Контроль за выполнением работ с помощью EXCEL
Анализ выполнения плана
Как показывает опыт, если нет системы контроля выполнения плана, то не имеет смысла тратить время и средства на планирование. При организации контроля за выполнением работ его целью должно быть, главным образом, выяснение причин невыполнения плана. Такие причины можно объединить в три основные группы:
· Необоснованное планирование
· Недобросовестное выполнение
· Неполное обеспечение всем необходимым для выполнения плана.
В том случае, когда план своевременно не выполняется, необходимо:
· Выяснить фактическое состояние
· Определить причину отклонения от графика работ
· Принять меры, необходимые для выполнения плана.
Выясним фактическое состояние, которое характеризуется следующими величинами:
· Отклонением сроков фактического выполнения от плановых;
· Определением всех работ, которые должны быть выполнены сегодня.
· Определением тех работ, которые должны быть выполнены сегодня, но не выполнены.
Определение всех этих работ будем выполнять с помощью поиска в документах, рассматриваемых как базы данных. При этом поиск будет производиться по вычисляемому критерию, записываемому в виде формулы или функции EXCEL, аргументами которой являются поля базы данных.
Алгоритм 6.1.1. Определение работ, для которых даты фактического выполнения позже плановых дат
1. Вызвать Сводный план с учетом трудоемкости (рис.22).
2. Скопировать его в новый файл.
3. Изменить форму копии, как это показано на рис. 27.
4. Ввести даты фактического выполнения работ в столбец H.
5. Присвоить критерию имя (в примере – Крит1), и ввести его в ячейку E21.
Рис.27. Таблица для определения работ для которых даты фактического выполнения позже плановых.
6. В качестве критерия поиска принимаем следующий: дата фактического выполнения работы позже даты, предусмотренной планом. Такой критерий записывается в ячейке E22 в виде условия для 1-ой строки базы данных: H3>G3. Если вводимый критерий для 1-ой строки выполняется, в ячейке Е22 появляется ИСТИНА, в противном случае – ЛОЖЬ. В примере в Е22 – ЛОЖЬ. Это признак того, что фактическая дата выполнения работ Н3 = 29.08.2008 раньше плановой G3 = 30.08.2008 и, следовательно, работа, записанная в третьей строке, «предложение услуг», выполнена вовремя и не должна быть предметом нашего внимания.
7. Определить координаты критерия: E21:E22. (Текст в ячейках F22:G22 – это пояснительный текст, который для поиска не нужен.
8. Переместить курсор в любую ячейку блока A2:H18.
9. Выполнить команду Данные à Фильтрà Расширенный фильтр. На экране – диалоговое окно Расширенный фильтр
Рис. 29
10. Выбрать переключатель Скопировать результата в другое место.
11. Заполнить поля:
· Исходный диапазон A2:H18
· Диапазон критериев E21:E22
· Поместить результат в диапазон A24:H48
12. Нажать кнопку ОК. На экране в ячейках А24:H32 приведены работы, дата фактического выполнения которых позже плановой (рис.30)
Рис.30 Таблица работ, выполненных позже планового времени.