Правила построения организационных процедур

Организационные процедуры определяются «Положением об организации», инструкциями, приказами, распоряжениями и регламентируют процессы подготовки управленческих решений. Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества документов, необходимых для его утверждения, и количества исполнителей может быть представлен в виде организационной процедуры.

При построении процедур используются следующие основные понятия.

1 Организационная операция – технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации (документов), осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.

Примерами операций являются: «утверждение (подписание) приказа», «утверждение отчета по теме», «согласование (визирование) документа», «утверждение сметы расходов», «утверждение финансового плана» и т. д.

2 Комплекс взаимосвязанных организационных операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называетсяорганизационной процедурой.

Примерами организационных процедур могут быть: «подготовка и утверждение отчета о выполненной работе». В данной процедуре участвуют сотрудники аппарата управления, которые готовят и оформляют отчет, руководители или их заместители, которые согласовывают отчет и руководители подразделений, утверждающие отчет.

Организационная процедура включает три элемента:

1) схему организационной процедуры;

2) описание организационной процедуры;

3) перечень документов, действующих в организационной процедуре.

Рассмотрим их подробнее.

Схема организационной процедуры строится на основе изучения регламентирующей документации и существующего распределения обязанностей в подразделении по следующим правилам (рисунок 4).

Рисунок 4– Схема, иллюстрирующая правила построения организационных процедур

Правило 1. Организационная операция (этап работы) на схеме изображается в виде прямоугольника, расположенного в разрезе осевой линии.

Правило 2. Наименование подразделения (исполнители), выполняющего организационную операцию, пишется слева над осевой линией.

Правило 3. Документы, необходимые для выполнения организационной операции (документы 1 и 2), изображаются в виде прямоугольников, расположенных в разрезе стрелок, входящих в прямоугольник, изображающий этап работы. Документы, извлекаемые из архива, обозначаются звездочкой (документ 2).

Правило 4. Итог выполнения организационной операции также оформляется в виде документов, расположенных в разрезе стрелок, выходящих из прямоугольника, изображающего этапы работы (документы 1–3).

Правило 5. Если в результате выполнения операции некоторые документы остаются у исполнителя, то они изображаются в виде прямоугольников, расположенных справа под осевой линией (это могут быть документы, отправляемые в архив, например документ 3).

Описание организационной процедуры выполняется по следующей форме (таблица 7).

Таблица 7 – Форма для описания организационной процедуры

В столбце 1 указываются порядковые номера выполняемых организационных операций; в столбце 2 – наименования этапов работ и их подробное описание; в столбце 3 – документы, необходимые для выполнения данного этапа работы; в столбце 4 – исполнители, ответственные за подготовку данного этапа работы.

• ⇐ Назад
• 1
• 2
• 3
• 456
• 7
• Далее ⇒