Организация управления материальным обеспечением при переводе ГО с мирного на военное положение
Развитие современного производства материальных средств объективно сопровождается его концентрацией. Концентрация производства – важное условие роста его эффективности.
Производство и обращение, находясь в диалектическом единстве, оказывают друг на друга взаимное влияние. Концентрация в сфере производства требует адекватной концентрации и в сфере обращения, в частности материально-техническом снабжении. Очевидно, уровень концентрации материально-технического снабжения должен соответствовать уровню концентрации производства.
В настоящее время на практике этот принцип еще не до конца претворен в жизнь. Такое положение приводит к распылению значительных масс материальных и трудовых ресурсов, к усложнению структуры управления процессом материально-технического снабжения сил и мероприятий гражданской защиты.
Таким образом, концентрация снабжения ставит своей целью более эффективное использование в МЧС России материальных ресурсов, складских помещений, а также складского и подъемно-транспортного оборудования и повышения производительности труда персонала сферы материально-технического снабжения процессов ликвидации чрезвычайных ситуаций.
Понятия «концентрация» и « централизация» снабжения определяются следующим образом. Концентрация снабжения представляет собой отношение ресурсов основной снабженческо–сбытовой организации к ресурсам всех снабженческо-сбытовых организаций данного экономического района. Централизация снабжения представляет собой долю ресурсов, управляемых централизованно.
Цель концентрации снабжения – обеспечить адекватность концентрации снабжения концентрации производства материальных средств для нужд МЧС России; цель централизации – включить в единый контур управления ресурсы сферы обращения административного района (субъекта РФ).
Уровень концентрации оценивается коэффициентом концентрации.
где Pi - абсолютный объем ресурса i-го вида (материал, склад, труд) основной региональной снабженческо-сбытовой организации – территориального органа подсистемы РСЧС; åGi - общий объем ресурса i-го вида сферы обращения данного экономического района; åGi - суммарный объем ресурса i-го вида всех ведомственных снабженческо-сбытовых организаций того же экономического района.
Уровень централизации оценивается коэффициентом централизации.
где Qi - объем ресурса i-го вида, управляемого основной региональной снабженческо-сбытовой организацией.
Очевидно, что Qi > Pi, так как величина Qi может включать часть производственных запасов предприятий, обслуживаемых системой МЧС России данного района.
Как следует из приведенных показателей, централизация снабжения предусматривает включение на определенной экономико-правовой основе ресурсов ведомственных снабженческо-сбытовых организаций, а также предприятий в контур управления территориальных органов МЧС России. Централизация управления снабжением допускает существование в районе ряда ведомственных снабженческо-сбытовых организаций.
Таким образом, концентрация снабжения влечет за собой и его централизацию (т.е. концентрация – это цель, а централизация – одно из средств достижения цели).
Наилучшей организационной формой реализации концентрации снабжения является создание универсальных и специализированных объединений, имеющих в своем составе высокомеханизированные складские комплексы и оборудованные автоматизированными системами управления.
По мере роста концентрации и централизации уменьшается уровень параллелизма в снабжении, т.е. обеспечение ведомственными снабженческо-сбытовыми организациями своих потребителей той же аналогичной продукцией, что и органы МЧС России.
Уровень параллелизма оценивается коэффициентом kп = 1 – kц,
или:
Доказательства эффективности концентрации математическим методом носят теоретико-абстрактный характер и касаются только запасов. Возникает необходимость подтверждения эффективности концентрации системой показателей снабженческо-сбытовой деятельности, что имеет, кроме всего прочего, психологическое значение.
Эффективность концентрации снабжения предлагается оценивать по следующим показателям: сокращение уровня запасов; рационализация информационных связей; сокращение объема и длительности документооборота; повышение надежности снабжения; повышение производительности труда; сокращение потерь в процессе транспортировки и хранения материалов.
Перечисленные показатели определяются на основе данных статистического и оперативного учета исследуемой снабженческо-сбытовой организации; при этом сравнивается существующее положение и проектируемое, т.е. после включения, полностью или частично, данной снабженческо-сбытовой организации в систему материального обеспечения МЧС России.
Экономический эффект, получаемый за счет снижения уровня товарных запасов ведомственной снабженческо-сбытовой организации, определяется следующим образом:
DЗ = Зссо – З,
где Зссо, - уровень товарных запасов соответственно ведомственной снабженческо-сбытовой организации и территориального органа МЧС России (в днях обеспеченности).
Указанные величины целесообразно вычислять по формуле
Где V - уровень товарных запасов, тыс. руб.; S -складской товарооборот, тыс. руб.
Величина DЗ определяет массу материальных ресурсов, дополнительно вовлекаемых в хозяйственный оборот. Указанный расчет ведется для материальных ресурсов по основной номенклатуре.
