Образование Национального архива в США
После первой мировой войны был, наконец, разрешен вопрос о создании архива для хранения документальных материалов центральных правительственных учреждений США, которые были еще перед войной совершенно переполнены архивными материалами, а после войны это переполнение приняло просто угрожающие размеры. В 1926 г. конгресс утвердил ассигнование на постройку здания. В 1930 г. здание было заложено и в 1935 г. закончено постройкой. Одновременно с постройкой здания был поднят вопрос об организации архива, как учреждения. 19 июня 1934 г. был издан «Акт о Национальном архиве». Этим законом создавался Национальный (государственный) архив США. Во главе его был поставлен государственный архивист США, отчитывавшийся в своей деятельности непосредственно перед конгрессом. Таким образом, Национальный архив и его глава не были подчинены какому-либо исполнительному органу. Задачей Национального архива по закону являлись:
1. «Концентрация и хранение в здании Национального архива всех вышедших из текущего употребления правительственных архивов, которые благодаря своей практической или исторической ценности должны быть сохранены на долгий срок или вечно»;
2. «Управление этими материалами для облегчения их использования для практических и научных целей».
Государственный архивист получал право делать предложения конгрессу по разным вопросам организации архивного дела, а также представлять на утверждение конгресса списки архивных материалов, не подлежащих хранению, различных правительственных учреждений. При государственном архивисте создавался государственный архивный совет, в состав которого вошли секретари каждого департамента (министерства), представители библиотечных комиссий Конгресса, библиотекарь Конгресса, секретарь Смитсоновского института. Государственный архивист являлся председателем Архивного совета. Архивный совет был уполномочен определять те категории документальных материалов, которые должны быть переданы в здание Национального архива, устанавливать правила этой передачи, давать архивисту рекомендации в смысле размещения, хранения и использования этих материалов и проверять описи документов, предназначенных к уничтожению.
Вторым учреждением при государственном архивисте явилась государственная комиссия исторических публикаций. В ее состав вошли: государственный архивист (председатель), исторический советник государственного департамента, начальник исторической секции военного министерства, суперинтендант архива департамента военно-морского флота, зав. отделом рукописей библиотеки Конгресса и два члена Американского исторического общества. В задачи комиссии входило составление планов и рекомендательных списков исторических работ и сборников документов, которые подлежат опубликованию. После одобрения таких списков и планов комиссией государственный архивист представляет их в конгресс на окончательное утверждение. Таким образом, была предпринята попытка планирования исторических исследований и издания исторических работ и документальных публикаций по материалам американских архивов.
Архивным советом, согласно его функциям, были выработаны и утверждены правила передачи документальных материалов из архивов учреждений в Национальный архив. Передаче по этому постановлению подлежат материалы: 1) которые глава учреждения не считает необходимыми для текущей работы учреждения или которые находятся в условиях, угрожающих их сохранению, а также те, которые, по мнению Архивного совета, нуждаются в особых условиях хранения; 2) документы учреждений, ликвидированных без передачи их функций другим учреждениям, и 3) все архивы, которые национальный архив-совет в специальной резолюции или же глава учреждения по особым причинам найдет необходимым поместить в Национальный архив. Определения эти недостаточно конкретны, и целый ряд архивных материалов мог быть с одинаковым успехом подведен под них или изъят. В определениях отсутствовало главное - обязательность для учреждений сдавать вышедшие из текущего употребления материалы в Национальный архив в сроки передачи. Без этого не было гарантировано систематическое и планомерное комплектование Национального архива. Оно зависело от доброй воли глав учреждений. В этом отношении архивное законодательство США страдало теми же недостатками, что и законодательство большинства европейских стран.
В определении архивного совета есть также оговорка, что глава учреждения, сдавшего документы в Национальный архив, сохраняет право в течение того времени, пока он находится на своем посту, изымать из употребления (т.е. запрещать использование) те материалы своего учреждения, сданные архив, которые он находит не подлежащими оглашению по тем или иным причинам. Таким образом, администрация могла оказывать непосредственное влияние на использование документов в Национальном архиве.
