На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений.
Материалы
По подготовке к семинару № 2
КОНЦЕПТУАЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ПО ИССЛЕДОВАНИю СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
Разработка концепции исследования систем управления
Программно-целевое исследование систем управления требует создания конкретных организационных механизмов управления.
Организационный механизм определяется экономическими законами и практической деятельностью людей. Это означает, что трудно говорить об одинаковых механизмах в разных организациях, реализующих одинаковые цели.
Под организационным механизмомпонимается социально-управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имеющая определенную структуру и позволяющая управлять коллективами людей путем принятия решений. Такое определение нацеливает аналитиков и проектировщиков систем управления на исследование «статики» и «динамики» механизма управления, под которыми соответственно понимается организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей структуры управления.
Практически организация управления – это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действующих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления – результата решения.
Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализоказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее.
На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и Положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая корректировка.
Второй этап – разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре.
Третий этап – выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений и построение блок-схемы принятия решений.
На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений.
Пятый этап работы состоит в проверке реальной схемы принятия решений – она подвергается логическому анализу. На основе логики и здравого смысла проверяются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления,
И, наконец, шестой этап – непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.
Остановимся кратко на задаче проектирования системы управления организацией.
Первостепенная задача – формирование ее целей функционирования. Проблема формирования целей функционирования имеет принципиальное значение при проектировании организационных систем по многим причинам: это и многоцелевой характер современных организаций, и разный период действия разных целей функционирования организации, следовательно, спроектировать организацию возможно только исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации. Кроме того, проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, поэтому их число должно быть ограничено.
Выбор целей с помощью экспертных методов требует применения специальной методики. Прежде всего, осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки является анонимное анкетирование.
Структуризация целей функционирования должна быть осуществлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления.
Задача проектирования системы управления предполагает также моделирование управленческих решений, структуры которых мы выявили на стадии обследования.
Моделирование состава управленческих решений осуществляется для обоснования решений, которые должны приниматься в конкретном подразделении. Состав группы решений определяется количеством структурных подразделений.
Моделирование правил работ исполнителей и руководителей в процедурах с помощью компьютерной техники является частью общего процесса, включающего:
· формирование организационного механизма управления и распределения управленческих решений по уровням управления;
· определение оптимального числа исполнителей и руководителей, необходимых для подготовки и утверждения этих решений;
· составление перечня документов, необходимых для принятия управленческого решения, разработки документации, регламентирующей деятельность подразделения.
Моделирование правил работ исполнителей заключается в анализе процесса подготовки управленческого решения последовательно на всех уровнях управления, вплоть до принятия окончательного решения и осуществляется на основе информационной модели.
При моделировании структуры управления необходимо решать задачи моделирования функциональных групп управленческих решений и моделирование распределения решений по уровням управления для обеспечения разработки схем управления.
Моделирование функциональных групп управленческих решений осуществляется на основании полного списка управленческих решений, необходимых для реализации целей функционирования, а также их информационного обеспечения (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных управленческих решений. Известно также число функциональных групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы каждая из групп потребляла минимальное количество необходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов анализа и логики.
Распределение решений по уровням управления осуществляется с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность руководитель соответствующего уровня управления. Задача оптимального распределения управленческих решений формируется следующим образом: для каждого выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности необходимо определить перечень управленческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления.
Формирование схемы управления организации всегда основано на типовых схемах управления. В качестве типовой схемы в рамках предполагаемой концепции предлагается матрично-штабная схема управления. Формирование схемы управления предполагает распределение управленческих решений по уровням управления, расчет загрузки уровня управления для координационного, проблемного либо функционального уровня, что в результате обеспечит обоснование выбора типа структуры управления. Окончательный выбор варианта схемы структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры управления.
На заключительном этапе разрабатывайся документы, регламентирующие деятельность системы управления: положения о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.
Итак,системная концепция совершенствования организационного механизма управления предполагает решение задач анализа системы управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей функционирования. Решение задачи анализа системы управления предлагает исследование процесса управления и структуры управления на уровне управленческих решений.
Комплексное проектирование системы управления предполагает:
выбор целей функционирования; формирование состава решений, реализующих цели функционирования;
процесс принятия решений (моделирование организационной технологии подготовки решения);
формирование структуры управления;
разработку документации, регламентирующей деятельность управления.
Достоинством предложенной концепцииявляется то, что ряд этапов решается с помощью компьютерной техники, что существенно упрощает системное проектирование.