В качестве определяющего показателя экономической эффективности концентрации предлагается величина повышения производительности снабженческо-сбытовой деятельности, определяемая, как относительное снижение численности персонала.
Численность персонала снабженческо-сбытовой деятельности может быть представлена, как функция от следующего факторов: х1 - складской товарооборот, тыс. руб.; х2 - количество поставщиков; х3 - количество потребителей ; х4 - количество позиций номенклатуры.
Величины х1, х2, х3, х4 образуют вектор Х.
В небольших снабженческо-сбытовых организациях численность персонала выражается линейной зависимостью, т.е. Е1=f(X).
В условиях концентрации снабжения, т.е. для больших значений вектора Х, этот рост замедляется, начиная с некоторой величины А, тогда =f(X)а (a 1).
Отсюда получаем снижение численности персонала.
DЕ= Е1 - = n f(X) – f (nX) а,
где n - количество снабженческо-сбытовых организаций, включаемых в единую систему.
Приведенные зависимости объективно характеризуют всякий процесс концентрации, при котором из некоторой совокупности разрозненных систем формируется единая система. В этом случае объем деятельности будет опережать необходимые трудозатраты, так как в любой по величине системе производятся трудозатраты, не зависящие от объема работ – условно-постоянные затраты. Этим и объясняется относительное снижение затрат труда в крупных системах – предприятиях и организациях, в том числе и снабженческо-сбытовых. Указанная закономерность особенно проявляется в объединениях по снабжению и сбыту. Поэтому величина DЕ может служить мерой эффективности создания объединений в рамках системы МЧС России. Именно в крупных снабженческо-сбытовых организациях в наибольшей степени проявляются преимущества автоматизированных систем управления.
Статистический анализ по репрезентативной совокупности снабженческо-сбытовых организаций позволяет получить конкретные значения для определения величины Е2, т.е. параметры k, a, b, c, d в уравнении регрессии вида
Е2 = f(X)а = kх1a х2b х3c х4d
Положительное значение величины DЕ определено объективно, исходя из следующего неравенства.
[f1(X1)a + f2(X2)a +……+ fn(Xn)a] > [f (X1+X2 +……+ Xn)a ]
при а < 1, тогда
DЕ = [f1(X1)a + f2(X2)a +……+ fn(Xn)a] - [f (X1+X2 +……+ Xn)a ],
где X1, X2…Xn - значения вектора для исследуемых снабженческо-сбытовых организаций.
Очевидно, что процесс концентрации снабжения требует сравнительно длительного периода времени и должен проходить поэтапно.
Первый этап – выявление всех ведомственных снабженческо-сбытовых организаций данного экономического района (множество А).
Второй этап-определение ведомственных снабженческо-сбытовых организаций, включаемых в систему МЧС (множество В).
Третий этап - определение перечня ведомственных снабженческо-сбытовых организаций, полностью или частично включаемых в систему МЧС при изменении организационной структуры управления снабжением (множество С).
Очевидно, {A} = {B} + {C}.
Четвертый этап – определение экономической эффективности концентрации снабжения.
Пятый этап – реализация на практике концентрации снабжения, т.е. передача ведомственных снабженческо-сбытовых организаций органам РСЧС.
Нами предлагается следующий порядок определения ведомственных снабженческо-сбытовых организаций для включения их, в первую очередь, в систему МЧС России.
1. Из общего множества ведомственных органов МТС (множество А) выявляются организации с преимущественно снабженческо-сбытовой деятельностью. Тогда получаем подмножество N,т.е. NÌ A.
2. Из множества N выявляются органы МТС с номенклатурой материальных ресурсов, подобной номенклатуре территориального органа МЧС. Получаем подмножество М, т.е. MÌN.
3. Из множества выявляются органы МТС с функциями управления, аналогичными тем, которые осуществляются территориальным органом МЧС, получаем подмножество F, т.е. FÌN.
4. Пересечение подмножества М и F и дает перечень ведомственных органов МТС, которые, в первую очередь, могут быть включены в систему МЧС России, т.е. W=M Ç F, или W = [MÌN] Ç [FÌN].
Далее производится сравнительный анализ деятельности ведомственных органов МТС РСЧС и органов МЧС России.
Целью сравнительного анализа является установление и оценка степени совместимости («стыковки») исследуемых ведомственных органов МТС РСЧС с органами материального обеспечения МЧС России. Кроме того, в процессе выполнения такого анализа следует также установить возможные изменения характера и объема работ органов МЧС России.
Исследование выполняется в следующей последовательности:
Составляются организационные структуры исследуемых ведомственных органов МТС, которые представляются в виде схем и сравниваются («накладываются») с организационными схемами соответствующих подразделений территориальных органов МЧС России. В результате устанавливается, насколько организационная структура органов МТС РСЧС «вписывается» в систему непосредственно МЧС России.
