цьому створюється центральна бухгалтерія, де здійснюють зведення витрат та консолідаційний баланс.
Другий тип децентралізованого обліку, контролю та аналізу застосовують в об’єднаннях, асоціаціях, коли дочірні підрозділи (філії) або господарства втратили права юридичної особи, але зберегли внутрішньогосподарську самостійність. У такому разі в бухгалтерії головного господарства здійснюють бухгалтерський облік усіх господарських підрозділів, кожного зокрема, виконують зведений облік. У філіях ведуть тільки оперативний облік витрат та деякі операції з контролю за поточними операціями для оперативного керівництва.
Структура централізованої бухгалтерії формується залежно від умов роботи, обсягу, змісту, територіальної віддаленості та інших факторів. До складу централізованої бухгалтерії можуть входити такі підрозділи: обліково-контрольні відділи, сектори, групи, обчислювальний центр, функціональні сектори, господарський відділ та ін.
Можлива й така організаційна побудова централізованої бухгалтерії, коли сектори чи групи створюють за оперативно-виробничим принципом. У такому разі групи не лише виконують однорідні роботи, а й обслуговують кілька однорідних господарств.
На обліково-контрольні групи покладено контроль за формуванням первинних документів, проведення інвентаризацій, підготовка документів для передавання до централізованої бухгалтерії, відповідних машинограм, звітних форм тощо.
Взаємодія централізованої бухгалтерії і підприємств, що їх вона обслуговує, відбувається згідно з відповідними договорами.