ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ ТМЦ
Значительную часть производственных запасов (минеральные удобрения, нефтепродукты, запасные части и т п.) сельскохозяйственные предприятия приобретают со стороны. Основным первичным документом на оприходование поступающих от поставщиков товарно-материальных ценностей является счет-фактура. К счету-фактуре могут прилагаться и другие документы поставщиков: товарно-транспортные накладные, спецификации, квитанциии т. п.
Все поступающие документы на приобретаемые товарно-материальные ценности направляют в службу снабжения сельскохозяйственного предприятия. Работники этой службы проверяют соответствие данных поступающих документов договорам поставки по ассортименту, количеству, ценам, срокам отгрузки и т. п. Поступающие документы регистрируют в специальном журнале учета поступающих грузов. Работники, заполняющие этот журнал, обязаны не реже одного раза в месяц сверять данные журнала с данными бухгалтерии. В свою очередь, работники бухгалтерии должны систематически контролировать правильность ведения журнала. После регистрации в журнале счета поставщиков с приложенными к ним документами передают на склад для оприходования поступивших материальных ценностей в складском учете.
Для получения товарно-материальных ценностей со склада поставщика представителю хозяйства выписывают доверенность. В доверенности указывают: от кого и по каким документам (счету, наряду и т. п.) следует получить материальные ценности, срок действия доверенности. Бухгалтерия ведет строгий учет выданных доверенностей. Для этого в момент выдачи их регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей. Не позднее следующего дня после получения ценностей по доверенности экспедитор (или другое лицо) представляет в бухгалтерию хозяйства товарно-транспортные накладные и другие сопроводительные документы о сдаче полученных товарно-материальных ценностей на склад. Неиспользованные доверенности следует возвратить в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения их срока.
При приемке грузов экспедитор должен проверить соответствие количества прибывших мест и знаков маркировки на них с данными, указанными в сопроводительных документах, а так же нет ли на таре и упаковке следов повреждений, боя и т. п. При возникновении сомнений в сохранности груза от железной дороги или другой транспортной организации требуют составления коммерческого акта. Груз, доставленный в хозяйство, экспедитор или другое лицо службы снабжения сдает на склад под расписку заведующего складом на товарно-транспортной накладной или другом сопроводительном документе.
При доставке грузов на предприятие автотранспортом материальные ценности принимают на основании товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя. При несоответствии поступивших материальных ценностей их ассортименту, качеству и количеству указанным в документах поставщика, составляют акт о приемке материалов ф. № М-7, где фиксируют данные о поступившем грузе по документам поставщика и фактически. Акт в двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Указанный акт составляют также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.
Поступающие в хозяйство нефтепродукты в автоцистернах и бочках принимают на основании товарно-транспортной накладной и паспорта качества нефтепродуктов,в котором указаны их наименование, плотность, качество, марка, государственный стандарт или технические условия, которым соответствует нефтепродукт Нефтепродукты, которые поступают в железнодорожных цистернах и наливных судах, принимает комиссия на основании сопроводительных товарно-транспортных документов (накладных, паспортов). При установлении недостачи нефтепродуктов составляют рекламационный или коммерческий акт.
Материальные ценности, поступающие от переработки продукции собственных промышленных и обслуживающих производств, приходуют на основании отчета о переработке продукции ф. № 180-АПК с приложенными к нему оправдательными документами.
Основными документами, которыми оформляют отпуск товарно-материальных ценностей, являются накладные и лимитно-заборные ведомости. Разовый отпуск товарно-материальных ценностей для потребления или перемещения внутри хозяйства производится на основании накладной внутрихозяйственного назначения ф. № 264-АПК, отпуск на сторону – по соответствующим специализированным товарно-транспортным накладнымв зависимости от вида материальных ценностей. Для оформления отпуска систематически потребляемых в хозяйстве товарно-материальных ценностей применяют лимитно-заборные ведомости ф. № 261-АПК.
Отпуск семян, минеральных удобрений, нефтепродуктов, строительных и других материалов оформляют лимитно-заборными ведомостями на получение материальных ценностей, запасных частей - лимитно-заборными ведомостямиспециализированной формы. Лимитно-заборную ведомость выписывают в двух экземплярах на срок в пределах календарного месяца. Она является накопительным документом и значительно облегчает ведение материального учета. В первом разделе ведомости «Разрешено» указано, сколько и каких продуктов или материалов может быть отпущено по данной заборной ведомости (лимит отпуска) и каков срок ее действия. Этот раздел подписывают руководитель предприятия и бухгалтер. Во втором разделе отмечается количество отпущенных ценностей. Отпуск материальных ценностей прекращается после использования лимита. В случае необходимости руководитель может разрешить дополнительный лимит.
Один экземпляр лимитно-заборной ведомости находится у получателя и является документом для оприходования ценностей, второй экземпляр остается у кладовщика. При выдаче ценностей кладовщик записывает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных средств. При этом в лимитно-заборной ведомости кладовщика расписывается получатель, а в ведомости, находящейся у получателя, - кладовщик.
На основании накладных и лимитно-заборных ведомостей материальные ценности отпускаются со склада в места их потребления: фермы, отделения, цехи и др. При расходовании материальных ценностей на нужды производства их списывают на основании специализированных (в зависимости от вида материальных ценностей) актов: на списание семян, удобрений, производственного и хозяйственного инвентаря и др.
Акт об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов ф. № 262-АПК применяется для списания в расход (с подотчета) минеральных, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов на соответствующие культуры. Его составляет агроном по окончании внесения удобрений и ядохимикатов в почву или после опрыскивания соответствующих культур. К акту прилагаются лимитно-заборные ведомости, накладные и другие документы, которыми оформлялась доставка этих материальных ценностей в места потребления.
Акт на списание производственного и хозяйственного инвентаря ф. № 263-АПК применяется для списания пришедшего в негодность при полной или частичной ликвидации соответствующего инвентаря. Акт составляет комиссия. На обороте акта рассчитывают результат о ликвидации пришедших в негодность материальных ценностей.
Списание на затраты израсходованных на производство нефтепродуктов производят на основании путевых и учетных листов, предварительно обобщенных внакопительных ведомостях ф. № 301-АПК.