Определяется соответствие административных и информационных связей с внешними системами.
В данном случае под внешними системами понимается: вышестоящие организации своего ведомства; органы системы МЧС; организации и предприятия транспорта; банки; местные финансовые органы, органы планирования, статистики и т.д.; обслуживаемые предприятия.
Указанные связи представляются в виде схемы, и проводится аналогия со связями территориального органа МЧС. На основании анализа делается вывод о возможном упрощении связей при включении организации в систему МЧС России.
Уточняется структура, численность персонала ведомственных снабженческо-сбытовых организаций.
Характеристика структуры прежде всего основывается на данных анализа Положения об исследуемом органе МТС, т.е. когда и с какой целью он был организован; какие решает вопросы и выполняет функции.
Кроме того, анализируется состав персонала по образованию, по стажу работы в материально-техническом снабжении.
На основании этих данных проводится социологический анализ, в частности делается оценка возможной адаптации коллектива данного ведомственного органа МТС РСЧС в системе материального обеспечения МЧС.
Далее определяются выполняемые функции. Этот анализ имеет принципиальное значение, так как именно на данном этапе делается вывод о совместимости («стыковке») исследуемого органа МТС с системой МЧС.
Данная часть анализа строится на основе структуры управления процессом материально-технического снабжения: функция – задача – операция. Для этого по каждому подразделению (отделу) составляется перечень функций, а для каждой функции – перечень задач. Далее уточняются документы, в которых фиксируются задачи и операции процесса управления материально-техническим снабжением.
Большое значение имеет сравнение документов ведомственных органов МТС РСЧС и органов МЧС, в которых фиксируются аналогичные задачи и операции. Итоги сравнения позволяют сделать вывод о высокой совместимости функций и задач систем МТС.
Сравнивается обработка (заполнение) документов.
Этот этап анализа ведется в следующем порядке: формируются упорядоченные множества всех документов территориального органа МЧС, а также ведомственных снабженческо-сбытовых организаций; определяется однозначное соответствие документов с системой МЧС России, т.е. выявляются аналогичные документы; сравнивается порядок обработки (заполнения) документов.
Проведенный анализ позволил сделать вывод о высокой степени совместимости обработки (заполнения) документов ведомственных органов МТС РСЧС и органов МЧС.
По известным методикам анализируется документооборот и определяется объем информации.
Объем информации, перерабатываемой в исследуемых ведомственных органах МТС, должен быть сопоставлен с соответствующим объемом информации территориального органа МЧС России. Исследования показали, что этот объем относительно незначителен. При этом следует иметь в виду, что основная часть информации ведомственных органов МТС РСЧС перекрывается информацией системы МЧС.
Большое значение имеет анализ состояния запасов. Целью анализа является установление и количественная оценка уровня и структуры собственных товарных ведомственных органов МТС, в том числе по основной номенклатуре, аналогичной системе МЧС, а также по номенклатуре, специфичной для исследуемых снабженческо-сбытовых организаций.
При исследовании товарных запасов ведомственных органов МТС необходимо выделить ту их часть, которая предназначена для потребителей данного экономического района, и оценить возможность оперативного маневрирования всей их массой.
На основании выборочного обследования определяется уровень производственных запасов обслуживаемых данным ведомственным органом МТС потребителей.
Размер производственных запасов ведомственных потребителей определяется по формуле
где 1,2,….., j,….., m – группы однородных потребителей, выделенных длы выборочного обследования; N1, N2,…., Nj…. Nm – количество потребителей в каждой группе; n1, n2,…., nj, nm - объем выборки из каждой группы потребителей; åЗ1, åЗ2,…., åЗj, åЗm - размер производственных запасов обследуемых потребителей.
Очевидно, что N=N1+N2+….+Nj+….+Nm, где N – общее количество потребителей, обслуживаемых данным ведомственным органом МТС.
Далее выделяются производственные запасы потребителей, находящихся в данном районе, т.е.
Зпр = З¢пр + З¢¢пр
где З¢пр, З¢¢пр - производственные запасы потребителей соответственно данного района (региона) и за его пределами.
Важным показателем является доля товарных запасов
где Зссо – товарные запасы данного ведомственного органа МТС; Зпр – производственные запасы обслуживаемых потребителей.
Аналогичным образом вычисляется этот показатель для данного района
где З¢ссо – часть товарных запасов, предназначенная для потребителей данного района; З¢пр – производственные запасы предприятий, находящихся в данном районе.
Все расчеты ведутся по основной номенклатуре.
На основании данных анализа делается заключение о степени повышения мобильности материальных ресурсов в условиях проектируемой концентрации снабжения.
