Тема. Особливості використання реквізитів для різних видів документів
| Реквізити | Правила оформлення |
| 01- зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим | Розміщують на верхньому березі по центру робочої площі документа або по центру лівого кута над назвою організації, розмір зображення 17x12 мм. Свідчить про те, що документ видано органом державної влади або державного управління. |
| 02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) | відтворюють за відповідного оформлення в органах дозвільної системи за встановленими правилами. Емблему не відтворюють за наявності зображення державного герба |
| 03 -зображення нагород | розташовують на лівому березі навпроти реквізитів 07, 08 (зараз майже не застосовується) |
| 04 - код організації | проставляють відповідно до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту 09 |
| 0505 - код форми документа | призначений для ідентифікації документа при його електронній обробці, розташовують (у разі потреби) вище реквізиту 10 згідно з ДК 010-98 |
| 0006 - назва організації вищого рівня | розташовують у лівому куті верхньої частини робочої площі документа або центровано вздовж верхньої частини робочої площі документа |
| 07 - назва організації | може бути відтворена за допомогою друкувальних засобів на чистому аркуші паперу, кутового штампа (разом із реквізитами 06, 09) або оформлена завчасно на бланку, виготовленому друкарським способом. Розміщується у верхньому лівому куті або ж центровано вздовж верхньої частини робочої площі документа |
| 08 - назва структурного підрозділу організації | може бути відтворена у верхньому лівому куті або центровано вздовж верхньої частини робочої площі після назви організації при оформленні документів від імені структурного підрозділу |
| 09 – довідкові дані про організацію | подають у верхньому лівому куті або вздовж верхньої частини робочої площі документа. Поштову адресу оформлюють відповідно до поштових правил. Наприклад: вул. Пирогова, 9, м. Київ, 02030. У разі потреби вказують контактні телефони, номери факсів, телексів, адресу електронної пошти та веб-сайта. На бланку для листів, що містять фінансову інформацію, можуть зазначати номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрсоцбанку м. Києва МФО № 32151. Зверніть увагу: наприкінці реквізиту може проставлятися реквізит 04 - код організації за ЄДРПОУ. Код ЄДРПОУ 00023561 |
| 10 - назва виду документа | розташовують від межі лівого берега або центровано стосовно робочої площі документа великими літерами. Наприклад: НАКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ |
| 11 - дата документа | у нормативно-правових актах і фінансових документах оформляється словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 року), в інших документах - цифровим, тобто арабськими цифрами у послідовності: число, місяць, рік - 17.06.2003, дозволяється оформлення дати у послідовності: рік, місяць, число - 2003.06.17 |
| 12 - реєстраційний індекс документа | присвоєння реєстраційного індексу обов'язкове для всіх зовнішніх та вагомих внутрішніх документів, сприяє його ідентифікації, оперативному довідково-інформаційному пошуку документа, контролю за його виконанням. Проставляють на спеціально відведеному місці при заповненні відповідних реєстраційних форм безпосередньо під час реєстрації документа. Наприклад: № 92 |
| 13 - посилання на реєстраційний індекс та дату документа, на який дають відповідь | містить реєстраційний індекс та дату, вказані у документі, на який дають відповідь. Трафаретний текст «На____від____________» заповнюється інформацією, взятою з ініціативного документа, тобто документа, на який дають відповідь. Запис «На№_____» містить реєстраційний номер (реквізит 12) документа, на який дають відповідь; елемент «від____________» вказує на його дату (реквізит 11 ініціативного Наприклад: На № 01-15/123 від 12.04.2004. Трафаретна частина реквізитів заповнюється лише у листах-відпо- відях, в ініціативних листах залишається незаповненою. Розташовується на спеціально відведеному схемою розташованості місці |
| 14 – місце складання чи видання документа | містить назву міста або населеного пункту, де складено чи видано документ, розташовують у верхній частині робочої площі |
| 15 - гриф обмеження доступу до документа | вказує на обмежений доступ до документа, робота з яким проводиться з дотриманням додаткових правил, розташовується праворуч у верхньому куті записом «Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно» тощо |
| 16 – адресат Для друкування реквізиту «Адресат» обирають шрифт тієї самої гарнітури й того ж розміру, що і для основного тексту службового документа. Нагадаємо, що відповідно до вимог чинних нормативно правових актів, які регламентують порядок організації діловодства, для друкування текстів службових документів слід використовувати гарнітуру Times New Roman, шрифт розміром 12–14 друкарських пунктів. Елементи реквізиту «Адресат» мають бути відокремлені один від одного через півтора міжрядкових інтервали. | вказує на спрямування документа, розташовується з деяким зміщенням праворуч від центру робочої площі документа у його верхній частині. Зверніть увагу: кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - оформляють з нового рядка з великої літери (крім загального слова пану/пані, що подається скорочено п., та звання проф. тощо). Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, конкретні посадові особи й громадяни. Якщо документ надсилають приватній особі, спочатку пишуть прізвище одержувача, ім’я та по батькові (або ініціали), а потім його поштову адресу. Документ адресують установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу (у називнму відмінку). Можна адресувати документ посадовій особі в давальному відмінку. |
