Цель: Требования и роль информации.
Роль и виды технических средств, используемых во внутрифирменной системе.
Специализированные аппарат управления внутрифирменной системой информации.
Литература [1] стр.119-128.
Вопросы:
1. Содержание и требования, предъявляемые к информации.
2. Роль и виды технических средств, используемых во внутрифирменной системе.
3. Специализированный аппарат управления внутрифирменной системой информации.
1. Содержание и требования, предъявляемые к информации.
Информационное обеспечение состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
1. Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
2. Информация играет важную роль в представлении сведений для принятия решений на снижение издержек производства (особенно для специализированных производств, которые вынуждены кооперироваться по выпуску готовой продукции).
3. Информация необходима для прогнозирования рыночных процессов.
4. Информация служит основной для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
5. Информация и особенно ее автоматизированная обработка является важным фактором повышения эффективности производства.
6. К информации предъявляются определенные требования:
1) оперативность;
2) достоверность;
3) краткость;
4) четкость формулировок;
5) своевременность поступления;
6) точность;
7) правильный отбор первичных сведений;
8) оптимальность систематизации;
9) непрерывность сбора и обработки сведений.
2. Роль и виды технических средств, используемых во внутрифирменной системе.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.
Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:
1) ЭВМ крупногабаритные и персональные;
2) Микропроцессоры;
3) средства телекоммуникаций;
4) электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со вcтроенной микроЭВМ;
5) средства автоматизированной обработки текстовой информации.
ЭВМ используются прежде всего для обработки данных и решения расчетных задач. Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию; автоматически печатать текст с голоса без использования машинистки; передавать информацию голосом между управляющими разных уровней управления.
Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все Т.С. обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.
К средствам повышения уровня автоматизации административно-управленческого труда относятся: осуществление записей, поиск материалов и документов, раскладка копий документов по соответствующим досье.
К новым Т.С. автоматизации конторского труда можно отнести следующие:
Копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процесса копирования и рассылки документов; электронные пишущие машинки и композеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов; информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов; для сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов; телекоммуникационную внутрифирменную связь, обеспечивающую систематическое тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений; фотонаборную технику; устройство оптического считывания; комплексную систему, объединяющую ЭВМ с микрофильмированием; электронную почту; диктофонную технику.
3.Специализированный аппарат управления внутрифирменной системой информации.
Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:
- вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;
- центральную службу информации;
- информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; обработки входящей и выходящей документации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники.
Центры хранения записей создаются на крупных предприятиях для хранения информации на микрофишах или микрофильмах, которая в кратчайший срок может быть выдана по запросу по электронной почте.
Центральная служба осуществляет контроль за ведением записей в масштабе фирмы в целом.
Центры обработки текстовой информации создаются с целью быстрой обработки поступающей информации, ее редактирования, составления аннотаций и записей для внесения в ЭВМ.
Вопросы для повторения:
1. Роль информации для принятия управленческих решений.
2. Требования, предъявляемые к информации.
3. Роль технических средств.
4. Состав аппарата управления внутрифирменной информации.