Важнейшей составляющей исследования является моделирование процесса обеспечения материальными ресурсами ведомственных потребителей в условиях концентрации снабжения.
В любом случае при передаче ведомственных органов МТС территориальными ресурсами соответствующих потребителей, по крайней мере, не должно ухудшиться.
Вопросы планирования и реализации плана материально-технического снабжения в условиях концентрации рассматриваются с точки зрения потребителя. Возможно, что такое сравнение скажется не в пользу концентрации снабжения.
Тогда появляется необходимость в соответствующей реорганизации деятельности территориального органа МЧС. Вообще по мере концентрации снабжения, т.е. включения ведомственных снабженческо-сбытовых организаций в систему территориальных органов МЧС, возникает необходимость в совершенствовании ее структуры и организации по обслуживанию потребителей.
Моделирование процесса обслуживания потребителей осуществляется в следующем порядке.
Определяется количество потребителей, обслуживаемых данной ведомственной снабженческо-сбытовой организацией, с выделением потребителей, находящихся в данном экономическом районе (регионе). Здесь же производится группировка потребителей по таким признакам, как, например, объем и характер потребления. Затем делается анализ 3-5 предприятий по каждой группе.
Составляется схема прохождения документов при планировании материально-технического снабжения по ведомственным каналам (существующее положение) и по каналам МЧС России (проектируемое положение). Аналогичная схема строится по реализации фондов и оперативной работе.
Сравнивается прохождение указанных выше снабженческих документов по ведомственным каналам и каналам МЧС России. Для предприятий, в частности, сравниваются такие показатели, как количество инстанций и время прохождения документов, их необходимое количество и трудоемкость оформления.
Сравнивается надежность снабжения потребителей через ведомственные органы снабжения и систему МЧС России.
Надежность снабжения определяется по формуле:
Где Qпост – поставленное количество материалов i-го наименования; Qзаявл – завленное количество материалов i-го наименования.
Надежность снабжения определяется по основным видам материалов за год и по кварталам. В условиях ведомственного снабжения надежность устанавливается по фактическим данным, для проектируемых условий оценивается по сложившейся и ожидаемой практике обеспечения потребителей аналогичными видами материальных ресурсов.
Исследуются дефицитные ситуации, возникающие у ведомственных потребителей. В частности, определяются по предприятиям-представителям такие показатели, как частота и длительность этих ситуаций, время возникновения их в плановом периоде (в течение года), номенклатура материалов.
Для каждого случая определяются способы устранения или, по крайне мере, смягчения дефицитной ситуации.
Большое значение для определения целесообразности концентрации снабжения имеет сравнение имевших место дефицитных ситуаций (по датам, наименованию и количеству материалов) с возможностями баз данного территориального органа МЧС России.
Проведенные исследования дают основания считать, что для большинства случаев экономически целесообразна концентрация снабжения в том или ином виде: передача органам МЧС отдельных функций (функциональная концентрация) или отдельных видов продукции (материальная концентрация) вплоть до полного включения ведомственных снабженческо-сбытовых организаций в систему МЧС России (организационная концентрация).
Процесс концентрации снабжения изменяет структурное построение органов МТС в районе (субъекте РФ), где основной управляющей единицей становится орган управления МЧС России по снабжению.
Тема №5: «Основы организации управления материальным обеспечением»
Занятие №2: «Силы и средства материального обеспечения»
Введение
Материальное обеспечение является одной из важнейших обязанностей начальников и руководителей всех звеньев РСЧС. Они должны знать природу использования подразделений материального обеспечения в спасательной операции, а также их применение в различных условиях чрезвычайных ситуаций при выполнении мероприятий, проводимых МЧС России в мирное время. В процессе изучения вопросов обеспечения мы должны изучить назначение и возможности сил и средств материального обеспечения, основные положения по организации процессов, а также знать и умело применять способы и средства управления подразделениями материального обеспечения.
Работа сил и средств служб материального обеспечения РСЧС будет успешной тогда, когда подразделения обеспечения и каждый сотрудник полностью и своевременно обеспечены всем необходимым для боя и действий в чрезвычайных ситуациях: горючим, продовольствием, вещевым и прочим имуществом.
Несмотря на значительные трудности, особенно в непростое сегодняшнее время переходного периода на рыночные отношения, государство тем не менее изыскивает возможности снабжать органы управления РСЧС всем необходимым для своевременного использования их при ликвидации стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций, а также для ведения действий: самым совершенным вооружением, боеприпасами, горючим, специальной техникой, обмундированием, обувью, снаряжением, хорошим питанием, денежным довольствием и другими видами материальных средств.
И дело чести личного состава подвижных подразделений, чтобы все отпускаемое государством своевременно было получено пострадавшими и силами ликвидации последствий ЧС и рационально использовано ими для достижения успеха в тех или иных условиях.