| 17- гриф затвердження документа | надає чинності окремій групі документів, що потребують затвердження організацією вищого рівня, керівником організації чи ії структурного підрозділу, розташовують у верхній правій частині документа. Зверніть увагу на елементи грифа затвердження: - слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»; - назва посади; - особистий підпис; - ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; - дата затвердження |
| 18 - резолюція | містить вказівку на спосіб виконання документа, подальшу роботу з ним, проставляється керівником організації чи керівником структурного підрозділу в межах компетенції записом від руки у правом; верхньому куті робочої площі документа, а за відсутності місця - на будь-якому вільному місці робочої площі документа. Складається з таких елементів: ¾ прізвище та ініціали виконавця, якому надіслано документ; ¾ вказівка про порядок і характер виконання документа; ¾ термін виконання документа; ¾ особистий підпис керівника; ¾ дата |
| Ї9 - заголовок до тексту документа Друкується заголовок до тексту малими літерами через один міжрядковий інтервал (1/6 дюйма). Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 73 мм (33 знаки). Загальний обсяг заголовка до тексту не повинен перевищувати 150 знаків (5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків. | містить короткий зміст документа, відповідає на запитання про що?, чого?, кого?, оформлюють з початкової великої літери від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості місці. Наприклад: Про запит пропозиції на постачання 10 т цементу |
| 20 - відмітка про контроль | має бути розташована на лівому березі на першій сторінці документа навпроти заголовка до тексту літерою «К», або з допомогою штампа |
| 21 - текст документа | розташовують через усю робочу площу документа (від межі лівого берега до правого), дотримуючись обов'язкового поділу тексту на абзаци, оформленого абзацним відступом |
| 22 - відмітка про наявність додатків | наявна у разі надсилання пакета документів (кількох, змістовно і структурно поєднаних документів). Розташовується після тексту. Додаток: список реєстрації учасників конференції на 5 арк. у 2 прим. |
| 23 - підпис | один із вагомих чинників засвідчення документа, є обов'язковим для всіх службових документів. Підписують, як правило, оригінальні примірники документа. До складу підпису входять: ¾назва посади (від межі лівого берега); ¾ініціал(и) й прізвище особи, що підписала документ (праворуч на рівні останнього рядка назви посади); ¾графічне відтворення особистого підпису (на вільному місці рівновіддалено між попередніми двома елементами) |
| 24 - гриф погодження документа | фіксує одну із форм погодження проектів документів зовнішнє, тобто передбачає погодження проекту документа із зовнішніми організаціями, і Складається зі: - слова «ПОГОДЖЕНО»; - назви посади службової особи, до складу якої входить назва установи, з якою узгоджується документ; - особистого підпису; - його розшифрування; - дати. Гриф погодження розташовується зліва нижче від реквізиту «Підпис» |
| 25 - візи документа | засвідчують внутрішнє погодження проекту документа керівниками структурних підрозділів чи певними посадовими особами (юрисконсульт, бухгалтер). Складається з: - назви посади; - розшифрування підпису; - особистого підпису особи, що візує; дати |
| 26 - відбиток печатки | проставляється у документах, що вимагають додаткового засвідчення відповідно до переліку документів, що потребують засвідчення гербовою чи прирівняною до гербової печаткою ' |
| 27 - відмітка про засвідчення копії | спосіб засвідчення копій документів шляхом проставлення засвідчуваль-ного запису «Згідно з оригіналом»; посади, підпису, розшифрування підпису, дати засвідчення копії, відбитку печатки (у разі потреби) |
| 28 - прізвище виконавця і номер його телефону | вказує на прізвище виконавця, тобто особу, яка готувала проект документа. Складається з: - прізвища виконавця або прізвища, імені та по батькові; - номера його службового телефону. Проставляється в нижньому лівому куті останньої сторінки документа |
| 29 - відмітка про виконання документа й направлення його до справи | проставляється після виконання документа записом від руки на нижньому березі зліва на першій сторінці документа. Містить у собі такі дані: - сполуку слів: «До справи»; - номер справи, до якої направлено документ; - стислу довідку про виконання; - підпис особи, відповідальної за формування документів у справі; - дату направлення документа до справи |
| З0 - відмітка про наявність документа в електронній формі | може відтворювати: - повне ім'я файлу; - місце зберігання, код оператора тощо. Використовують для пошуку документа в електронній формі. Розміщується на нижньому березі документа, орієнтовно посередині робочої площі документа |
| 31 - відмітка надійдення документа до організації | містить: - скорочену назву організації, яка отримала документ; - дату його надходження; - реєстраційний індекс, підпис особи, що реєструвала документ. Проставляють від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа) у правому куті нижнього берега документа |
| 32 - запис про державну реєстрацію | фіксують у нормативно-правових актах органів державної влади, що проходять реєстрацію відповідно до встановленого порядку реєстрації у правому верхньому куті першої сторінки документа |
До складу реквізиту "адресат" може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адреси установи повинні відповідати поштовим правилам поштового зв'язку.
Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в такій послідовності (встановлена правилами надання послуг поштового зв'язку):
* назва організації - адресата (для юридичної особи) або прізвище, ім'я та по-батькові чи ініціали (для фізичної особи);
* назва вулиці, номер будинку, корпусу, номер офісу чи квартири;
* назва населеного пункта (міста, селища міського типу, села тощо);
* назва району, області;
* назва країни (для міжнародних відправлень);
* поштовий індекс.