Журналы, рекомендованные для оформления и ведения в организациях, независимо от организационно-правовой формы компании и специфики ее деятельности.
| Наименование журнала | Ссылка на нормативный акт и срок хранения журнала, согласноПеречня типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. |
| Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним | Со сроком хранения 75 лет согласно Ст.358д Перечня |
| Журнал учета приказов по основной деятельности | |
| Журнал учета приказов по личному составу | Со сроком хранения 75 лет согласно Ст.358а Перечня |
| Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами | Со сроком хранения 3 года согласно Ст.72б Перечня |
| Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации | С постоянным сроком хранения, согласно Ст.72б Перечня |
| Журнал учета отпусков | Со сроком хранения 3 года согласно Ст.358г Перечня |
| Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву | 1. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении положения о воинском учете" 2. Со сроком хранения 3 года согласно Ст. 358в Перечня. |
| Журнал учета медицинских осмотров. | Со сроком хранения 5 лет согласно Ст.331 Перечня. |
| И другие определяемые потребностями, целями и задачами самой организации. |
Для того, чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов:
1. Должны иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
2. Должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал);
3. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца;
4. Журнал должен быть прошит;
5. Должен содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала, например:
 |
6. Должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должна быть удостоверена сургучной печатью или пломбой, согласно Постановлению Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003 г. п. 41).
Внутренний вид, указанных журналов, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Исключение составляют некоторые журналы, обязательные для оформления в организациях.
Журналы,
Внутренний вид которых регламентирован нормативными актами.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Смотри, раздел: Трудовые книжки. Постановление №69 от 11.11.2003.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Смотри, раздел: Трудовые книжки. Постановление №69 от 11.11.2003.