Здание Национального архива США в Вашингтоне, введенное в эксплуатацию в 1935 г., было в то время одним из крупнейших архивных зданий, оборудованных по последнему слову архивной техники. Оно представляет собой огромный куб, имеющий 21 этаж стеллажей, которыми занята большая часть всего пространства. Общая вместимость стеллажных помещений определялась в 2 миллиона куб. футов архивных материалов. Под административные помещения были отведены 7 этажей на одной стороне здания. Снаружи здание окружено монументальной колоннадой, украшено барельефами и скульптурными группами в соответствии с общим господствовавшим стилем правительственных зданий, которыми был застроен центр Вашингтона, где находится Национальный архив. Ошибкой, допущенной при проектировании и строительстве здания, явилось то, что не были предусмотрены резервы площади для будущего неизбежного расширения архива. Здание не имеет окон, освещается только электричеством. Были предусмотрены приспособления для кондиционирования воздуха. Помещение архива было оборудовано металлическими стеллажами, имело ряд аппаратов для дезинфекции, дезинсекции, очистки и реставрации документальных материалов, в том числе один из первых ламинаторов. Предусмотрено было специально оборудованное помещение для хранения фото-кино-материалов и документов звукозаписи и при нем демонстрационный зал. По своей структуре Национальный архив делился на ряд административных отделов, на которые были возложены обязанности административного, финансового и хозяйственного характера и ряд так называемых «профессиональных» отделов, построенных по функциональному признаку. Так, например, отдел поступлений производил приемку документов из учреждений и их проверку по описям, "отдел хранения и реставрации" наряду с практической работой по очистке и реставрации поступающих материалов, должен был разрабатывать теоретические вопросы методики хранения и реставрации документальных материалов и изучения опыта других стран в этом направлении. На специальные отделы были возложены также обязанности по описанию и каталогизации документальных материалов, выдаче справок т.д. Основу архива составляли "отделы департаментов", где непосредственно хранились поступившие в отдел материалы. Они группировались по учреждениям, причем первоначально предполагалось, что материалы каждого учреждения будут занимать на стеллажах одно определенное место. Однако из-за недостатков процесса комплектования архива не удалось избежать чересполосицы в размещении материалов.
Процесс комплектования Национального архива нашел отражение в приложениях к ежегодным отчетам государственного архивиста США, где печатались сведения о материалах, поступивших в архив в течение года. К началу II мировой войны в Национальном архиве находились документы всех высших и центральных учреждений, но в неполном составе, а частями, за различные годы, т.к. передача происходила непланомерно, и в отношении тех или иных материалов определялась соображениями административного характера. В архиве находились документы законодательных органов: сената и палаты представителей, центральных исполнительных учреждений: департаментов государственного, военного, морского, авиации, внутренних дел, земледелия, просвещения и др. и ряда администраций и управлений (например, статистического управления, управления железных дорог и др.). К началу II мировой войны, хотя учреждения сдали еще далеко не все материалы, архиву уже стало грозить переполнение.
В архиве предусмотрены были различные виды описаний, начиная от кратких инвентарных описей и кончая подробными, карточными каталогами. Первоначально было предпринято чрезвычайно подробное описание каждой серии документов, но от этого пришлось отказаться и перейти к более краткому описанию, т. к. применение подробных описаний заняло бы слишком много времени, и большое количество материалов оставалось бы слишком много времени неописанными. Вообще же научно-методическая работа не была сильной стороной Национального архива. Архивное дело было новым в США и не могло опираться, как в Европе, на давно сложившиеся традиции и квалифицированные кадры специалистов. Оставалось перенимать европейские образцы, но и это требовало времени, и не всегда было применимо, ввиду существенного отличия организации делопроизводства в США по сравнению с большинством европейских государств. Поэтому теоретические основы архивного дела в США в первое время мало разрабатывались.
