Електронні первинні документи
Розглядаючи питання про комп'ютеризацію первинного документування, слід мати на увазі, що поняття документа в бухгалтерському обліку і в теорії автоматизованої обробки інформації суттєво відрізняються. Поняття "електронний документ" в інформатиці або документ, зафіксований у комп'ютері, дуже широке. Усі екрани, екранні форми і дані, представлені на комп'ютері, може бути розглянуто як документи. Спочатку інформація фіксується на магнітному або оптичному диску, потім подається у форматі комп'ютерної програми і, нарешті, використовується в подальшій діяльності.
Отже, в інформатиці електронний документ — це сукупність трьох складових:
• фізичної реєстрації інформації;
• форми подання інформації;
• активізації визначеної діяльності.
Саме певна діяльність і перетворює інформацію в документ. Але документ перестає існувати, якщо в подальшому над ним не буде здійснено процедури обробки.
Використання комп'ютерів вносить значні зміни в організацію первинного обліку, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації і, відповідно, електронних первинних документів, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів. Складання, оформлення і зберігання первинних документів при комп'ютеризованому первинному обліку має ряд відмінностей від паперової обробки даних, котрі можна представити такою схемою (рис. 6.1).
Первинний документ може складатися вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документа. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним облікову фразу — сукупність реквізитів для зберігання в комп'ютерній базі даних, у т. ч. проводку, яка додається до хронологічного масиву даних — журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.
При комп'ютеризованому обліку первинний документ може складатися або в бухгалтерії, або на робочих місцях облікових працівників — у підрозділах підприємства — за допомогою комп'ютерів, підключених до локальних та глобальних обчислювальних мереж, причому документи, які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів. Електронний документ реєструється в комп'ютерному журналі реєстрації первинних документів, а проводки, що за ним створюються (облікова фраза), додаються до електронного журналу операцій.
Рис. 6.1. Порядок ведення комп'ютеризованого первинного обліку:
Основні відмінності технології первинного документування в комп'ютерних облікових системах такі:
а) накопичення і первинна обробка облікових даних відбуваються на персональних комп'ютерах, установлених безпосередньо на робочих місцях облікових працівників;
б) обробка первинної інформації здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних КІСП;
в) автоматична реєстрація первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважу вальних пристроїв, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо. При цьому автоматичне введення первинних даних не звільняє від необхідності оформляти згодом юридично повноцінне підтвердження здійснених господарських операцій.