Но в области использования в архивном деле новой техники Национальный архив США обошел крупнейшие европейские архивы. В нем впервые в сравнительно широких масштабах стало применяться микрофотокопирование и микрофильмирование для облегчения использования документальных материалов, для обеспечения сохранности ценнейших подлинников, для экономии места в хранилищах. Стоимость соответствующей аппаратуры была в США ниже, чем в Европе.
Несколько позднее на Национальный архив была возложена еще одна функция своеобразного характера - а именно - "Актом о федеральном регистре" 1935 г. предписывалось два экземпляра каждого государственного акта как законодательного, так и относящегося к каким-нибудь важным мероприятиям административного характера, обязательно сдавать в Национальный архив, после чего администрация вместе со специальными лицами организуют опубликование этих актов в периодическом издании типа законодательного бюллетеня, которое в США называется «федеральным регистром».
И после создания Национального архива большая часть документов федерального правительства продолжала храниться при действующих учреждениях, из которых некоторые обладали обширными архивами типа ведомственных исторических архивов. Таковы были архивы конгресса, государственного департамента, военного и морского. Эти архивы хранили важнейшие памятники истории страны, ее законодательства, внеших сношений, военной истории. В них велась специальная работа по собиранию и изучению соответствующих материалов; в штате этих учреждений существовала должность исторического советника, которому и подчинены были архивы. Архивы других департаментов носили более узкий ведомственный характер.
Кроме центральных учреждений, находящихся в Вашингтоне, в США имеется огромное число подчиненных им местных федеральных учреждений, находящихся на территории всех штатов, но не связанных с администрацией штатов. В архивах этих учреждений (например, портов, таможен и т.п.) за их длительное существование накопились большие массы документальных материалов, часть которых, несомненно, имеет большое значение, как материал по ее истории. До образования Национального архива иминикто не занимался, и все эти архивы находились в состоянии крайней ведомственной раздробленности, бесконтрольности со всеми вытекающими отсюда последствиями. Национальный архив не должен был комплектоваться материалами всех этих архивов, но как учреждение, в какой-то степени руководящее всем архивным делом федерального правительства, он должен был заняться вопросом. В 1936 г. и последующие годы по инициативе и под руководством государственного архивиста началось обследование архивов местных федеральных учреждений. Этомероприятие, требовавшее большого числа работников при возможно минимальных затратах было проведено Национальным архивом в сотрудничестве с так называемой "администрацией трудового прогресса" и для проведения его были использованы безработные интеллигенты. Первоначально предполагалось, что участники обследования также смогут принять меры к приведению архивов в порядок, первоначальному описанию и налаживанию в них работы. Но эта задача оказалась в полном объеме невыполнимой и дело свелось в большинстве случаев лишь к обследованию, общему ознакомлению и рекомендациям, которые были даны учреждениям Обследование выявило наличие больного количества ценных в историческом отношении материалов; так, например, были обнаружены интересные документы по истории войны США за независимость и гражданской войны. Но состояние подавляющего большинства архивов было очень плохим, и многим материалам грозила гибель, которая уже постигла множество других. Однако никаких реальных возможностей для изменения такого положения в тот момент государственный архивист не имел и ограничился лишь освещением этих фактов в ряде годовых отчетов, представленных конгрессу, рассчитывая привлечь внимание правительства и администрации к этому вопросу.
Создание Национального архива не внесло каких-либо изменений в общую организацию архивного дела в стране. Организация архивов в штатах оставалась, как и раньше прерогативой правительств штатов, и Национальный архив не имел к этому вопросу никакого отношения. В организации архивного дела в штатах по-прежнему господствовала пестрота. Однако после мировой I войны увеличилось число штатов, имевших специальные органы по управлению архивами (и при этом обычно также библиотеками), чаще всего в виде "департаментов истории". Однако, как правило, деятельность такого учреждения сводилась к организации в столице штата "государственного архива штата", куда сдавались старые документы центральных учреждений штата. Что касается постановки архивов действующих учреждений и, особенно, состояния архивов на периферии, то эта область по-прежнему находилась всецело в ведении чиновников, никем не контролировалась, что вело к гибели документов в больших масштабах.